I följande artikel lär du dig hur du tar reda på vilka externa referenser som finns i dina Excel -tabeller och hur du anpassar och redigerar dem framgångsrikt efter en kopia.
Hur externa referenser är uppbyggda i Excel
Externa referenser är alltid strukturerade enligt samma schema. Först använder du arbetsbokens namn inom hakparenteser. Detta följs av namnet på kalkylbladet. Detta följs av ett utropstecken, följt av cellreferensen.
Om du skapar en extern referens som hänvisar till ett kalkylblad vars namn innehåller mellanslag, är namnet på mappen och arket omsläppt i enkla citattecken.
Om den mapp som den externa referensen refererar till inte är öppen, visas sökvägen som den här mappen kan hittas framför namnet på arbetsmappen.
I grund och botten skapar Excel alltid externa referenser som absoluta referenser. Du kan se det genom att de innehåller dollarskyltar.
Hur man korrekt kopierar och anpassar de externa referenserna i Excel -tabeller
Vid kopiering av formler justerar Excel automatiskt referenser om de inte är absoluta referenser. Tyvärr fungerar detta inte om referenser har åtkomst till flera andra tabeller och tabellnamnet ska anpassas. Tänk dig följande situation:
Du vill alltid läsa värden från samma cell från olika tabeller med namnen 01.xls, 02.xls etc. Referenserna har sedan följande struktur:
= ’C: \ Mina filer \ [01.xls] Tabell 1’! A1
= ’C: \ Mina filer \ [02.xls] Tabell 1’! A1
Om du kopierar en sådan referens i tabellen justeras endast referensen till celladressen i slutet. Men om du vill byta hela locket enkelt och bekvämt, arbeta enligt följande metod.
Skapa först en kolumn där den variabla delen av filnamnet kan skrivas. Från detta sätter du sedan ihop den önskade formeln, som du kan kopiera. Det fungerar så här:
Skapa en kolumn i ditt kalkylblad där variabeln (i detta fall filnamnet) anges. Du måste konfigurera den här kolumnen med textnummerformatet. Ange sedan de variabla delarna av filnamnet i kolumnen, som visas i följande bild:
Ange sedan följande formel i cell B1:
= "= 'C: \ Mina dokument \ [" & A1 & ". Xls] Tabell1'! $ A $ 1"
Kopiera denna formel till cellerna nedan. Resultatet i tabellen visas i följande figur:
Excel tolkar initialt resultatet av formeln som text. För att kunna beräkna med dessa formler måste du konvertera dem:
- Markera alla celler med kopierade formler - i det här exemplet cellområdet B1: B20.
- Använd kommandot "Redigera - Kopiera" för att spara cellinnehållet i Urklipp.
- Lämna cellerna markerade och välj kommandot "Klistra in special" i "Redigera" -menyn.
- I den här rutan, aktivera alternativet "Värden".
- Bekräfta detta med knappen "OK".
I stället för formlerna finns resultaten nu i cellerna. Återigen, lämna cellerna markerade och välj kommandot "Text i kolumner" i "Data" -menyn för att starta guiden för textkonvertering.
Här bekräftar du startskärmen direkt med knappen "Slutför". Formlerna sätts sedan ihop i önskad form och visar motsvarande resultat.
Hur man hittar externa referenser i Excel -tabeller
Om du vill hitta externa referenser i dina mappar behöver du inte göra detta manuellt. Låt Excel skapa en översikt över alla referenser åt dig.
Detta är också användbart när det finns en referens i en arbetsbok, men du vet inte exakt vilken datakälla det syftar på.
För att få en lista över alla referenser i din arbetsbok, gör följande:
- Aktivera arbetsboken där du är intresserad av referenserna.
- Excel 2010: Klicka på menyn FIL. Välj sedan kommandot FÖRBERED - REDIGERA LÄNKAR TILL FILER.
- Excel 2007: Klicka på knappen Office. Välj sedan kommandot FÖRBERED - REDIGERA LÄNKAR TILL FILER.
- Excel 2003: Ring kommandot EDIT - LINKS.
Excel visar dig en lista med länkarna i din tabell.
I listan med länkar kan du se alla länkade arbetsböcker. Du kan använda knappen ÖPPNA KÄLLA för att öppna mappar från listan efter att du har klickat på motsvarande filnamn i listan.
