Ordkompatibilitet: 4 tips och tricks

Du gör detta om Office -versioner är inkompatibla

Praktiska datorprogram har avsevärt förenklat den digitala arbetsvärlden såväl som privatlivet. Framför allt Microsoft ordbehandlingsprogram Word. Den regelbundna vidareutvecklingen av denna programvara ger inte bara nya praktiska funktioner, utan ofta också kompatibilitetsproblem. Men vad är de och hur kan du möta dem?

1. Word -versionskompatibilitet: vad betyder det?

Programvaruföretaget Microsoft släpper nya Office -paket med jämna mellanrum. Detta är en samling programvara som vanligtvis används på kontoret. Du kan få licenser för att använda den senaste versionen genom att köpa de uppdaterade versionerna. Som standard innehåller ett sådant paket ordbehandlingsprogrammet Word, presentationsprogrammet PowerPoint och kalkylprogrammet Excel.

Sedan den ursprungliga Word 2000-versionen har Microsoft släppt Word XP, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016 och 2022-2023. Innovationerna innebär att hanteringen är lättare varje gång, om än med olika detaljer. En annan stor förändring handlar om konvertering av filformatet från Word 2003 till Word 2007 till ett XML-baserat filformat. XML står för "Extensible Markup Language" - på tyska betyder det ungefär "expanderbart maskinläsbart språk för textproduktion". Med andra ord: Det är ett språk som både Word och din dator förstår.

Nämnda ändringar innebär inte bara en förändring för användaren, utan innebär också problem med Word -kompatibilitet. Men vad händer exakt när du öppnar en föråldrad eller nyare Word -fil och hur kan problemen lösas?

2. Vad händer när jag öppnar inkompatibla versioner av Word?

Det finns två anledningar till att Word -filen som ska öppnas inte är kompatibel med Office -versionen som är installerad på din dator: Antingen använder du en äldre version av Word på din dator eller så har det mottagna dokumentet skapats i en tidigare version. De resulterande problemen är alltid jämförbara.

Om du använder en äldre version har du förmodligen svårt att öppna filen och vissa funktioner visas felaktigt eller inte alls. Å andra sidan, om du använder en nyare version av Word än författaren av Word -dokumentet, kanske ändringar du har gjort - med den nyare Word -versionen - inte visas eller visas felaktigt.

Om du tänker utbyta dokument med kollegor eller vänner rekommenderar vi att du sparar dem i ett kompatibelt filformat eller arbetar i kompatibilitetsläge. Detta innebär att Word -dokumentet sparas i ett sådant format att det kan öppnas av olika programversioner utan problem.

Problem med filformat: DOC eller DOCX?

De mest problematiska är nyare Word -dokument som bör öppnas med de äldre programversionerna Word 2000, Word XP eller 2003. Eftersom alla versioner yngre än 2003 sparas i ett optimerat filformat. I stället för en fil med tillägget .doc skapar Word 2007, 2010, 2016 och 2022-2023 filer som slutar med .docx.

Bakom detta ligger en förändring av hur en textfil sparas. En .docx -fil sparar bland annat bilder och text i form av XML -data och komprimerar dem sedan, liknande en ZIP -mapp.

Word packar upp innehållet endast när du öppnar sådana dokument. Det innebär att mindre lagringsutrymme krävs - och att skicka via e -post är till exempel mer enkelt. Men om du har en äldre version av Word installerad på din dator kommer du inte att kunna öppna det nya formatet och därför kommer du inte att kunna komma åt text- och bildinnehållet.

Olika funktioner och formatering: vad läggs till, vad går förlorat?

Dessutom skiljer sig de olika versionerna av Word åt när det gäller funktionalitet och stilar. Till exempel har det utökats numreringsformat sedan Word 2010 och sedan 2016 har användare kunnat markera kommentarer i dokumentet som färdiga.

Om du använder en äldre version kan inkompatibiliteter inte undvikas. Ditt Word -program tolkar vissa element som teckensnitt felaktigt och kanske inte visar dem alls. Följande är en översikt över den vidare utvecklingen av funktioner i Word sedan 1997:

funktion	97-2003	2007	2010	2013 + 2016	2019
Formler
Stora och mindre teckensnitt
Utökade numreringsformat
Kommentarer kan markeras som klara
Se förändringar som gjorts av medförfattare i realtid

Detta är bara en del av de funktioner som har lagts till från Office -generation till generation. Office2022-2023 har många andra inställningar som möjliggör större tillgänglighet, till exempel.

Men inte bara alternativ har lagts till, utan element från de tidigare versionerna har också gått förlorade. Om du vill fortsätta att komma åt de gamla funktionerna och gradvis vänja dig vid de nya Office -versionerna är det värt att använda sig av speciella trick som du kan undvika irriterande installationsdialoger med.

3. Hur tar jag reda på om mitt dokument är kompatibelt med andra?

För att säkerställa att ett dokument är kompatibelt med andra versioner av Microsoft Office medan du skriver en text rekommenderas en kompatibilitetskontroll. Framför allt får du information om huruvida funktioner som används stöds i äldre versioner:

Du kontrollerar kompatibiliteten med följande fyra steg:

Klicka på "File" -fliken och välj "Information" -knappen.

Välj "Sök efter problem".

Välj "Kontrollera kompatibilitet" i rullgardinsmenyn och sök vid behov efter motsvarande Office-version under "Välj den version som ska visas".

Befintliga kompatibilitetsproblem visas i fönstret "Sammanfattning".

Om du visas inkompatibilitet här har du möjlighet att ersätta motsvarande funktioner med de som också visas i äldre versioner. För att vara säker, kör testet igen tills du uppnår önskat resultat.

4. Vad är lösningen om Office -versionerna är inkompatibla?

Förutom möjligheten att korrigera individuella inkompatibiliteter finns det också mer eleganta lösningar för kompatibla Word -filer. Även när du skapar dokument kan du vara uppmärksam på kompatibilitet med tidigare versioner. Det är dock ibland nödvändigt att ladda ner ett ytterligare program.

Kompatibilitetspaket för Microsoft Office 2000, XP och 2003

För användare av Microsoft Office 2000, XP eller 2003 krävs det så kallade "kompatibilitetspaketet". Som redan nämnts har det funnits olika filformat sedan Word 2007. För att öppna .docx -filer med äldre Office -versioner krävs ett extra paket.

Det finns liknande omvandlare som låter dig öppna gamla Works -filer i Word. När det gäller funktionalitet är sådana konverteringsapplikationer mycket lika. Du importerar en textfil och får den utmatad i målformatet. När du öppnar .docx -textfiler med "kompatibilitetspaketet" fungerar tillförlitligt, visas ibland grafiken och texten för .docx -filer felaktigt. Detta händer också när du sparar och redigerar en .doc -textfil i Word 2007 eller senare.

Riktad lagring i rätt format: så här fungerar det

Med "kompatibilitetspaketet" har du en omvandlare som gör att du kan komma åt .docx -dokument. Om du däremot använder en nyare version av Word kan du få problem med att komma åt .doc -filer. En .doc -fil kan sparas i .docx -format med bara några klick:

Klicka på fliken Arkiv.

Välj "Spara som".

Välj .docx istället för .doc-fil från rullgardinsmenyn.

Klicka på knappen "Spara".

Skapa Word -dokument för äldre versioner

Om du däremot inte är medförfattare, men skapar ett Word-dokument och sedan delar det med användare av programvaruversioner äldre än 2007, har du möjlighet att fastställa kompatibilitet innan du skickar det. Du kan göra detta genom att välja "Word 97-2003" när du sparar. Gör så här steg för steg:

1. Gå till "File" i systemfältet.

2. Klicka på Spara som ".

   

3. Välj "Word 97-2003" istället för .docx.

   

4. Bekräfta din registrering genom att klicka på "Spara".

Du kan inte bara välja mellan de två beskrivna filformaten, utan du kan också välja mellan:

• Word -dokument (.docx)
• Word XML -dokument (.xml)
• XPS -dokument (.xps)
• Word 97-2003-dokument (.doc)
• Filtillägg i Microsoft Word (.docm)

Detta låter dig manuellt bestämma i vilket filformat du sparar och dela ett textdokument i Word.

Kompatibilitetsläget: Word tar över justeringen av funktionerna åt dig

Men Word har också kompatibilitetsläget. Detta läge säkerställer automatiskt kompatibilitet när dokument öppnas som skapades i tidigare versioner av Word. För i kompatibilitetsläget är inga av de utökade och optimerade funktionerna tillgängliga under redigeringen under den nya Office -versionen.

Personer som arbetar tillsammans på ett dokument men använder olika Office -versioner har därför endast tillgång till funktioner som är tillgängliga även under den äldsta versionen. Formatet förblir också oförändrat när du redigerar ett Word -dokument med en annan generation Office.

Kompatibilitetsläge visas vanligtvis i titelfältet till höger om dokumenttiteln. När den väl är aktiverad behöver du inte oroa dig för om din Word-fil fortfarande kommer att vara kompatibel med versionerna av medförfattarna efter redigering. Word kommer att samordna de olika versionerna av Word åt dig.

Slutsats: Hantera kompatibilitetsproblem med rätt bakgrundskunskap

Med Microsoft Word är det inte bara användbart att veta hur man anpassar Word, skyddar dina egna dokument eller aktiverar Word-tillägg. Kompatibiliteten av Word -versioner kan också vara ett hinder som du kan övervinna med lämplig kunskap om praktiska steg.

Detta gör det lättare att utbyta data med kollegor och vänner som använder olika Office -versioner. Förutom kompatibilitetsläget kan du också använda manuella inställningsalternativ i Word för att självständigt hantera de funktioner och filformat som används.

Frågor och svar

Vad är ett kompatibilitetsproblem i Word?

När människor - oavsett om det är arbete eller privat - arbetar tillsammans på ett textdokument men inte använder samma version av Microsoft Word, uppstår problem med att öppna filerna och med lämplig visning av filerna. Versioner av Word är:

• Word 2000
• Word XP
• Word 2003, 2007, 2013, 2016 och 2022-2023

Vad är skillnaden mellan .doc- och .docx -filer i Word?

Sedan Word 2007 sparas textfilerna inte längre med förkortningen .doc, utan med tillägget .docx. Bakom detta ligger ett mer komprimerat och därför mer platsbesparande sätt att lagra information. Den tekniska termen är filformat.

Hur löser du kompatibilitetsproblem?

Om Word -filer är inkompatibla kan detta antingen lösas manuellt med olika alternativ för att spara format. Eller så kan du lämna hanteringen av bildskärmsproblem och åtkomst till filer till det automatiska kompatibilitetsläget för Word.

Hur fungerar kompatibilitetsläget?

Words kompatibilitetsläge inaktiverar alla funktioner som inte var tillgängliga i äldre versioner. Detta innebär att användare har tillgång till en Word -fil, inklusive alla versioner, oavsett vilken Office -generation som används. Stilmallar behålls också och visas korrekt.