Praktisk information och vanliga frågor
Den som arbetar mycket med Excel har förmodligen redan upplevt att oanvända tabeller och formler verkar alltmer otillgängliga efter ett tag. Detta gör det svårt att redigera innehåll som inte har nåtts på länge. I slutändan är ditt eget minne av de funktioner du byggde själv inte längre tillräckligt starkt. För utomstående kan detta bli riktigt komplicerat. Av denna anledning kan det vara värt om dina egna tabeller är försedda med kommentarer och anteckningar som förklarar i framtiden vad det exakt är.
Infoga kommentarer i Excel
Användbara tips från användaren till sig själv behöver dock inte skrivas i de faktiska cellerna i Excel -dokumentet. Det finns en mycket mer elegant lösning för detta: Ett textfält på högre nivå kan skapas som möjliggör en kommentar som bara är synlig på begäran.
Kopiera kommentarer till andra celler
Om en anteckning som redan har skrivits ska användas mer än en gång, behöver den inte skapas på nytt. Istället kan innehållet i en befintlig cell överföras till ledigt utrymme i en ny cell. Detta Excel -kommando kan infogas snabbt med några mus- och tangentbordsklick.
Om du kopierar samma kommentarer regelbundet kan du göra samma sak i stor skala.
Formatera och markera kommentarer i Excel
Liksom alla andra värden kan inmatade kommentarer redigeras i deras utseende i en Excel -tabell. Därför kan inte bara teckensnitt och storlek för respektive anteckning justeras, utan också valet av den färg som används. Dessa möjligheter kan också användas samtidigt. Detta är särskilt användbart när du vill att vissa kommentarer ska sticka ut mer än andra.
Kombinera datumvärde och textkommentar i en cell
Tack vare operatören “&” kan två separata poster länkas samman. Detta gäller dock inte sammanslagning av datum och textinnehåll. Eftersom detta vanligtvis har den konsekvensen att obegripliga siffrorsekvenser reproduceras. Detta problem kan enkelt lösas med en formel.
Så här visar du alla kommentarer i Excel för en översikt
Så här kan du få en översikt över alla kommentarer i en tabell:
I Excel 2003 klickar du på en av de synliga verktygsfältet med höger musknapp. I snabbmenyn som visas, åkallar du kommandot REVISION. I verktygsfältet som sedan visas hittar du ikonen VISA ALLA KOMMENTARER. Om du klickar på knappen visas alla kommentarer i din tabell. Klicka på knappen igen för att dölja kommentarerna.
I Excel 2007 eller senare, öppna fliken REVIEW i menyfliksområdet för att använda knappen. I gruppen KOMMENTARER visar Excel knappen VISA ALLA KOMMENTARER.
Visa alltid kommentarer i Excel
Som standard visas personliga anteckningar bara i Excel -dokumentet om de aktiveras med musknappen. Denna grundinställning är dock inte ett måste. Ett kommando kan användas för att ställa in en kommentar som ska visas permanent.
Hur man helt döljer kommentarer i Excel -listor
Om du vill behålla kommentarerna i din arbetsbok utan att Excel visar kommentarerna gör du följande:
- I Excel till och med version 2003 kallar du kommandot VERKTYG - ALTERNATIV. I Excel 2007 klickar du på Office -knappen i det övre vänstra hörnet och sedan på knappen EXCEL OPTIONS. I Excel 2010, gå till FIL -menyn och klicka sedan på EXCEL -ALTERNATIV.
- I dialogrutan som visas, växla till fliken VISA (Excel 2007/2010: AVANCERAD).
- Aktivera alternativet NO COMMENTS AND INDICATORS.
Efter att ha bekräftat med OK -knappen visas kommentarerna inte längre i kalkylbladet. Även om du klickar på en cell med en kommentar kan kommentaren inte längre ses.
Kommentarer kommer bara att synas igen om du stänger av Excel -alternativet INGA KOMMENTARER OCH INDIKATORER igen.
Istället för att dölja alla kommentarer kan du helt enkelt dölja dem i formlerna. Endast behöriga personer har tillgång till dina kommentarer.
Dölj kommentarer i en formel
Om du döljer dina kommentarer i Excel -formler och skyddar tabellen har endast behöriga personer tillgång till den. Gör så här:
För att lägga till en kommentar till en formel, använd funktionen N. Detta är faktiskt bara nödvändigt av kompatibilitetsskäl med andra program, men har den fina bieffekten att det alltid returnerar värdet 0 för text.
Så om du lägger till din kommentar som ett argument för funktionen N till din faktiska formel, ändras ingenting i resultatet. Kommentaren syns sedan på redigeringsraden.
Följande formel lägger till cellerna A1 till A15 och innehåller texten "Kommentar":
= SUMMA (A1: A15) + N ("Kommentar")
Följande bild visar användningen av denna formel i en exempeltabell:
Om resultatet av en formel är text och inte ett tal, fungerar inte en kommentar med funktionen N. Sedan kan du använda en av textfunktionerna - till exempel HÖGER.
Resultatet av följande formel är texten "OK" eller en tom cell och har texten "Kommentar":
= OM (D1> 500; "OK"; "") & HÖGER ("Kommentera"; 0)
Följande bild visar användningen av denna formel i en exempeltabell:
Du måste nu dölja formeln i alla celler som innehåller en kommentar i formeln. För att göra detta, välj kommandot "Celler" i "Format" -menyn. Aktivera fliken "Skydd" i dialogrutan som visas. Klicka sedan på alternativen "Låst" och "Dold". Bekräfta detta med "OK".
Om du nu skyddar arket är formlerna inte längre synliga. För att göra detta, ring kommandot "Skydd" i menyn "Verktyg" och kommandot "Skydda blad" i undermenyn. I dialogrutan som visas väljer du de alternativ du vill ha och bekräftar med "OK".
Meriterna av kommentarer
Kommentarer ger Excel -användare ett praktiskt alternativ att skriva anteckningar och kommentarer i sitt arbete, som senare kan förklara för sig själva och andra användare hur en tabell faktiskt är uppbyggd och vad som fortfarande behöver göras. Programmet är extremt användarvänligt, varför alla preferenser kan beaktas när du skriver en kommentar. Tack vare dessa tips och tricks kommer detta inte längre att vara ett problem för dig.
Vanliga frågor om Excel -kommentarer
Hur tas formatering bort från kommentarer?
Ändringar i en Excel -kommentar kan när som helst återställas. Alternativet du behöver för detta finns i menyfliksområdet på fliken "Hem". Under "Stilar" hittar du knappen för "Villkorlig formatering". Genom att klicka på detta öppnas ett annat fönster för "Ta bort regler". Nedan kan du ange om du vill återställa formateringen av en vald kommentar eller alla kommentarer. Bekräfta ditt val med ett musklick.
Hur raderas kommentarer igen?
Kommentarer kan lika gärna skapas och tas bort i ett kalkylblad i Excel. För att göra detta, klicka på den kommenterade cellen med höger musknapp. Det nya alternativet "Ta bort kommentar" visas sedan under det redan kända alternativet för "Infoga kommentar". Om du klickar på den här knappen tas kommentaren bort.
Hur kan jag radera alla kommentarer samtidigt?
Välj först det område som ska raderas. Hela innehållet i kalkylbladet kan väljas med tangentkombinationen Ctrl + A. Ytterligare blad kan väljas vid denna tidpunkt, vilket i slutändan tar bort alla kommentarer från hela arbetsboken.
Öppna sedan fliken "Hem", där du hittar en annan knapp för "Redigera". Det finns alternativet att "radera". Med ett klick på området visas alternativet att "radera kommentarer". Eftersom du redan har definierat området som ska raderas tas varje berörd kommentar bort efter bekräftelse med musknappen.
