Oavsett om du vill säkerhetskopiera kontaktdata från din Outlook regelbundet eller om du vill överföra dem från Outlook på kontoret till din privata Outlook eller göra dem tillgängliga för en kollega: Det enklaste sättet att göra detta är att exportera adressboken
Om du vill skapa en säkerhetskopia eller överföra de exporterade data till en annan Outlook är det lämpligt att spara data i en PST -fil. Du kan sedan helt enkelt läsa i PST -filen med en annan Outlook.
Om du vill vidarebefordra data till en kollega som inte har Outlook kan de inte göra någonting med en PST -fil. Då bör du exportera adresserna antingen i Excel-format eller i CSV-format (i Outlook kallas detta "kommaseparerade värden").
Exportera adressboken helt
Gör så här:
- I Outlook upp till version 2007 kallar du kommandot Arkiv → Importera / exportera på. I Outlook 2010 ringer du Arkiv → Öppna → Importera på.
- Välja Exportera till en fil och klicka på Ytterligare.
- Välja Personlig mappfil (.pst) (eller i Outlook 2010 Outlook -datafil (.pst)) och klicka Ytterligare.
- Välja kontakter och växla alternativet Inkludera undermappar a. Klicka sedan på Ytterligare.
- Välj över Sök välj mappen där PST -filen ska sparas och ange ett beskrivande filnamn, t.ex. kontakter-backup.pst.
- Behåll alternativet Ersätt dubbletter med exporterade artiklar på och klicka på Komplett.
- Om data inte är mycket känsliga väljer du Ingen kryptering och klicka på OK. I Outlook 2010, lämna bara lösenordsfälten tomma och klicka OK. Om du behöver skydda säkerhetskopian väljer du Stark kryptering och ange lösenordet två gånger. Alternativet Spara detta lösenord i lösenordslistan lämna den inaktiverad, naturligtvis, annars kan alla som kan få åtkomst till din dator öppna filen utan att behöva ange lösenordet. Stäng dialogrutan med OK.
I proceduren som beskrivs, i mappen Föreslagna kontakter innehållna poster har inte sparats. Dessa är i slutet av urvalslistan i steg 4. Det är inte möjligt att välja dem tillsammans med kontakter medan du håller ned CTRL -tangenten. Om du vill spara dem måste du upprepa steg 1 till 7 nedan.
Importera säkerhetskopian igen
Om du vill (om) läsa adresserna på samma eller en annan dator, gör följande:
- I Outlook upp till version 2007 kallar du kommandot Arkiv → Importera / exportera på. I Outlook 2010 väljer du Arkiv → Öppna → Importera.
- Välja Importera från andra program eller filer och klicka på Ytterligare.
- Välja Personlig mappfil (.pst) och klicka Ytterligare.
- Välj den säkerhetskopierade PST -filen.
- Om du har ändrat några kontakter i Outlook sedan säkerhetskopian väljer du i importdialogrutan Importera inte dubbletter annars kommer ändringarna i kontakterna att skrivas över av de gamla uppgif.webpterna. Om du själv vill bestämma vilken version du vill behålla i adressboken vid dubbletter väljer du Låt dubbletter skapas slutet. Sedan måste du titta igenom adressboken efter importen och ta bort onödiga dubbletter.
- Klicka på Ytterligare.
- Växla alternativet Inkludera undermappar och välj alternativet Importera objekt till samma mapp i: Personliga mappar (om du har flera personliga mappar i Outlook 2010, ta den du vill ha).
- Klicka på Komplett.
