4 sätt att skydda Word -dokument

Så här konfigurerar du ett skrivskyddat dokument

Gång på gång arbetar många olika författare i ett projektteam tillsammans om ett Word -dokument. Det finns olika alternativ för att skydda Word -dokument så att endast de ändringar och redigeringar görs som har avtalats gemensamt. Du kan också förhindra förlust av Word -filer på grund av driftfel eller maskinvaruproblem genom att ta specifika säkerhetskopieringssteg.

Spara och skydda Word -dokument: varför det är så viktigt

Att arbeta med Microsofts ordbehandlingsprogram Word har blivit en integrerad del av både det professionella och privata vardagen. Word är en av en serie program som har sitt ursprung i vanliga kontorsuppgif.webpter och publicerades först under namnet Microsoft Office.

Microsoft uppdaterar regelbundet versionerna av Office -programmen med användbara nya funktioner. Med rätt bakgrundskunskap om Word-hantering kan Word å ena sidan individualiseras och utökas med Word-tillägg på den andra. Du har också möjlighet att specifikt fastställa kompatibiliteten i Word -versioner och skydda dina textfiler.

Word -dokument måste skyddas, särskilt i viktiga frågor. Inte bara den oförutsedda förlusten på grund av att du glömde spara, utan också behandlingen av obehöriga tredje parter orsakar oönskade olägenheter. Dessutom kan skador på eller förlust av Word -dokument på grund av maskinvaruproblem också undvikas med lämplig omsorg och framsynthet.

Spara enkelt: Förlora aldrig Word -filer igen med 4 knep

I Word -uppgif.webptsområdet finns - beroende på version - olika men lika effektiva alternativ för säkerhetskopiering av Word -dokument.

Förutom den klassiska sparprocessen med tangentkombinationen "CTRL + S" eller under flikarna "Arkiv" och "Spara som", erbjuder Word andra eleganta alternativ för att skydda ett dokument.

1. Spara alla dokument bekvämt med ett musklick

Beroende på vilken Word -version som används kan alla dokument som öppnas vid en viss tidpunkt sparas samtidigt. Du riskerar inte längre att av misstag glömma en textfil och förlora dina redigeringar.

Medan Word 2003 och äldre versioner utför ett sådant kommando med en tangentbordsgenväg, måste du spara knappinställningarna för att spara alla dokument i nyare versioner.

2. Säkerhetskopiera automatiskt med en lokal säkerhetskopia

Det finns också möjlighet att arbeta med säkerhetskopior. Återigen beror det på vilken version av Word som används. Det finns dock alltid möjlighet att ställa in "automatisk säkerhetskopiering". Detta fungerar med en säkerhetskopia av dokumentet eller med automatisk återställning.

I den första varianten skapas en kopia av Word -filen som sparats en gång med tillägget WBK på datorn så snart originaldokumentet bearbetas. Om originaldokumentet skadas eller går förlorat under behandlingen kan kopian användas.

Att installera den här funktionen i bakgrunden kräver färre musklick och skiljer sig något mellan Word 2007 eller nyare och äldre versioner. Efter några klick skapar Word permanenta automatiska säkerhetskopior och skyddar dig från dataförlust.

3. Word tar hand om filbackupen med automatisk återställning

Automatisk återställning är också en Word -funktion som hjälper till att skydda dina textfiler. Även om motsvarande säkerhetskopieringsfiler för 2007 och senare konfigureras manuellt med funktionen för automatisk återställning under "Extra" eller "Word -alternativ", innehåller nyare versioner en specifik knapp på knappen.

Efter att funktionen har aktiverats en gång skapas säkerhetskopierade filer för varje Word -dokument som skapas i följande utan ytterligare åtgärder. Användare av nyare Word -versioner hittar kontrollen "automatisk spara" direkt under "Start" i det övre vänstra området i aktivitetsfältet. Det automatiska skyddet aktiveras genom att reglaget flyttas åt höger. Men i några få steg kan du fortfarande anpassa intervallet vid vilket en kopia laddas upp:

1. Välj "Arkiv" och klicka på "Alternativ".

   

2. Klicka på "Spara" till vänster i fönstret.

   

3. Och ställ in önskad tid under "AutoRecover information var XY minut".

   

4. Kontrollera om du har markerat de två fästingarna till vänster framför textraden och bekräfta din inmatning genom att klicka på "OK".

Hur du än väljer - Word stöder dig på ett tillförlitligt sätt i att skydda alla dokument.

4. Undvik dataförlust: Hitta enkelt osparade Word -texter igen

Det kan också hända att du av misstag stänger ett Word -dokument efter att du har redigerat det länge utan att spara det under tiden. Du har inte specifikt sparat några av de ändringar som gjorts med funktionen "Spara som". Detta är i stort sett oproblematiskt, eftersom Word 2010 och senare versioner lagrar sådana dokument som man trodde skulle gå förlorade i bakgrunden i flera dagar.

Du hittar Word -dokumentet under "Fil", "Hantera versioner" och "Återställ osparade dokument". Här hittar du information om hur du återställer osparade dokument. Texterna som genereras är vanligtvis inte i sitt slutliga tillstånd, men du är vanligtvis skonad många arbetssteg i den nya produktionen. Grundläggande saker som formatering bevaras vanligtvis.

Skrivskydd för dokument och avsnitt: Ställ in lösenord i Word

Särskilt när man arbetar i projektteam uppstår komplexa och ibland flerdelade dokument. Lösenord kan ställas in för att skydda dessa Word -dokument mot obehörig åtkomst och obehöriga ändringar. Endast de som har rätt och aktuellt lösenord har rätt att redigera textdokumentet. Hur du sparar ett dokument i skrivskyddat läge förklaras nedan för alla versioner från Word 2010 och framåt.

1. Gå till "Information" under "Arkiv".

   

2. Klicka på "Skydda dokument" och välj "Kryptera med lösenord" från rullgardinsmenyn.

   

3. Ange önskat lösenord i fältet och bekräfta din inmatning.

   

Ett viktigt tips är att skriva ner lösenordet på en säker plats. För om du inte har lösenordet är det också förbjudet att redigera originaldokumentet. Då öppnas bara den skrivskyddade versionen.

Enskilda dokumentområden kan också vara lösenordsskyddade. Om du bara ändrar vissa avsnitt i en arbetsgrupp, men andra redan är i sin slutliga version, kan detta vara mycket användbart.

Dricks: Förresten, du kan ta bort dokumentskyddet genom att upprepa stegen ovan och bara lämna lösenordsfältet tomt. Istället för att kryptera dokumentet dekrypterar du det - men processen förblir densamma. Den kan sedan öppnas igen utan särskilt åtkomstbehörighet.

Skydda Word -dokument: Begränsa redigering och åtkomst i Microsoft Word

Under "Arkiv" och "Information" hittar du också andra sätt att skydda dokumentet. Du har till exempel möjlighet att begränsa redigering eller åtkomst.

Om du begränsar redigeringen kan ett urval av tillåtna och otillåtna ändringar fastställas:

• Kan kommentarer skrivas, besvaras eller tas om hand?
• Kan vissa stilar användas och andra inte?
• Vilken formatering ska rubriker ges, vilken ska gå med kontinuerlig text?

Du bestämmer vilka element och aspekter i ditt textdokument som kan ändras på vilket sätt.

Men om tillträdesrättigheter dras tillbaka från anställda i ett projektteam, med undantag för några få, kan åtkomsträttigheter också individualiseras. Allt du behöver göra är att ange organisationens anslutning eller namnen på relevanta behöriga personer i området "Skydda dokument". De återstående kollegorna är uteslutna från att redigera ett Word -dokument från och med nu. Detta är särskilt användbart för aspekter som är relevanta för dataskydd.

Slutsats: Skydda Word -dokument - mycket enkelt tack vare lämpliga knep

Word -dokument kan skyddas på olika nivåer - före, under och långt bortom slutförandet. Det finns alternativ för att återställa dokument som man tror är förlorade och att automatiskt skapa säkerhetskopior.

Dessutom kan skrivskyddade dokument skapas och aspekter som typ av behandling tillåts eller behörighet för åtkomst definieras. Med lämpliga knep kommer du inte längre att förlora Word -dokument - vare sig det är i ett privat eller professionellt sammanhang.

Vanliga frågor

Vilka alternativ finns för att skydda Word -dokument?

Å ena sidan har du möjlighet att spara alla dokument med ett musklick, skapa automatiska säkerhetskopior och automatiskt återställa tidigare versioner och Word -filer som man trodde var förlorade. Å andra sidan kan skrivskyddade dokument skapas från början och redigering och åtkomst kan också begränsas.

Hur skyddar du dokument med ett lösenord?

Gör så här för att tilldela ett lösenord till ett dokument:

1. Klicka på "Arkiv" och sedan på "Information" på startknappen.
2. Gå till "Skydda dokument" och välj "Kryptera med lösenord" från rullgardinsmenyn.
3. Ange lösenordet och bekräfta det.