Så här använder du Outlook -kalendern för möten och uppgif.webpter

En översikt över alla funktioner

Oavsett om det är professionella eller privata möten - nästan alla är upptagna med att organisera sig själva och sin personliga miljö dagligen. Av denna anledning är en kalender, till exempel Outlook -kalendern, i fokus för varje professionell mötesplanering. Efter att Outlook har öppnats genom att dubbelklicka på musknappen hittar du flera ikoner i det nedre vänstra programområdet. Kalenderikonen i Outlook hittar du bredvid ikonen för e-post.

Förutom kalendern är det vettigt att notera viktiga uppgif.webpter i Outlook och arbeta igenom dem. Uppgif.webptsområdet, som är ordnat som en ikon bredvid adressboken i Outlook 365, är lämplig för detta.

Outlook -användare som känner till och behärskar möjligheterna med funktionerna "Kalender och uppgif.webpter" fungerar och planerar mer effektivt och mer riktat. Förutom kalendern och uppgif.webpterna uppskattar användarna även Outlooks sökfunktion. Till exempel erbjuder Outlook möjlighet att söka möten och e-postmeddelanden på en gång. Det här alternativet är särskilt användbart och praktiskt när du använder Outlook för affärsändamål, eftersom det effektivt stöder arbetseffektivitet på kontoret.

Organisera möten professionellt - enkelt utan problem med Outlook

Kalendern i Outlook är i grunden självförklarande och användarvänlig. Att ställa in ett nytt möte är möjligt med bara några klick. Dessutom finns det många knep och beprövad hjälp för att hjälpa dig att boka möten effektivt och ekonomiskt. Det är till exempel möjligt att kopiera befintliga mötesposter för att göra det enklare att skriva nya möten. Proceduren för att dra ett e-postmeddelande med ett viktigt möte till "Kalender" eller "Uppgif.webpt" -knappen är också praktiskt inriktat. På så sätt kan du skapa en mötesbok eller en ny uppgif.webpt och ha innehållet i e-postmeddelandet omedelbart till hands som en påminnelse. Att konvertera uppgif.webpter till möten med musen är effektivt och sparar värdefull tid.

I följande text kan du läsa hur du kan organisera uppgif.webpter: Sortera uppgif.webpter efter kategorier

Tips om effektivitet:

Eftersom alla Office -program är nätverksbundna har du möjlighet att skapa möten eller uppgif.webpter från Word och Excel direkt i Outlook när som helst. För att göra detta kan du infoga en knapp i Microsoft Word eller Excel och överföra uppgif.webpten eller mötet till Outlook med ett klick.

I den här artikeln kan du läsa hur du skapar uppgif.webpter från Word.

En stor fördel med Outlook -kalendern är möjligheten att samordna möten med andra människor utan att behöva använda en delad kalender. Fliken "Begär ett möte" är tillgänglig för detta i Outlook. Mötesförfrågningar kan automatiskt accepteras i Outlook. Om det begärda mötet inte är upptaget i kalendern bekräftas begäran av systemet. Alternativt kan du också ställa in att varje mötesförfrågan måste behandlas och accepteras manuellt.

Istället för långsiktig personlig eller digital kommunikation kan möten samordnas med bara några klick med denna procedur. Alternativt har Outlook -användare också möjlighet att skicka individuella möten som en iCalendar -fil. I det här fallet behåller mottagaren kontrollen över sin kalender. Han kan vid behov importera mötesförfrågan och anteckningen till Outlook. Exporten som en iCalendar -fil är till exempel användbar för personer som inte är personligen kända av avsändaren. Om Outlook -användare sällan behöver samordna möten med andra kan det vara meningsfullt att skicka enskilda möten eller utdrag från kalendern utan att fråga specifika mötesförfrågningar. Att dela en kalender eller kalenderutdrag och hålla möten uppdaterade är användarvänligt i Outlook och kan göras med liten ansträngning.

Markera möten i färg, flytta eller ta bort dem

Möten, uppgif.webpter och e -postmeddelanden är nära kopplade i Outlook. Av denna anledning erbjuder Outlook 2007-versionen möjlighet att markera viktiga e-postmeddelanden i inkorgen med olika, färgade flaggor för uppföljning med musen. Förutom färgkodning kan Outlook påminna dig om en uppgif.webpt som är associerad med ett meddelande.

Du kan också enkelt flytta möten utan att klicka genom att ange text eller dra och släppa dem med musen. Detta är möjligt i samma kalenderområde och även via datumnavigatorn för andra veckor, månader eller år. Microsoft Outlook justerar sedan automatiskt datumet och bibehåller tiden. Det är också möjligt att flytta flera möten till en annan dag med ett klick, till exempel om du är sjuk eller inte kan arbeta en arbetsdag. Dubbla möten kan tas bort med några enkla steg med en tangentkombination per kommando.

I vissa fall kan det vara viktigt att radera möten i sin helhet före ett visst datum. Detta är till exempel användbart om du tar över en kalender från en kollega och inte längre behöver hans eller hennes gamla möten. Du kan radera alla möten från din Outlook -kalender före ett visst datum genom att växla till tabellformat. I den här vyn har du möjlighet att sortera och radera möten enligt datum.

Presentationen av olika kalendervyer i Outlook-kalendern är också praktiskt inriktad. Du kan visa en kalendervy per dag, en hel vecka eller arbetsveckan eller en hel månad.

Du kan också skicka möten via Outlook. Du kan läsa hur detta fungerar i den här artikeln: Skicka möten

I äldre Outlook -versioner, till exempel Outlook 2007, har du också möjlighet att visa detaljerad densitet i månadsvyn. Denna funktion ger dig tre visningsalternativ:

• "Låg",
• "Medium" och
• "Hög".

Alternativet "Låg" är automatiskt förinställt. Om du inte kan hitta relevanta möten i Outlook i månadsvyn kan detaljerad densitet vara orsaken till detta. Outlook erbjuder i princip olika och specifika vyinställningar för möten. Bland annat är det möjligt att visa den aktuella, viktiga framtiden eller alternativt de tidigare mötena.

Återkommande återkommande möten - en viktig funktion i Outlook

Förutom enstaka möten finns det många återkommande möten som upprepas varje vecka, månad eller årligen. Istället för att ange var och en av dessa möten för hand i Outlook, garanterar du att återkommande möten garanterar tidsbesparingar. Det ger också Outlook -användare säkerheten att inte missa några viktiga möten. Du definierar ett återkommande möte i Outlook direkt under fliken "Nytt möte" med knappen "Serietyp". Du kan implementera en påminnelse i Outlook för varje möte.

Seriemöten kan väljas och skrivas in i dialogrutan. Det var ett problem med valet av arbetsdagar i äldre versioner av Outlook. Detta problem har lösts i den nuvarande versionen av Outlook, så att i princip alla kombinationer är möjliga som serietidningar.

Om du vill redigera eller radera hela möteserien är detta också möjligt utan problem. Om du till exempel tar bort ett möte från en serie möten informerar systemet dig i ett fönster om hela möteserien också ska raderas. När du har gjort ditt val klickar du på "OK" -knappen för att stänga dialogrutan.

Denna funktion är också praktiskt inriktad för att kunna radera enskilda möten från en serie möten. Om till exempel ett veckomöte inte ägde rum i företaget kan det avbokade mötet därefter tas bort från kalendern utan att behöva ta bort hela serien och ställa in den igen.

Använd ALPEN -metoden och professionalisera din tidshantering

Måste du samordna många möten och planera varje arbetsdag eller privata aktiviteter exakt och professionellt? I det här fallet är det vettigt att använda den välkända ALPEN-metoden, som huvudsakligen används av chefer eller undervisas i tidshanteringsseminarier. ALPEN-metoden beskriver en metod för genomtänkt tidshantering. Det grundades av den välkända författaren Lothar J. Seiwert. ALPEN -metoden bygger på antagandet att det räcker att lägga några minuter varje dag på att utarbeta en skriftlig dagsplan. Detta fungerar enligt ALPEN -metoden enligt följande:

1. Skriv ner uppgif.webpter, möten och aktiviteter.

2. Uppskatta längden på aktiviteterna.

3. Planera bufferttider.

4. Ta beslut för dagen.

5. Uppföljning och anpassning

ALPEN -metoden kan effektivt stödjas av Outlook -kalendern, uppgif.webptsområdet eller vyn "Outlook Today".

Organisera uppgif.webpter i Outlook med omsorg: så här fungerar det

Uppgif.webpterna skiljer sig i allmänhet från möten genom att de inte har ett startdatum. I en uppgif.webpt ligger fokus på aktiviteten eller ett mål. Sammanfattningsvis är möten knutna till en klart definierad start- och målpunkt. Däremot är förfallodagen avgörande för uppgif.webpter. När uppgif.webpten uttryckligen är klar är inte definierad.

Du kan skapa nya uppgif.webpter i Outlook på fliken "Uppgif.webpter" med ett klick. Ett band visas där du kan hantera, spåra eller flytta uppgif.webpter.

För bättre orientering och tydlighet i alla relevanta uppgif.webpter har du alternativen i Outlook,

• Dölj slutförda uppgif.webpter i Outlook
• att bara visa de uppgif.webpter som redan har slutförts i Outlook.
• Du kan också radera slutförda uppgif.webpter helt från Outlook.

För att göra detta, välj alternativet "Slutförda uppgif.webpter" under "Uppgif.webpter". Du kommer då att visa alla slutförda uppgif.webpter. Du kan enkelt ta bort dessa med tangentkombinationen eller kommandot CTRL + A. Outlook ger dig också möjlighet att visa och spara en specifik uppgif.webptsvy.

Håll koll på uppgif.webpterna och skriv ut en uppgif.webptslista

Det är viktigt att hålla koll på alla uppgif.webpter. Av denna anledning är det vettigt att sortera uppgif.webpterna i aktivitetsplaneraren enligt alla tillgängliga kolumner. Alternativt har du möjlighet att fritt ordna uppgif.webpter och visa definierade ikoner i aktivitetsfältet. De omfattande visningsalternativen i uppgif.webptsområdet garanterar att du snabbt kan skilja mellan viktiga och mindre relevanta uppgif.webpter. Du kan bestämma ordningen på dina uppgif.webpter genom att numrera dem och en separat kolumn för siffrorna. Du kan samtidigt bearbeta dina sammanfattade uppgif.webpter till en uppgif.webptslista, visa dem, öppna dem eller skriva ut dem tillsammans med veckokalendern.

Delegera och filtrera uppgif.webpter - särskilt användbara inom yrkesområdet

Om du inte hanterar varje uppgif.webpt personligen kan du automatiskt begära statusrapporter. Den automatiska statusinformationen ger dig en överblick över slutföringsnivån vid vilken uppgif.webpten för närvarande är. Detta alternativ är särskilt viktigt i en professionell miljö när relevanta uppgif.webpter delegeras. Uppgif.webpter som redan har delegerats kan när som helst överföras till en annan anställd. Förutom statusrapporter för delegerade uppgif.webpter har Outlook en professionell filterfunktion för uppgif.webpter. Du kan använda detta för att filtrera uppgif.webpter enligt definierade kriterier. Bland annat är det möjligt att specifikt:

• Visa alla uppgif.webpter som har tilldelats en specifik anställd
• Som har ett specifikt förfallodatum eller
• har en definierad post i ämnet.

Uppgif.webpter kan också konverteras till ett möte med dra och släpp utan att behöva skapas igen.

Dricks:

Använd specifika Outlook -mallar för att snabbt skapa möten eller uppgif.webpter som i princip har samma struktur. På så sätt sparar du mycket tid, eliminerar uppsägningar och planerar möten och uppgif.webpter effektivt.

Från och med Outlook 2007 är uppgif.webpter som redan har flyttats till arkivet fortfarande synliga om de har markerats för uppföljning. Användare som hanterar många uppgif.webpter i Outlook uppskattar detta alternativ. Det är värdefullt för att bli påmind om uppgif.webpter, e-post och möten som lagras i arkivmappen.

Outlook 2003 -användare har ett speciellt alternativ när det gäller visning av uppgif.webpter och möten. Du kan visa att-göra-listan i kalendern. På så sätt kan du hålla koll på dina möten och uppgif.webpter samtidigt. Användare av andra Outlook -versioner kan använda vyinställningarna för att avgöra vilka områden i Outlook som ska visas.

Programvarutips:

Vill du se dina Outlook -uppgif.webpter, agenda och kalender på skrivbordet utan att öppna Outlook? I det här fallet kan du använda gratis DeskTask -programmet. DeskTask körs under Windows 10 och kan användas med alla kända Outlook -versioner.

Slutsats: perfekt organisera möten och uppgif.webpter i Outlook

Med Microsoft Outlook får du en komplex och genomtänkt program för att organisera dina möten och uppgif.webpter perfekt. Outlook erbjuder olika alternativ för att genomföra möten, mötesförfrågningar och återkommande möten. Dessutom kan kalendervyerna anpassas. Möten kan delas eller konverteras till uppgif.webpter med bara några klick. Ansvarsområdet är särskilt värdefullt när olika aktiviteter och krav inom den professionella eller privata sektorn måste kanaliseras förnuftigt. Tack vare sin användarvänliga struktur bidrar Outlook till en professionellt organiserad kalender.