Vill du se till att din text kan läsas lättare av mottagaren? Då bör du överväga användningen av kolumnuppsättning. Det är inte för ingenting som text placeras i spalter i (dagliga) tidningar, de flesta broschyrer och i många prospekt.
Du måste vara uppmärksam på dessa 4 punkter!
Oavsett om du använder en kolumnuppsättning i ditt dokument eller, ännu bättre, använder en layout med en kolumn beror det på flera gränsvillkor. I allmänhet kan du när som helst växla mellan en flerkolumn- och enkolumnlayout utan att skada din text. Om du är osäker är ett kort test värt. Du bör tänka på följande punkter när du fattar ditt beslut:
Första punkten: Är sidan tillräckligt bred för kolumner? Att använda kolumner är bara meningsfullt om din sida är tillräckligt bred. Anta att du utformar ett dokument i A5 -format med en teckensnittstorlek på tio eller tolv punkter, och dina högra och vänstra marginaler är tre centimeter breda. Här blir det klart vid första anblicken att det återstående utrymmet inte tillåter två kolumner. Är gränsen till exempel bara en centimeter bred och du arbetar med ett niopunktsteckensnitt? Då kan du enkelt lägga in texten i två kolumner.
Testa vid behov bara de olika kolumnnumren. Du ser med en blick vilket antal kolumner som är optimalt för din text! Och i gränsfall kan du t.ex. B. minska / öka teckensnittsstorleken med en eller en halv poäng. Detta säkerställer att du har rätt antal tecken per rad.
Andra punkten: Hur många kolumner kan en sida ta? Om du distribuerar din text i en, två, tre eller flera kolumner beror på sidans bredd och teckensnittsstorlek. Använd följande riktlinjer som en guide: Kolumner är vanligtvis 45 till 60 tecken breda, så det finns plats för i genomsnitt sju till tio ord i en kolumnrad. Denna kolumnbredd har fördelen att läsaren kan ta en hel rad med en eller två blickar. Om kolumnerna blir mycket bredare finns det en risk, liksom med enspaltad text, att ögat glider ur raden under läsningen - läsaren har inte längre någon vägledning. Om kolumnerna blir smalare kan orden i raderna inte längre vara någorlunda balanserade. Det finns irriterande luckor mellan bokstäverna eller orden. Eller bindestreckningen slår i slutet av varje mening - men mer än tre bindestreck ska inte följa varandra.
3: e punkten: Finns det många tabeller, bilder etc. i ditt dokument? Om din text är lämplig för kolumnuppsättningen beror också på antalet bilder, tabeller, listor, ritningar, formler etc. Om du till exempel vill lägga till en detaljerad bild i varje steg i en steg-för-steg-guide är kolumnuppsättningen olämplig. Behöver du många stora bilder i ett dokument som tar upp en halv sida och mer? Även då är inställning av kolumner olämplig eftersom bilderna förhindrar att texten "flyter jämnt". Detsamma gäller tabeller som tar upp hela sidans bredd. Även om tabellerna bekvämt kan placeras över flera kolumner som ett designelement, innebär detta till exempel ökad ansträngning. Detta gäller även alla andra grafiska element.
4: e punkten: Använd alltid motivering i kolumner! Så att texten förblir läsbar i kolumner, formateras den ofta i motivering. Word ändrar ordavståndet så att inte bara den vänstra kanten av texten, utan också den högra kanten blir "slät". Fladdrande - det vill säga den högra marginalen är inte balanserad - är vanligtvis svårare att läsa i kolumner.
Du behöver inte skriva ut fel sidor längre
Nyligen fick vi följande fråga från en läsare via e -post i redaktionen för "Word Tips & Tricks from A to Z": Jag kan bara inte förklara det för mig själv: Jag vill bara skriva ut den tredje sidan i mitt nyskrivna reportage och få den utskriven -Dialogrutan görs därefter, men när jag börjar skriva ut får jag andra utskrifter utöver önskad sida. Det verkar som om olika sidor i dokumentet skrivs ut slumpmässigt. Varför är det så och hur kan jag stänga av det?
Svaret från redaktionen:
Problemet uppstår när ditt dokument består av flera sektioner (till exempel ett avsnitt för varje kapitel) och du anger att sidnumreringen ska börja med "1" i varje avsnitt. I det här fallet finns det flera tredje sidor i ditt dokument, varför Word inte bara skriver ut den tredje sidan i det första avsnittet, utan också alla tredje sidorna i följande avsnitt. För att lösa detta problem, ange inte bara sidnumret utan också sektionsnumret vid utskrift. Och så här gör du:
- Placera markören på sidan som du vill skriva ut.
- Kontrollera nu statusinformationen till vänster i Word-statusfältet för att se vilken sida och sektion du befinner dig i. Observera att i Word 2007 kan datavisning måste först aktiveras här. För att göra detta, högerklicka på statusfältet och välj den information du vill ha från snabbmenyn.
- Visas här t.ex. Till exempel "Sida 3" och "Avsnitt: 1" eller "Från 1" måste du skriva ut den tredje sidan i det tredje avsnittet.
- Öppna nu dialogrutan Skriv ut. Word 2007: För att göra detta, klicka på Office -knappen uppe till vänster, sedan på PRINT -kommandot och nu på PRINT -posten till höger. Word 2003, 2002 / XP och 2000: Öppna menyn FIL, SKRIV UT kommando.
- Alla versioner: Under PAGE AREA klickar du på alternativknappen SIDOR.
- Ange nu texten »p3s1« istället för det enkla sidnumret i textfältet bakom SIDOR. »P« står för »sida«, »s« för »avsnitt«. I vårt exempel skrivs den tredje sidan i det första avsnittet ut efter behov.
- Om du nu startar dialogrutan för utskrift genom att klicka på OK, skrivs önskad sida i det valda avsnittet ut.
Den extra sidan och sektionsinformationen kan naturligtvis också kombineras för att bilda hela sidområden. Skulle du vilja Till exempel, för att skriva ut den första sidan i avsnitt 1, avsnitt 2 och avsnitt 3, lyder det så här: "p1s1; p1s2; p1s3". Om du vill skriva ut sidorna 1 till 12 i det andra avsnittet anger du: »p1s2-p12s2«. Om du bara vill skriva ut en enda sida och markören redan finns på den aktuella sidan kan du också använda Aktivera den aktuella sidan alternativ. Detta sparar att du måste ange sida och avsnitt.
