Använda Microsoft Outlook: tips och inställningar

Med dessa guider blir du ett Outlook -proffs

Att köpa Outlook som en del av Office-paketet eller som en enda version är det första steget för att kommunicera professionellt via e-post, skapa uppgif.webpter eller hantera möten. Att veta hur man använder Outlook korrekt och intuitivt är viktigare än den första installationen.

Möjligheterna i Outlook är olika och gör det möjligt för användare att kommunicera professionellt. Integrationen av Microsoft PowerPoint, Excel eller Word resulterar i ett betydande mervärde för användare av Microsoft Office. Dessutom finns det viktiga funktioner som gör det möjligt för användare att kommunicera snabbt, effektivt och med hög kompetens med Microsoft Outlook. För att kunna använda Outlook professionellt är det vettigt att bekanta sig med skriftliga instruktioner och digitaliserade manualer som förklarar grunderna i Outlook och insiderfunktioner.

Videotutorial i Outlook: Hur du får ut det mesta av Outlook

Hitta och sortera meddelanden, möten och objekt

Microsoft Outlook gör det i grunden lätt för användare att använda programvaran. Förutom den självförklarande menystrukturen hittar användarna instruktioner integrerade i programmet och en tydlig hjälpfunktion som kan väljas via ett separat menyalternativ. Detta kan hämtas när som helst via menyalternativet "Hjälp" i menyfliksområdet.

Trots dessa användarvänliga strukturer är vissa funktioner dolda, okända för nya användare eller inte igenkännbara som viktiga vid första anblicken.

En viktig hjälp utöver hjälpsidan, utbildningskurser och självstudier är sökfunktionen integrerad i Outlook, som du alltid kan hitta som ett fast fält ovanför menyraden:

Att söka i Outlook är bekvämt och tillåter användare att ställa in individuella sökparametrar. Det är till exempel möjligt att söka efter specifika termer, söka igenom flera mappar, söka igenom arkivmappar eller skanna en e-postsignatur efter söktermer samtidigt eller visa avancerade sökalternativ.

Medan den avancerade sökningen kan hittas framträdande i det övre menyområdet i den aktuella versionen av Outlook, var den till exempel dold i tidigare versioner. Om du inte visste tangentkombinationen CTRL + SKIFT + F var det svårt att kontrollera den avancerade sökningen. Du kan enkelt anpassa omedelbar sökning i Outlook 2010 och alla efterföljande versioner till dina personliga krav.

Viktigt tips för användare av Outlook 2007 och 2010

Kan du inte hitta viktiga mejl trots att sökfunktionen är påslagen? I det här fallet är det nödvändigt att starta om indexeringen av Outlook. Detta gäller särskilt för Outlook -versionerna 2007 och 2010, eftersom båda programmen använder Windows sökindex för sökningar. Om detta sökindex är skadat fungerar sökningen inte längre korrekt. Efter omindexering hittar ditt system alla e-postmeddelanden som vanligt.

Användare bör också vara extremt försiktiga med att ta bort objekt direkt från sökmappen i Outlook. Eftersom sökmappar uteslutande är virtuella mappar som är länkade till de fysiska mapparna utlöser varje radering i sökmappen en "riktig" radering. På detta sätt tar du medvetet bort element från Outlook.

Använda Outlooks sorteringsfunktion - tips och tricks

Varje Outlook -användare vet det: Om du glömmer att fortsätta läsa och sortera inkommande meddelanden i Outlook förlorar du snabbt koll på saker och ting. För att möta denna utmaning bör man framför allt känna till och använda sorteringsalternativen i Outlook. Du kan till exempel definiera makron och regler i inkorgen för att ordentligt sortera och organisera inkommande nyhetsbrev.

Funktionen att lagra skickade meddelanden i en särskild kundmapp istället för generellt i mappen "Skickade artiklar" är spännande och särskilt användbar i en professionell miljö. Den automatiska sorteringsfunktionen sparar tid och visar tydligt alla meddelanden som skickas till en kund i en mapp. I adressboken har du också möjlighet att sortera efter efternamn eller andra kriterier som är viktiga för dig.

Den som hanterar flera e-postkonton med Microsoft Outlook uppskattar att kunna sortera de e-postmeddelanden som tas emot i Outlook efter det konto som e-postmeddelandet skickades till. Denna användbara funktion introducerades med Outlook 2003 och hjälper till att presentera inkommande meddelanden tydligare. Det är också möjligt att visa alla meddelanden från en avsändare.

Funktionen att visa relaterade e-postmeddelanden sorterade i ett diskussionsträd är extremt praktisk. Denna typ av arrangemang ger dig en överblick över alla meddelanden och deras innehåll, särskilt för långa projekt med ett stort antal e -postmeddelanden.

Sammanfattningsvis kompletterar sorteringsfunktionen i Outlook de många fördelarna med programvaran. Genom att sortera och de omfattande och logiskt strukturerade sökfunktionerna håller du som användare överblick. Dina e -postmeddelanden, uppgif.webpter, poster och möten samt din inkorg sorteras hela tiden.

Hur man använder Outlook - skicka e -post professionellt

Skicka och ta emot e-post är en del av den dagliga rutinen för de flesta Outlook-användare. Det är också intressant att du flexibelt kan justera vyerna i Outlook. Till exempel är det möjligt att bara visa de olästa meddelandena för att inte missa några nya e -postmeddelanden när som helst. Detta fungerar med ett eller flera e -postkonton. Det spelar ingen roll om du använder flera olika kontotyper och olika brevlådor, till exempel IMAP och Exchange, i din Outlook.

I samma steg har du också möjlighet att markera dina meddelanden i olika färger för uppföljning. Markeringarna med olika färgade flaggor kan när som helst kryssas med en "klar" bock. På så sätt kan du visuellt snabbt se vilka meddelanden som fortfarande behöver bearbetas för uppföljning.

Hantera lästa och olästa e -postmeddelanden kompetent

Det är också praktiskt att göra specifika inställningar och till exempel bara visa meddelanden från de senaste sju dagarna eller främst e -postmeddelanden med bilagor. Om du också vill veta hur många meddelanden som finns i en mapp kan du visa detta med några justeringar i Outlook -inställningarna.

Kopior av viktiga, skickade e-postmeddelanden kan också placeras i valfri mapp. När du har läst dina nya e-postmeddelanden kan du markera flera meddelanden eller hela mappar och visa dem som lästa eller olästa i sin helhet. Du kan lika enkelt återställa enskilda lästa e -postmeddelanden till sitt ursprungliga tillstånd och få dem markerade som olästa. Om du vill radera olästa meddelanden, till exempel i skräpposten, fungerar detta med användarvänliga tangentkombinationer.

Synkroniseringsproblem och otillräcklig internetanslutning

Om det finns synkroniseringsproblem i äldre versioner av Outlook kan enskilda meddelanden cachas i mappen Konflikter. Det är vettigt att se den här mappen med jämna mellanrum. Har du otillräcklig WiFi-mottagning eller problem med din mobilanslutning och kan bara otillräckligt hämta e-postmeddelanden i Outlook. I det här fallet kan du alternativt läsa och skriva dina meddelanden offline. När du har behandlat alla dina e -postmeddelanden, gå online och skicka dina meddelanden. Denna inställning kan också vara intressant för affärsresor utanför Europa om tillgången till Internet är kostnadskrävande.

Praktiskt tips:

Om du vill zooma in på dina e-postmeddelanden för läsning kan du göra detta med en kortkommando. Alternativt hittar du ett reglage längst ned till höger i huvudfönstret i Outlook som du kan använda för att justera zoomfaktorn med musen.

Allmänna Outlook -funktioner och viktiga optimeringsalternativ

En viktig funktion i Outlook för att enkelt hitta e-post, möten eller uppgif.webpter är den integrerade sökfunktionen som nämns i ovanstående del. I den aktuella versionen av Outlook kan du enkelt använda sökfältet ovanför menyraden för fulltextsökningar. Kortkommandon och sökgränser gör sökningen ännu bekvämare. Skapandet av favoritmappar är också praktiskt relevant och effektivt. Favoritmappar garanterar att mappar som används regelbundet kan hittas när som helst. Dra favoritmappar i ett steg med musen till området ovanför den allmänna mappstrukturen. Som ett resultat kommer du i allmänhet att se dina favoritmappar i det övre området av vyn.

Förutom favoritmappar och ett professionellt arrangemang av e-postmeddelanden är det vettigt att arkivera de mottagna meddelandena kontinuerligt. Den automatiska arkiveringsfunktionen som är integrerad i programvaran säkerhetskopierar automatiskt dina data med jämna mellanrum. Det flyttar meddelandena från Outlook till en extern arkivfil.

På så sätt kan du, användaren, vara säker på att viktiga meddelanden inte kan gå förlorade på grund av virus eller användarfel när som helst. Automatisk arkivering kan stoppas och stängas av för enskilda mappar eller moduler utan problem. Om du vill söka specifikt i arkivfiler måste du öppna dessa arkivfiler i Outlook. Du kan göra detta genom att först klicka på Arkiv. Välj sedan Öppna och posten Outlook -datafiler. I nästa steg kan du använda den avancerade sökningen.

Stäng alla fönster i ett steg

Vet du att? Du har öppnat olika fönster i Windows och Outlook och måste stänga dem efter varandra. Detta är enklare i Outlook med kommandot "Stäng alla fönster". I den senaste Outlook 365 hittar du förenklingen i menyn: "Visa> Fönster> Stäng alla element."

Anpassa uppgif.webpter, anteckningar och kalender

Särskilt i tider då många möten och uppgif.webpter måste slutföras samtidigt är det viktigt att ha överblick hela tiden. Outlook garanterar detta genom olika inställningar i kalendern och i uppgif.webptslistorna. Till exempel kan du visa alla viktiga uppgif.webpter tydligt ordnade enligt förfallodatum.

I en professionell miljö är det viktigt att få svar på mötesförfrågningar med kort varsel. Outlook presenterar mötesförfrågningar tydligt och ger användarna ytterligare mervärde: Från Outlook 2010 kan du tydligt se vilka inbjudna personer som har accepterat och vilka som ännu inte har bekräftat utnämningen. Denna funktion gör det lättare att följa upp standardiserade kollegor eller affärspartners och att genomföra gemensamma möten.

Anteckningsfunktionen i Outlook är också användbar och praktisk. Istället för papper efter-det:

• Gör ett kontor och skrivbord rörigt,
• Bortse från dataskyddsregler och
• Vars innehåll kan förbises,

du har möjlighet att använda anteckningsfunktionen när du använder Outlook. Anteckningar visas på skärmen på samma sätt som papper efter dess och kan visas i olika färger om det behövs och för bättre differentiering.

Anteckningsfunktionen kan hjälpa användare att spara viktiga sökord eller uppgif.webpter bort från kalendern eller uppgif.webptslistan i Outlook.

Töm mappen "Raderade objekt"

Om du får många meddelanden och skräppostmeddelanden fylls mappen "Borttagna objekt" snabbt in i Outlook. Det är möjligt att ta bort mappen utan ansträngning. Ett klick med höger musknapp räcker för att starta raderingsprocessen med kommandot "Töm mapp". Det är viktigt att mappen endast innehåller objekt som ska raderas. Av denna anledning är det vettigt att gå igenom mappen före den sista borttagningsprocessen och kontrollera om felaktigt raderade e -postmeddelanden.

Du kan också ställa in att Outlook raderar alla raderade e -postmeddelanden automatiskt när du lämnar programvaran.

Designa makron och visa dem i Outlook

I Microsoft Outlook och även i andra program finns det alltid likvärdiga arbetssekvenser. I det här fallet erbjuder Outlook möjlighet att ställa in makron för att kunna arbeta mer effektivt. Makron är en uppsättning kommandon som körs automatiskt. Förutom makron kan du också använda Outlook för att infoga dem i menyfliksområdet. På så sätt har du dina personliga makron till hands med ett klick. Du kan också signera dina makron digitalt.

Formatera meddelanden som du skulle göra i Microsoft Word

Outlook 365-användare gillar att använda formateringsalternativen som visas i menyalternativet "Formatera text" så snart ett nytt e-postmeddelande skrivs. Användare kan bestämma om de vill skicka ett meddelande som HTML- eller textmeddelande och i vilket teckensnitt eller teckensnittsstorlek posten ska komponeras.

I äldre Outlook -versioner, till exempel Outlook 2007 och 2010, hade programvaran en egen e -postredigerare. Detta var strukturerat på ett liknande sätt som Microsoft Word. Med redaktören kunde användare komma åt olika designfunktioner utan att behöva använda Word. En kommentarfunktion kan också läggas till med efterföljande inställningar.

Hitta mallar enkelt

Under den fortsatta utvecklingen av Outlook har lagringsplatsen för mallarna för e-post eller mallar från Word och Excel ändrats. I de flesta fall kan du hitta dina personliga mallar under följande sökväg:

C: \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates.

En annan källa där Outlook -inställningar lagras är registret. Mer information om hur du hittar registret och vilka data som sparas finns under följande länk.

Visa källtext

En intressant funktion för erfarna programmerare är att visa meddelandets källtext. I tidigare versioner av Outlook var det tillräckligt att högerklicka på meddelandet för att visa källtexten. Funktionen är dold i den aktuella versionen av Outlook 365 - men den kan hittas med bara några klick:

1. Dubbelklicka på ett meddelande vars källa du vill visa.

2. Skriv "källtext" högst upp i sökfältet.

3. Alternativet "Ytterligare flyttåtgärder".

4. Klicka på länken och välj i nästa fönster: "Andra åtgärder"> "Källkod".

5. Du kan se meddelandets källtext och kopiera eller ändra det om det behövs.

Sammanfattning och slutsats

Att använda Microsoft Outlook är inte svårt. Programvaran installerades och vidareutvecklades på ett sådant sätt att den enkelt kan användas för alla dagliga kommunikationsapplikationer. De flesta funktioner kan styras intuitivt och ordnas i användarvänliga menyer. Outlook imponerar också med:

• En sofistikerad sökfunktion också
• Möjligheten att samla funktioner med andra program i Office -familjen, till exempel Excel eller PowerPoint.

Kontakter, anteckningar, individuella inställningar, möten och många andra funktioner kompletterar Outlook -funktionen. Användare agerar ändamålsenligt när de testar nya funktioner, läser instruktioner och manualer och använder tips för att kontinuerligt kunna använda Outlook bättre och mer effektivt.