Förutom de många funktionerna i Excel, med vilka professionella kalkylblad kan ställas in på ett effektivt sätt, är sifferformaten också viktiga så att den som tittar på en tabell kan förstå dess mervärde och kärnangivelserna på ett ögonblick.
För att uppnå detta är det användbart att arbeta med anpassade talformat i Microsoft Excel. Anpassade talformat är användbara, till exempel om du vill visa ett visst antal decimaler eller formatera tal i olika enheter. Individuella sifferformat kan också vara till hjälp om enskilda kriterier ska betonas, t.ex.B. negativa tal eller värden som ligger utanför ett visst intervall.
I den här artikeln får du lära dig av två begripliga praktiska exempel hur enskilda talformat skapas i Microsoft Excel i cellområdet och var mervärdet av enskilda talformat ligger.
Hur ställer man in anpassade talformat i Excel?
Det första praktiska exemplet visar i detalj varför enskilda talformat i Excel kan vara användbara och effektiva:
Ett företag hanterar en omfattande lista med artikeldata i ett Excel-kalkylblad. I den första kolumnen anges ett artikelnummer som ett sexsiffrigt nummer. På grund av en mjukvaruspecifik förändring i varuhanteringsprogrammet måste varje artikelnummer prefixas med en identisk bokstavskod med omedelbar verkan. Det nya formatet är uppbyggt på ett sådant sätt att bokstäverna alltid separeras från siffrorna med en punkt.Dessutom är tre siffror alltid åtskilda med en punkt.
Efter att ha tillämpat det individuella nummerformatet blir det gamla artikelnumret 730452 artikelnumret: ABC.730.452.
För att formatera det nya artikelnumret individuellt i Excel med bara några få steg, använd ett anpassat nummerformat och fortsätt enligt följande:
I exemplet, välj cellerna B2 till B8. I vår exempeltabell innehåller dessa artikelnumren som ska konverteras. I nästa steg använder du tangentkombinationen CTRL 1 för att öppna dialogrutan FORMATERA CELLER. Kommandot fungerar i alla Excel-versioner.
Aktivera NUMMER-fliken.
Klicka på ANPASSAD under KATEGORI i dialogrutan.
" I TYPE-fältet anger du följande formateringsinstruktion: ABC.."
Bekräfta slutligen den användardefinierade formateringen med OK-knappen. Siffrorna kommer då att visas i önskad form i ditt kalkylblad.
Viktigt: Observera att anpassad formatering faktiskt inte lägger till text och punkter till siffrorna. Du kan se detta när du klickar på inmatningsraden.
Artikelnumret visas där i sitt ursprungliga format. Detta tillvägagångssätt, som du implementerar med hjälp av citattecken i det anpassade sifferformatet, har fördelen att du fortfarande kan komma åt siffror för beräkning i Excel. Detta skulle inte längre fungera när det konverterades till text.
Hur kan du konvertera innehållet med en tabellfunktion?
I händelse av att bokstäverna och punkterna faktiskt skulle förekomma i cellen, finns det inget alternativ till att konvertera sifferformatet till text. För att formatera siffror i text, gör följande:
Infoga en hjälpkolumn bredvid artikelnummerkolumnen. I denna är artikelnumren försedda med text och punkter med hjälp av en formel.
Om det första talet finns i cell A2 och du vill att kolumn C ska fungera som en hjälpkolumn, skriv in följande formel i cell C2:
"=ABC.&VÄNSTER(A2;3)&.&HÖGER(A2;3)"
Formeln visar artikelnumren i önskad form i tabellen Samtidigt försvinner de numeriska värdena när formeln används, så att du inte kan utföra några ytterligare beräkningar i kolumn C eller numren kan bearbetas vidare.
Kopiera formeln tillräckligt långt ner i hjälpkolumnen. Kopiera sedan hjälpkolumnen till urklipp och klistra in den igen med kommandot PASTE CONTENT med alternativet VALUES. Formlerna ersätts av de faktiska artikelnumren.Du kan ta bort kolumnen med de gamla artikelnumren om du inte längre behöver dem.
2. Exempel: Hur kan du lagra användardefinierade talformat i Excel?
I det andra exemplet kan du se hur du kan använda det anpassade nummerformatet i Excel för att professionellt formatera kreditkortsnummer i Excel. Kreditkort blir mer och mer populära och har blivit oumbärliga i företags och privatpersoners betalningstransaktioner. Excel tillhandahåller inte ett integrerat format för korrekt visning av kreditkortsnummer, vars sexton siffror vanligtvis visas i block om fyra. I farten bör den önskade representationen vara lätt att implementera med följande anpassade talformat.
Detta format gör att blocken visas i cellområdet i tabellen.Den sista siffran ersätts dock alltid med en nolla. Anledningen till att nollan visas är det faktum att Excel kan behandla maxim alt 15 siffror. Av denna anledning kommer varje 16-siffrigt kreditkortsnummer alltid att visas med en nolla i slutet.
För att visa kreditkortsnumret korrekt måste kreditkortsnummer anges som text. Du kan uppnå detta genom att sätta ett citat framför det eller genom att tilldela textformatet i förväg.
Trots textvisningen uppnås inte det faktiska målet att visa kreditkortsnumren som block om fyra genom att ändra formatet. I likhet med det första exemplet är lösningen att infoga en extra hjälpkolumn där du kan mata ut den önskade displayen med hjälp av en formel.
Om du till exempel angav kreditkortsnumret i cell B1, kan du använda följande formel för att visa det i block om fyra i cell C1:
"=LEFT(B1;4)& &PART(B1;5;4)& &PART(B1;9;4)& &RIGHT(B1;4)"
Genom att använda hjälpkolumnen kan kreditkortsnumret visas korrekt och sedan behandlas.
Oavsett om du använder ett användardefinierat nummerformat för att visa artikelnummer individuellt, för att bygga kreditkortsnummer i block om fyra - det är avgörande att nummerformatet är uppbyggt på ett sådant sätt att användarna snabbt kan ta till sig den viktigaste informationen.
