Kryssruta i Word: Ange det svar som ska kryssas av

Steg-för-steg-instruktioner

Varför är det svårt att ange text i ett formulär eller en dokumentmall när du kan använda kryssrutorna för att ange de svar som ska kryssas av? Detta sparar dig inte bara mycket tid när du fyller i formuläret, det är också mycket snabbare och mer riktat när du utvärderar formulären senare.

Visserligen verkar Word inte göra det särskilt lätt för oss när det gäller »kryssrutor«, användningen av kryssrutans formulärfält, som har varit tillgängligt sedan 1993, har sina fallgropar. Inte längre! Eftersom du alltid har minst två kryssrutelösningar tillgängliga, i Word 2010 till och med tre: med och utan formulärskydd eller med fritt valbara symboler - precis som du vill.

Ta reda på här hur du nu kan använda alla tre möjliga lösningarna på nolltid.

Klassikern: kryssrutans formulärfält

Behöver du kryssrutor att klicka på i ett formulär eller i en dokumentmall? Används ytterligare formulärfält av typen »textformulärfält« i dokumentet för att ange text eller datum, eller rullgardinsformulärfält för att välja fördefinierade element? Då är kryssrutans formulärfält det perfekta valet. Kryssrutans formulärfält fungerar exakt som de andra formulärfälten och aktiveras bara när dokumentet är skyddat, dvs först då kan det slås på och av med ett musklick.

Det faktum att kryssrutans formulärfält endast kan slås på och av med lämpligt dokumentskydd kan vara en nackdel med denna lösning. För i skyddade formulär kan endast formulärfälten adresseras och endast deras innehåll kan ändras. Ska formulärfyllningsmedlet också ha möjlighet att skriva in omfattande kommentarer eller infoga bilder? Sedan måste du arbeta med kontinuerliga sektionsändringar och selektivt skydda sektionerna. Detta är särskilt viktigt när du utformar formulär, eftersom du bara kan arbeta i begränsad utsträckning med tabeller för att anpassa formuläret.

Infoga kryssrutans formulärfält

Och så här infogar du kryssrutans formulärfält i ditt dokument och sedan säkerställer lämpligt dokumentskydd:

1. Placera markören där du vill infoga kryssrutan i ditt dokument.

2. Word 2010 och 2007: Växla till fliken UTVECKLARVERKTYG och klicka på knappen FÖREGÅENDE VERKTYG (Word 2010) eller LEGACYTOOLS (Word 2007) i gruppen KONTROLLER. Klicka nu på knappen CONTROL BOX.
   Word 2003, 2002 och 2000: Klicka på ikonen KONTROLLERA i FORM -verktygsfältet.

3. Kryssrutan infogas i dokumentet. Så att du kan använda kryssrutan med ett musklick måste du nu skydda dokumentet och släppa det för att komma in i formuläret.

4. Word 2010: Klicka på RESTRICT EDITING -knappen på fliken UTVECKLARVERKTYG, SKYDDA -gruppen.
   Word 2007: På fliken UTVECKLARVERKTYG, SKYDD -gruppen, klicka på knappen SKYDDA DOKUMENT.
   Word 2003: Öppna kommandot EXTRAS, PROTECT DOCUMENT.
   Word 2002 och 2000: Öppna kommandot EXTRAS, PROTECT DOCUMENT. Välj alternativknappen FORMS i dialogrutan Skydda. Om du bara vill skydda vissa sektioner kan du definiera dem med knappen SECTIONS. Ange vid behov ett lösenord och bekräfta dialogrutan med OK.

5. Endast Word 2010, 2007 och 2003: Aktivera kryssrutan för 2. REDIGERA RESTRIKTIONER i aktivitetsområdet. Välj sedan posten FYLLNING I FORMER i listrutan nedan. Om du bara vill skydda vissa sektioner kan du sedan definiera dem med SELECT SECTIONS. Klicka på JA, ANVÄND SKYDD NU och ange ett lösenord i nästa dialogruta om det behövs.

6. Från och med nu är formuläret skyddat och kryssrutan är klar att användas.

Nytt i Word 2010: Kontrollrutans innehållskontroll

Innehållskontrollerna som först introducerades i Word 2007 har förbättrats i Word 2010 för att inkludera kryssrutan innehållskontroll. Fördelen med innehållskontrollerna är att innehållskontrollerna är "aktiva" omedelbart och du inte behöver något ytterligare dokumentskydd. Det finns därför inga begränsningar, till exempel förekommer med dokumentskydd för formulärfält i form av inaktiva funktioner i det oskyddade avsnittet (beroende på Word -versionen, inga kommentarer, marginaljusteringar, justeringar av sidnumren och mycket mer är möjliga). Du kan använda egenskaperna för innehållskontrollen för att avgöra att innehållskontrollen inte kan raderas. Detta undviker att av misstag ta bort innehållskontrollen när du redigerar texten.

En annan fördel med kryssrutans innehållskontroll är att du inte behöver begränsa dig till symbolerna "tom kryssruta" och "kryssad kryssruta". Du kan också använda egenskaperna för att individuellt avgöra mellan vilka två symboler du växlar fram och tillbaka med ett musklick. Innehållet i innehållskontroller - och därmed även status för kryssrutan - kan länkas till en »DataStore«, som sparas direkt i Word -filen i mappen »CustomXML«. Du kan komma åt och utvärdera denna data från andra program som Access eller Excel.

Nackdelen med kryssrutans innehållskontroll är att lösningen för närvarande endast är tillgänglig i Word 2010. När ett dokument med en kryssruta innehållskontroll öppnas i Word 2007, konverterar Word 2007 kryssrutan till en vanlig textkontroll - kryssrutans egenskap går förlorad. När du öppnar 2010 -filen i Word 2003, 2002 och 2000 konverteras alla innehållskontroller till vanlig text. Dessutom bör det noteras att innehållskontrollelement inte kan hoppas till varandra efter varandra som formulärfält med Tab -tangenten eller F11 -tangenten eller Shift + F11. Användning av musen krävs alltid här.

Använd kryssrutans innehållskontroll

Så här använder du kryssrutans innehållskontroll i Word 2010:

1. Kontrollrutans innehållskontroll finns på fliken UTVECKLARE VERKTYG, som inte är aktiv som standard. Tryck på tangentkombinationen Alt + X + O (bokstav O) för att öppna dialogrutan ORDALTERNATIV.

2. I dialogrutan som nu visas klickar du på SKRÄDDARSY BANDET till vänster och aktiverar kryssrutan UTVECKLARVERKTYG till höger för huvudflikarna. Stäng dialogrutan med OK.

3. Placera markören där du vill infoga kryssrutan i ditt dokument. Växla sedan till fliken UTVECKLARVERKTYG och klicka på knappen KONTROLLBOX i gruppen KONTROLLER.

4. Word infogar kryssrutans innehållskontroll. Så länge innehållskontrollen är vald kan du klicka på knappen EGENSKAPER på fliken UTVECKLARVERKTYG, gruppen KONTROLLER. I dialogrutan som visas har du möjlighet att aktivera kryssrutan INNEHÅLLSKONTROLLENHET KAN INTE RADERAS för att skydda mot borttagning.

5. Om du vill ersätta lådsymbolerna med andra symboler, välj önskad symbol för både AKTIVERAD SYMBOL och INAKTIVERAD SYMBOL i gruppen KONTROLLERA EGENSKAPER i dialogrutan genom att klicka på knappen ÄNDRA.

6. När du stänger dialogrutan EGENSKAPER är kryssrutan redo att användas.

Alternativet: individuella kryssrutor med fältfunktioner

Vill du skapa formulär och dokumentmallar som kan köras med alla Word -versioner utan begränsningar? Vill du verkligen avstå från alla dokumentskyddsåtgärder? Då är kryssrutan fältfunktion den perfekta lösningen. Fältfunktionen »MacroButton« används, vilket gör att du kan växla mellan två fritt valbara texter i mitten av texten. Detta möjliggörs av två VBA -rutiner och två AutoTexts som används omväxlande. Inte heller här är du fixerad till de två "fasta" kryssrutans symboler, utan kan ange vilka symboler som ska visas individuellt, som i Word 2010.

Eftersom VBA -programkod alltid krävs för kryssrutan för fältfunktioner måste körning av makron i Word vara tillåtet. Word 2003, 2002 och 2000 sparar bara AutoTexts i dokumentmallar. Med Word 2010 och 2007 är det också möjligt att ange BUILDING BLOCKS.DOTX som lagringsplats (vilket inte rekommenderas för detta tillämpningsområde). Följaktligen kan lösningen endast användas för formulär som också sparas som dokumentmallar. Användning i rena dokumentfiler av typen »* .doc« eller »* .docm« är inte möjlig. Fältfunktionens kryssrutor hoppas till den ena efter den andra när du trycker på F11 eller Skift + F11, precis som vilken fältfunktion som helst i dokumentet. För att växla kryssrutans status är det dock nödvändigt att dubbelklicka med musen.

Gör följande för att använda fältkodens kryssruta:

1. Skapa först en ny, tom dokumentmall och spara den till exempel under namnet KONTROLLKAESTCHEN-VORLAGE.DOT (M). I Word 2010 och 2007 måste valet med makron väljas som filtyp!

2. Byt med nu Alt + F11 i VBA -redigeraren. Högerklicka på posten MICROSOFT WORD OBJECTS i Project Explorer på höger sida. Välj sedan kommandot INSERT och sedan MODUL.

3. I modulen som skapats på detta sätt skapar du följande två VBA -rutiner:

   

4. Avsluta sedan VBA -redigeraren via VBA -redigeringsmenyn FIL, kommando STÄNGA OCH ÅTERGÅ TILL MICROSOFT WORD.

5. Skapa nu två automatiska texter med respektive fältfunktioner. Tryck på tangentkombinationen Ctrl + F9, varefter en tom fältkod, som består av en öppen och en stängd krullning, visas. Ange först texten MACROBUTTON inom fältfunktionen, följt av ett mellanslag och texten KKAUSSCHALTEN. Ett annat mellanslag följer innan du sätter in tecknet för kryssrutan. Kryssrutan finns i ordets egen symbolfunktion (Word 2010 och 2007: Fliken INSERT, SYMBOLS -gruppen, SYMBOLS -knappen; Word 2003, 2002 och 2000: INSERT -menyn, ICON).

   

6. När du har angett fältfunktionen helt väljer du den fullständiga fältfunktionen och skapar den som AutoText under namnet KKAUSSCHALTEN. I Word 2010 och 2007 är det enklaste sättet att ställa in AutoTexts med kortkommandot Alt + F3 på; AutoText hamnar sedan automatiskt i den aktuella dokumentmallen. I Word 2003, 2002 och 2000 skapar du automatisk text via menyn INSERT-AUTOTEXT, kommandot AUTO-TEXT. Se till att den aktuella dokumentmallen måste väljas i dialogrutan längst ner för SÖK IN!

7. Upprepa steg 5 och 6 för den andra fältkoden. Den här gången är texten i fältfunktionen KKNSCHALTEN och du infogar den tomma kryssrutan. Välj namnet på AutoText genom att välja KDO SWITCH ON.

   

8. Spara slutligen dokumentmallen. Kryssrutan är nu tillgänglig för dig i den nya dokumentmallen: Placera helt enkelt AutoText KKEINSCHALTEN där du vill ha den. Word visar sedan den tomma kryssrutan.
   Ett dubbelklicka på kryssrutan kör KKEINSCHALTEN-makrot, varefter AutoText med fältfunktionen ersätts av motsvarande KKAUSSCHALTEN via makrot och den färdiga kryssrutan visas.

Vanliga frågor: Kryssrutor i Word

1. Hur kan jag aktivera kryssrutor i Word?

Klicka där du vill i ditt Word -dokument. Gå till utvecklarmenyn och klicka på kontrollrutan Kontrollrutan. Kryssrutan visas nu i dokumentet. Aktivera eller inaktivera den med ett musklick.

2. Hur kan jag aktivera utvecklarverktyg i Word?

Öppna ett dokument i Word och klicka sedan på Arkiv i det övre vänstra hörnet. Gå sedan till "Alternativ" till vänster. Ett nytt dialogfönster öppnas. Klicka på "Anpassa menyfliksområdet" och markera rutan bredvid "Utvecklare". Slutligen bekräfta ditt val genom att klicka på "OK".

3. Vad är innehållskontroller i Word?

Innehållskontroller är individuella kontroller som du kan lägga till och anpassa för användning i mallar, formulär och dokument. Till exempel har många onlineformulär en rullgardinslista som innehåller en begränsad uppsättning val för användaren av formuläret.