Excel: Referensfunktion för specifik information

Så här används Excel -funktionen korrekt

Har du en enorm mängd data och behöver snabbt information om ett visst värde som anges i tabellen? Vid denna tidpunkt är det vettigt att använda Excel -referensfunktionen. Detta beror på att den gör det möjligt att bestämma den nödvändiga informationen med hjälp av ett sökkriterium och cellområden där det önskade värdet ska sökas. Detta fungerar automatiskt och gör det möjligt att snabbt begära information. Om du vill göra en mer riktad sökning bör du använda de förbättrade referensfunktionerna Vreference, Wreference eller XVreference. Excel erbjuder ytterligare alternativ för organisation och datahämtning.

Hur Excel -referensfunktionen används

Excel -referensfunktionen är användbar för att söka efter ett värde i en kolumn eller rad som är på samma plats i en annan rad eller kolumn. Referens kan användas å ena sidan i vektorversionen och å andra sidan i matrisversionen. Vektorversionen används när en kolumn eller rad ska sökas efter ett specifikt sökkriterium. I matrisversionen kan flera kolumner och rader eller hela kalkylbladet sökas. Det finns dock de förbättrade referens- och referensfunktionerna för detta ändamål. Programmet möjliggör matrisversionen endast av kompatibilitetsskäl med andra kalkylprogram.

Hur är Excel -referensfunktionen uppbyggd i vektorversionen?

Excel -referensfunktionen består av tre argument och är uppbyggd enligt följande: Referens (sökkriterium, sökvektor, [resultatvektor]).

• Sökkriterium är ett obligatoriskt argument. Värdet att söka efter anges här. Värdet kan vara ett tal, text, logiskt värde, namn eller en andra referensfunktion.
• Sök vektor är det andra obligatoriska argumentet i formeln. Kolumnen eller radområdet där sökvärdet ska sökas efter anges här. Detta kan också vara text, siffror eller sanningsvärden.
• Resultatvektor: Kvadratparenteserna runt det tredje argumentet, resultatvektorn, indikerar att detta argument är valfritt. Ett annat område kan specificeras vid denna punkt, som måste innehålla lika många element som det andra argumentet.

Sök i kolumner - exempel

Du har en lista med artikelnummer i kolumn A med motsvarande klädesplagg i kolumn B. Du letar efter ett specifikt artikelnummer och vill ta reda på vilket plagg artikelnumret går till.

Välj en tom rad.

Sätt in formeln = referens ("ART7492031"; A2: A6; B2: B6).

Funktionen söker därför efter artikelnumret i kolumn A och matar ut resultatet från kolumn B, till exempel "Totalt".

Formelsyntaxen för referens i matrisversionen har färre argument

I matrisfunktionen består Excel -referensfunktionen av en referens (sökkriterium, matris). Den innehåller inga valfria argument, utan snarare två obligatoriska.

• Sökkriterium är det första erforderliga argumentet och kan bestå av tal, text eller logiska värden, ett namn eller någon annan referensfunktion.
• matris är ett cellintervall som används för jämförelse. Tal, strängar eller logiska värden kan också hittas här.

Som nämnts rekommenderas det att använda de andra Excel -referensfunktionerna Vreference och Wreference, eftersom de har bättre funktionalitet. Du kan till exempel ange ett kolumnnummer eller ett kolumnindex som innehåller returvärdet.

Sök i kolumner - vektorversion: exempel

Om samma situation antas i vektorversionen som i exemplet ovan, fortsätt på samma sätt.

Välj en tom rad.

Sätt in formeln = referens ("ART7492031"; A2: B6).

Funktionen söker därför efter artikelnumret i kolumn A till kolumn B och matar ut motsvarande plagg ("totalt") som resultat.

Detta bör beaktas när du använder referensfunktionen

Värdena i Sök vektor båda versionerna måste ordnas i stigande ordning. Det betyder till exempel för siffror -1, 0, 1, 2, 3, etc., för textvärden A, B, C, etc. och för sanningsvärden inte korrekt följd av Sann. Texten är skiftlägeskänslig. Om inget värde kan hittas enligt sökkriteriet tar Excel -referensfunktionen ett värde Sök vektorsom kommer närmast värdet i sökkriteriet. Om värdet på sökkriteriet är mindre än värdet i sökområdet returnerar Excel felvärdet #NV.

Snabbsökning med dessa tre Excel -referensfunktioner

Användare som inte använder Excel -länkfunktionen av kompatibilitetsskäl bör använda Sreference, Wreference eller den förbättrade versionen XLOOKUP. De tillåter en mer exakt sökning efter värden med exempelvis jokertecken.

Sök i kolumner eller tabeller efter referens

Excel -referensfunktionen VLOOKUP söker efter ett värde i rader med hjälp av en matris och ett kolumnindex. Det är här viktigt att data organiseras på ett sådant sätt att sökvärdet ligger precis bredvid returvärdet. Men värden kan också tilldelas på ett sådant sätt att de tillhör vissa kategorier eller grupper. Denna procedur sparar tid vid utvärdering av en tabell.

Vreference kan inte bara söka igenom hela tabeller, utan kan också kombineras med andra funktioner. Det är till exempel möjligt att söka efter flera kriterier samtidigt. Om du vill använda Excel -referensfunktionen för flera länkade kalkylblad kan du få felmeddelanden, men dessa kan snabbt lösas med hjälp av inställningarna. Felvärdet blir dock #NV visas är det ett applikationsfel. Detta Excel -felmeddelande kan fångas med andra formler.

Använd referensen som en Excel -referensfunktion och sök igenom raderna

I motsats till VLOOKUP söker HLOOKUP horisontellt. Denna Excel -referensfunktion söker därför kolumn för kolumn i en definierad rad efter sökkriteriet i kalkylbladet. HLOOKUP -funktionen har följande funktioner:

• 3 obligatoriska argument (Sökkriterium; Matris; Linjeindex)
• 1 valfritt argument (Area_reference)
• Specifik sökning i en nivåtabell
• Användning av jokertecken som sökkriterier

Sökning i alla riktningar möjliggör XVreference

Microsoft 365 har en förbättrad Excel -referensfunktion XLOOKUP, som kombinerar funktionerna för VLOOKUP och HLOOKUP. Med formeln kan ett kalkylblad sökas efter ett sökkriterium oavsett var resultatkolumnen ligger. Denna referensfunktion är lite mer komplicerad med 6 argument, men det tillåter Excel -användare en detaljerad och dynamisk sökning i alla riktningar.

Översikt över andra matrisformler för utvärdering av en tabell

Är övervägandet av versaler och gemener relevant för datautvärderingen relevant? En mer komplex matrisformel som referensfunktionerna inte kan utföra kan hjälpa till i den här frågan. Excel -referensfunktionerna är inte det enda sättet att söka information i kolumner eller rader som programmet har i sin repertoar. Till exempel kan indexfunktionen mata ut värden eller referenser från celler. Den nödvändiga informationen kan läsas ut genom att ange en variabel position i en cell eller med hjälp av kolumn- och radnummer. Med länken till jämförelsefunktionen kan Excel -användare också extrahera värden från skärningspunkterna mellan linjer och kolumner. Cellområdena kan också användas för att bestämma den sista posten i en Excel -lista.

Andra Excel -funktioner som kan hjälpa till med organisering och utvärdering av information:

• Rad () är en Excel -funktion som du kan använda för att ange radnummer i kalkylbladet. Till exempel kan du numrera Excel -listor i steg om två. Denna formel kan till och med bäddas in i en annan formel och kan automatiskt fortsätta radnumreringen så snart en tom cell får ett nytt värde.
• Indirekt () hjälper dig att dela upp och ordna flerdelad data i kolumner eller läsa upp innehåll via celladresser.
• Address () är en annan matrisformel som du kan använda för att bestämma celladressen för ett specifikt värde. Genom att integrera andra funktioner kan du utöka funktionen och till exempel bestämma positionen för det största numret i en Excel -lista.
• I kombination med andra formler kan Hyperlink () inte bara mata ut den exakta positionen för ett värde, utan också lagra en länk till positionen samtidigt.

Excel -referensfunktionen gör det möjligt att snabbt söka information

Oavsett om data ska bestämmas från en specifik kolumn, sökte rader eller ett resultatvärde för det associerade sökvärdet ska matas ut, kan referensfunktionerna i Excel användas på olika sätt. Användare kan välja mellan Excel -referensfunktionen, som är kompatibel med andra kalkylprogram, eller de mer omfattande funktionerna referens eller referens. För avancerade användare är XVerweis lämplig för en mer riktad sökning som kombinerar funktionerna i SVerweis och Wreweis. Andra Excel -funktioner kan användas för att organisera data, till exempel att automatiskt numrera rader eller returnera cellpositionen för ett värde.