Professionellt skapa Outlook -signaturer

Med bara några klick på Outlook -signaturen

En signatur i Outlook kan kallas ett textstycke som läggs till manuellt eller som standard för ett e -postmeddelande. Det är vanligt att inkludera signaturer i arbets -e -postmeddelanden. En företags e -postsignatur namnförfattaren till ett meddelande och ger den viktigaste kontaktinformationen. Det kan kallas ett elektroniskt visitkort.

Undantag krävs enligt lag i affärsmail. Förutom avsändaren och allmänna kontaktuppgif.webpter måste också obligatorisk information om företagsnamn och juridisk form anges, motsvarande brevhuvudet.

En underskrift krävs inte enligt lag i en privat miljö. Av förståeliga skäl är det vettigt att inkludera en signatur i privata e-postmeddelanden:

• Det identifierar dig utan tvekan som avsändare av meddelandet
• Signaturen får din e -post att se professionell ut
• Genom att signera och ange kontaktdata filtreras meddelandet vanligtvis inte av skräppostfiltret

Sammanfattningsvis är det vettigt och verkar autentiskt att lägga till en signatur till varje e-postmeddelande. Microsoft Outlook erbjuder många alternativ för att skapa, anpassa och individualisera olika signaturer.

Skapa en signatur i Outlook: Hur man skapar en signatur med bara några musklick

Du skapar en signatur i Outlook enligt följande mönster:

1. Öppna ett nytt e -postmeddelande och gå till fliken Signatur i menyn Infoga.

   

2. Ett fönster öppnas där du antingen kan redigera dina befintliga signaturer eller skapa en ny signatur med individuell formatering. Följande är särskilt lämpliga som innehållet i en privat signatur:

   • Ditt namn.
   • Din adress.
   • Kontaktinformation som telefon, fax och e -post.
   • Valfritt: adressen till din privata webbplats.

   Dessutom kan du som tillval också införliva bilder eller animerade GIF.webp -filer som en logotyp i din signatur för att utforma signaturen i html individuellt och unikt.

   

3. Textfältet där du utformar din signatur erbjuder ett brett utbud av anpassningsalternativ. Bland annat kan du steg för steg:

   • Välj teckensnitt, teckensnittsfärg och teckensnittsstorlek.
   • Bestäm textjusteringen: vänsterjusterad, högerjusterad eller centrerad.
   • Inkludera foton och länkar.
   • Sätt i ett visitkort i vcf -format i fältet Visitkort.
   • Välj det e -postkonto som signaturen ska levereras med.
   • Bestäm om signaturen också ska användas för e-postsvar och vidarebefordran.

När du har gjort alla inmatningar slutför du att skapa din signatur med OK. Signaturen levereras nu som standardsignatur för det e-postkonto som används. Det finns också möjlighet att designa flera signaturer för ett enda e -postkonto eller för flera konton. Medan en signatur levereras som en standardsignatur kan du infoga alternativa signaturer manuellt om det behövs.

Hur man ändrar en signatur

Om du vill ändra en signatur finns det två användarvänliga alternativ i Outlook:

1. Ange sökordet "Signaturer" i sökfältet i det övre området i Outlook och öppna din signatur genom att klicka på "Åtgärder / Signatur".

   

2. På samma sätt som att skapa en ny signatur öppnar du ett nytt meddelande och navigerar sedan till fliken Signatur i menyraden.

   Ändringar av en signatur måste sparas genom att klicka på musknappen med "OK". Den ändrade signaturen bifogas sedan automatiskt till dina e-postmeddelanden, beroende på de specifika inställningarna.

Där kan du hitta lämpliga mallar för signaturer

Det finns användbara länkar och förslag för att skapa signaturer på Internet. Microsoft, som tillverkare av Microsoft Outlook, erbjuder dig också mallar för signaturer som ser professionella ut och är lämpliga för företag eller privata ändamål. Navigera till signaturmallarna från Microsoft genom att klicka på länken längst ned i dialogrutan för skapande av signaturer: "Skaffa signaturmallar"Klick. Som tillval hittar du också ytterligare förslag och mallar för signaturer på Internet.

Detta tar dig till en Microsoft-supportsida, som på ett användarvänligt sätt beskriver hur du skapar en signatur med en mall i Microsoft Word och hur du sparar den i Outlook.

Viktiga tips för att designa din signatur

En signatur i den privata miljön kan utformas individuellt. Det som är tillåtet är det som glädjer och gör ett gott intryck på mottagaren av e-postmeddelandet.

Affärsmail och signaturer ska alltid formateras enligt DIN-standard 5008. Eftersom e-post och underskrifter är avsedda att underlätta korrespondens, ställde lagstiftaren dem på lika villkor som affärsbrev och fax den 01/01/2007. Av denna anledning måste lagstiftarens bestämmelser följas vid utformning av underskrifter. Företagssignaturen bör i allmänhet bestå av tre delar:

1. Namn och möjligen en allmän hälsning.
2. Företagets kontaktuppgif.webpter.
3. Juridisk information.

Vid en signatur som används för affärsändamål måste du också se till att telefon- och faxnummer ingår i enlighet med DIN -regler. Dessutom är det viktigt att avsändare skriver ut sina fullständiga för- och efternamn och undviker förkortningar.

Radavstånd, teckenstorlek och ämne

För varje signatur är det meningsfullt att använda det teckensnitt som används i texten. I många fall använder företag ett företagsteckensnitt för brevpapper och alla typer av korrespondens. Standardteckensnitt som Calibri, Arial eller Times New Roman är lämpliga för privatpersoner. Dessa teckensnitt säkerställer att signaturen visas med läsbara bokstäver för mottagaren.

Om du använder ett utsmyckat kursivt teckensnitt eller lekfulla teckensnitt som standard kan detta leda till irritation. Bokstav mellan 10 och 12 punkter bör väljas som teckenstorlek. Radavståndet ska motsvara standardvärden och är, precis som själva e -postmeddelandet, vanligtvis en enda rad. Ämnet ska aldrig glömmas i e -postmeddelandet.

Hur man lägger till logotyper och bilder till signaturen

Du kan lägga till en logotyp eller enskilda bilder, till exempel ett företagsfoto, i din signatur med den grafiska symbolen. Innan du sätter i, se till att bilden inte är för stor och att den passar bra in i den övergripande bilden av din signatur. I äldre Outlook -versioner skiljer sig proceduren för att infoga logotyper och bilder - särskilt i Outlook 2000 och Outlook 2003 skiljer sig möjligheterna från de för de nuvarande Outlook -versionerna.

Det är också möjligt att använda din signatur som informations- och annonsmedium. En länk till din webbplats, ett specialerbjudande eller ytterligare information om dig eller ditt företag kan vara användbart för att göra mottagarna nyfikna.

Hitta signaturer i Windows -mappen

Notera: Om du vill spara en personlig signatur behöver du lagringsvägen för detta. Signaturer lagras centralt i Windows i en dold mapp som du kan komma åt med följande Windows -kommando:

Tryck samtidigt på knapparna [Windows] och [R] - dialogrutan "Kör" öppnas.

Ange följande kommando i dialogrutan:% APPDATA% \ Microsoft \ Signatures

Du kommer till mappen med dina signaturer och kan sedan kopiera och spara dem.

Slutsats om professionell användning av signaturer i Outlook

En signatur i Outlook är ett professionellt och beprövat sätt att presentera dig själv som avsändare av ett meddelande. För- och efternamn, individuella kontaktuppgif.webpter och, i en affärsmiljö, införande av juridisk information är viktigt och ändamålsenligt.

Du kan skapa en ny signatur i Outlook med bara några få musklick eller med hjälp av Microsoft Word och externa mallar. Det kan vara användbart att inkludera foton eller en logotyp i signaturen. Det är också viktigt att du följer reglerna i DIN 5008 för företagssignaturer. En signatur bör alltid informera mottagaren, ge en snabb överblick över avsändaren och matcha den övergripande bilden av e -postmeddelandet.