Minska storleken på Excel -arbetsböcker

Hur man minskar filstorleken för Excel -filer och tar bort onödigt innehåll

I tider med allt större lagringsmedia och snabbare anslutningar spelar filstorlekar inte längre den roll de gjorde för några år sedan. Ändå bör du hålla dina Excel -filer så små som möjligt. Då sparas och skickas de inte bara snabbare, utan de fungerar också snabbare.

Om du redigerar Excel -tabeller under en längre tid och lägger till dem igen och igen växer de snabbt till en storlek som kan begränsa arbetet med dem enormt.

Det finns flera sätt att minska filstorleken på en beräkning. Vi presenterar de viktigaste här. Innan du gör något, gör en säkerhetskopia av din arbetsbok så att du inte tappar data om något går fel.

Tips 1: ta bort överflödiga celler

I grund och botten ingår bara de celler som faktiskt används i filstorleken. Om du till exempel har använt cellområden för tillfälliga beräkningar anses de fortfarande användas. Detta gäller även om du har raderat innehållet.

För att kontrollera vilket område Excel anser vara använt använder du tangentkombinationen CTRL END. Excel hoppar sedan till det nedre högra hörnet av det använda området.

Om det nedre högra hörnet är långt under och / eller till höger om de celler som faktiskt används måste du ta bort de överflödiga raderna eller kolumnerna. För att göra detta, markera raderna och ta bort dem med tangentkombinationen CTRL MINUS. Upprepa sedan detta för kolumnerna.

Upprepa stegen som beskrivs för alla kalkylblad i arbetsboken. När du har tagit bort stänger du mappen, sparar ändringarna och öppnar dem igen. Använd CTRL END för att kontrollera om raderingen lyckades.

Tips 2: ta bort onödig formatering

Vissa listor innehåller ett stort antal tomma rader - en annan anledning till extrema filstorlekar. Detta kan hända särskilt efter att ha importerat listor från andra program. Detta är inte bara irriterande, utan kan också leda till felaktiga resultat i vissa utvärderingar. Det finns flera metoder för att ta bort sådana tomma rader från dina listor.

Alternativ 1: Radera tomma rader med dialogrutan "Innehåll"

I alla versioner av Excel använder du CTRL G för att öppna dialogrutan GÅ TILL.

Klicka på INNEHÅLL.

En annan dialogruta visas sedan. Markera alternativet BLANK.

Bekräfta din definition med OK.

Radera tomma celler helt

Alla tomma celler är nu markerade. Du kan nu radera dessa celler helt utan problem för att ta bort onödig formatering eller andra saker. Följ dessa steg:

I Excel 2007 eller senare aktiverar du fliken START och klickar i REDIGERA -gruppen på DELETE och sedan på DELETE ALL.

Om du använder versioner till och med version Excel 2003, öppna kommandot DELETE i EDIT -menyn och ALL -kommandot i förgreningsmenyn.

När du har tagit bort stänger du mappen, sparar ändringarna och öppnar dem igen.

Instruktionsvideo: Radera onödig formatering i Excel

Alternativ 2: Ta bort tomma celler med Excel -filtret

1. Välj först hela dataområdet i din lista, inklusive kolumnrubrikerna.

2. Anropa kommandot DATA - FILTER - AUTOFILTER (Excel upp till version 2003) eller DATA - FILTER (Excel från version 2007).

3. Den första raden i din lista kommer sedan att förses med små listpilar för filteralternativen.

   

4. Så Excel filtrerar listan. Klicka med musen på listpilen i kolumnen där du vill söka efter tomma celler.

5. Du kan nu välja posten (TOM) med hjälp av filterkriterierna. I Excel 2003 hittar du detta som en separat filterpunkt. För Excel 2007 och 2010 hittar du posten (TOM) under VÄLJ ALL.

6. Klicka på OK.

Upprepa vid behov detta i andra kolumner tills endast de tomma dataposterna (och motsvarande siffror i hjälpkolumnen) kan ses.

Markera nu dessa poster och tryck på DELETE -tangenten för att radera dem. Gör markeringen i cellerna själv och markera inte med hjälp av radnumren i koordinatkolumnen.

Du kan sedan använda alternativet (ALL) i listan för autofilter för att visa hela listan med de tomma raderna borttagna. Efter radering återställer du den ursprungliga ordningen på posterna genom att sortera listan igen enligt siffrorna i hjälpkolumnen.

Om du stör filtren som är påslagna kan du sedan stänga av dem igen med DATA - FILTER - AUTOFILTER.

Tips 3: importera och exportera makron

En tredje anledning till stora bord kan vara makron som de innehåller. Du bör ta bort de som inte krävs, exportera alla andra och sedan importera dem igen. Gör så här:

Ring Visual Basic Editor med tangentkombinationen ALT F11. Där hittar du Project Explorer, som du kan se på bilden.

Klicka på makromodulerna efter varandra med höger musknapp och välj REMOVE -kommandot. Bekräfta exportfrågan med OK.

När alla makron har tagits bort och exporterats går du tillbaka till Excel, stänger filen, sparar dina ändringar och öppnar den igen.

Ring sedan Visual Basic Editor igen via ALT F11. Välj projektet för den aktuella mappen i Project Explorer. I menyn FIL öppnar du kommandot IMPORT FIL och importerar alla nödvändiga makron efter varandra.

Tips 4: minska filstorleken för pivottabeller

En pivottabell kan öka filstorleken avsevärt. Detta beror på att källdata som pivottabellen bygger på också kopieras till ett separat dolt minne, den så kallade "pivot-cachen." I slutändan kommer pivottabellen åtkomst till denna pivottcache och inte den faktiska källdatan.

Därför måste du alltid klicka på knappen "Uppdatera" för att uppdatera pivottabellen om något har ändrats i källdatan. Eftersom detta är det enda sättet att uppdatera pivotcachen. I praktiken kan du använda detta för att minska filstorleken på pivottabeller.

Minska filstorleken för pivottabeller

Det finns en inställning i pivottabellerna som rensar pivotcachen när filen sparas. Själva pivottabellen behålls.

Högerklicka i pivottabellen och välj posten "Pivottabellalternativ" från snabbmenyn.

Öppna fliken "Data" och avmarkera "Spara källdata med fil". För att göra detta, markera rutan bredvid “Uppdatera när filen öppnas.

Nu raderas pivotcachen när filen sparas - den faktiska datatabellen behålls naturligtvis.

Filstorleken reduceras avsevärt och når nästan filstorleken igen utan pivottabellen.

Tips 5: minska eller ta bort grafik och bilder

Bakgrundsbilder, logotyper eller infogade bilder är ofta onödiga och tar mycket lagringsutrymme. Ta därför inte med bakgrundsbilder i tabellen. Inkludera endast företagets logotyp på ena sidan. Infoga inte bilder i originalstorlek, utan minska dem snarare. Excel erbjuder en sådan funktion: Klicka på bilden. I menyposten "Format" i gruppen "Justera" finns funktionen "Komprimera bilder". I grund och botten bör du vara försiktig så att du inte tar bort all nödvändig grafik när du minskar och tar bort grafik.

Tips 6: ta bort onödiga formler

Många komplicerade formler påverkar också storleken på en Excel -fil. Så försök att ta bort oönskade formler från en Excel -arbetsbok. Det finns tillfällen när du har en datamängd och du inte behöver formlerna den innehåller, det är bättre att ersätta dessa formler med värden. Följ instruktionerna nedan för att göra detta:

1. Öppna Excel -filen och tryck på Ctrl + A för att välja hela kalkylbladet / datamängden. Tryck sedan på F5.

2. Öppna alternativet Gå till och klicka på "Special".

3. Välj formlerna och klicka på OK, nu har du markerat alla celler som har en formel.

4. Konvertera sedan de valda formlerna till värden: Tryck på tangentkombinationen Ctrl + C för att kopiera de markerade cellerna.

5. Klicka sedan på fliken Hem och klicka på Klistra in i gruppen Urklipp.

6. Klicka sedan på ikonen Infoga värde. Alla celler med formler konverteras nu till värdena.

Tips 7: Konvertera filtypen till binärt format (XLSB)

Spara i .xlsb -format rekommenderas för omfattande beräkningar. Detta sparar filen i binär. Det blir massivt mindre och åtkomsten blir snabbare. Vanligtvis kommer detta inte att ge dig någon nackdel. Ett detaljerat test rekommenderas för egen programmering och speciella applikationer.

Vanliga frågor: Minska filstorleken för Excel -arbetsböcker

1. Varför är min Excel -fil så stor?

I princip kräver ett kalkylblad med mer än 100 000 rader och många kolumner mycket minne. Ju mer data och grafik du infogar i ditt Excel -kalkylblad, desto större och långsammare blir filen med tiden. Kontrollera därför om du inte kan minska antalet pixlar på de infogade bilderna lite eller om du verkligen behöver dem. Pivottabeller och felaktig formatering kan också öka filstorleken.

2. Hur kan jag minska storleken på mina grafer i Excel?

Markera en infogad grafik i tabellen med hjälp av ett musklick så att fliken "Bildverktyg" visas i menyraden i Excel 2010 och Excel 2007. I Excel 2003 visas verktygsfältet "Grafik" istället. Klicka nu på ikonen "Komprimera bilder".

3. Hur kan jag komprimera min Excel -fil?

Du kan enkelt komprimera Excel -filen med alternativet "Zip File". För att göra detta, högerklicka på Excel-filen som du vill komprimera. Klicka nu på alternativet Skicka till och välj sedan alternativet "Komprimerad mapp".