Outlook: Att känna till och använda tips och tricks

Vi har all information för dig!

Microsoft Outlook är ett av de mest kända och effektiva kommunikationsprogrammen på programvarumarknaden. Förutom de välkända funktionerna, som att ändra teckensnitt eller färg, anpassa formatering, starta stavningskontrollen eller öppna kalenderfönstret, finns det andra insider tips och tricks som varje användare bör känna till. Dessa tips och tips gör det möjligt för Outlook -användare att få ut det mesta av Outlook för att hantera Outlook snabbare och mer exakt.

Tips och tricks för Outlook

I grund och botten står varje användare inför frågan om de ska använda ett betalt kommunikationsprogram som Microsoft Outlook eller om de är nöjda med gratisprogram som Microsoft Mail eller Mozilla Thunderbird. Om du har bestämt dig för Microsoft Outlook, uppstår också frågan om du ska köpa Outlook eller Office i 32- eller 64 -bitarsversionen.

Detta är en principfråga och hur kraftfull datorn används. Med en 32-bitarsversion kan maximalt 4 GB RAM-minne installeras. Däremot stöder ett 64-bitars operativsystem ett betydligt högre RAM-minne och har därmed en högre prestandanivå. Som regel kan 8 GB, 16 GB eller mer RAM -minne användas.

Användare kan hitta manualer för alla program och funktioner i Outlook och förutom alla andra program från Microsoft på Internet på följande länk: docs.microsoft.com/de-de/.

Starta Outlook snabbare och minska datafilens storlek

Dagligt arbete med Outlook är roligt när programmet fungerar snabbt och utan funktionsfel. Om programmet startar långsamt och långsamt kan det finnas för många eller för långsamma tillägg att skylla på. I det här fallet är det viktigt att ta bort onödiga tillägg för att påskynda systemet igen.

Stora PST- eller OST -filer kan också bromsa ett system och kommunikation med Microsoft Outlook. Av denna anledning är det vettigt att kontrollera storleken på PST -filen med jämna mellanrum. All information och inställningar från Outlook sparas som en post i en PST- eller OST -fil. Filens storlek kan minskas genom att annars lagra eller arkivera mappar eller stora volymfiler.

Efter en stor åtgärd där filer kontrolleras och raderas kanske datafilen inte krymper i storlek samtidigt. Detta beror på att Outlook inte omedelbart rensar upp datafilen efter att information har raderats. Alternativt kan komprimeringen av datafilen också initieras manuellt. Denna procedur gör att nödvändiga säkerhetskopior kan utföras snabbare. Dessutom startar Outlook snabbare.

Viktig: Kontrollera mappen "Skickade artiklar" kontinuerligt. I många fall innehåller den en enorm mängd data och bilagor som inte är absolut nödvändiga. Om du vill spara lagringsutrymme kan det vara effektivt att delvis tömma mappen "Raderade objekt".

Det kan också vara intressant och praktiskt att spela in och utvärdera de gånger du arbetar med Outlook. Att veta hur långa arbetssteg tar kan vara viktigt, inte bara för egenföretagare, frilansare eller arbetsgivare. Privatpersoner drar också nytta av utvärderingen av informationen, som enkelt kan överföras till Microsoft Excel.

E-post och e-posttrafik: tips för bättre översikt och effektivitet

Det finns många tips och tricks där ute om att skriva och skicka e -post och allmän e -posttrafik. Visste du till exempel att du med Outlook kan stänga alla fönster samtidigt?

• I Outlook upp till version 2007 ringer du Arkiv → Alla element närbild.
• Ta kommandot i Outlook 2010 Visa → Fönster → Stäng alla objekt.

För övrigt stänger dessa kommandon inte bara meddelanden utan också alla andra Outlook -fönster. Om du ännu inte har sparat ändringar i ett av fönstren ger Outlook dig möjlighet att göra det.

Ett annat viktigt tips för Outlook är att lägga till ämnet i inkorgen efteråt. Att lägga till ämnet i ett meddelande senare kan vara användbart för att kunna söka efter e-postens innehåll mer effektivt och snabbare i framtiden. När det gäller e-postmeddelanden som skickas med eller utan ett kort ämne är det vettigt att byta ämne senare.

Gör Outlook tydligt - så här fungerar det

Tydlighet är i grunden en viktig fråga i Outlook. Till exempel undrar många användare hur du kan hålla reda på många meddelanden och skilja det viktiga från det oviktiga. Ett sätt är att anpassa vyer i Outlook. Målet med varje ändring av inställningarna bör vara att inkorgen är hanterbar. E-postbehandlingseffektivitet kan också inkludera automatisk sortering av inkorgen i kronologisk ordning. Denna procedur gör det till exempel möjligt efter en lång frånvaro från semestern att Outlook kan öppna nästa olästa e-post istället för nästa lästa meddelande.

Funktionen att visa meddelanden för varje mottagare eller generellt visa relaterade e-postmeddelanden tillsammans kan också vara avgörande. De viktigaste inställningsalternativen finns i "Visa" -menyn.

Insider tips:

I Outlook kan du också använda vyinställningarna för att visa det totala antalet meddelanden i mappen istället för antalet olästa meddelanden i inkorgen.

Öppna ett nytt mejl - var som helst, när som helst

Dubbelklicka på ett ledigt utrymme i en mapp eller i inkorgen för att öppna ett fönster där du kan skriva ett nytt e-postmeddelande.

Detta fungerar dock bara på lediga platser under e-postlistan-annars öppnar Outlook det e-postmeddelande som du klickade på. Du kan dock dölja e-postlistan genom att klicka på plusikonen bredvid den kolumn som för närvarande grupperas i Outlook upp till version 2007. Minimera listan i Outlook 2010 genom att klicka på den svarta triangeln bredvid den grupperade kolumnen.

Skicka innehållet i Urklipp som ett e-postmeddelande

Har du skrivit något i Outlook eller i ett annat program och vill skicka den här texten som ett e-postmeddelande (eller som en del av ett e-postmeddelande)?

1. Markera textavsnittet och kopiera det till Urklipp med Ctrl + C.
2. Byt till Outlook (oavsett vilken modul som är öppen för närvarande).
3. Tryck på Skift + Ins - Outlook öppnar ett nytt e -postfönster och kopierar innehållet i Urklipp till det.

Om inget e-postfönster visas klickar du på något element i Outlook-fönstret (detta kan också vara en tid eller en kontakt) och trycker på Skift + Ins igen.

Acceptera eller avvisa inbjudningar med en kortkommando

Har du fått en mötesförfrågan? Om du vill acceptera det, välj det i inkorgen och tryck på Alt + C ("c" för "aCcept", översatt: "acceptera"). Om du vill avböja det väljer du det och trycker på Alt + D ("D" för "avvisa").

Upprepa den senaste sökningen i Outlook

Du vet säkert att du har ett långt mejl med Redigera ⇒ Hitta (upp till Outlook 2003) eller Meddelande ⇒ Sök eller sök efter en teckensträng med kortkommandot F4. Så länge du har öppnat sökrutan kan du använda knappen Fortsätt leta hoppa till nästa förekomst.

När du har stängt dialogrutan trycker du på tangentkombinationen Shift + F4 - Outlook hoppar till nästa förekomst utan att först öppna dialogen.

Så snart du har nått den sista platsen visar Outlook ett motsvarande meddelande.

Sortera och söka i Outlook ännu snabbare

Vill du visa alla e-postmeddelanden från den aktuella mappen som kommer från en specifik avsändare? Gör så här i Outlook upp till version 2007:

1. Klicka i sökfältet eller tryck på Ctrl + E för att placera markören i sökfältet.
2. Ange de första bokstäverna i avsändarens namn. Outlook filtrerar nu bort alla e-postmeddelanden som innehåller söktexten som anges i avsändaren, ämnet eller meddelandetexten.
3. Klicka på kolumnrubriken frånså att e-postmeddelandena från denna avsändare visas tillsammans.

I Outlook 2010 finns det en snabbare variant (men tyvärr bara från den här versionen):

1. Klicka på kolumnrubriken frånatt sortera efter den här kolumnen. På detta sätt visas alla e -postmeddelanden från varje avsändare varandra under varandra.
2. Ange de första bokstäverna som börjar med avsändarens namn. Detta tar dig till det första e -postmeddelandet från den här avsändaren.

Fyll automatiskt i adressfältet i Outlook

Outlook föreslår vanligtvis e-postadresser som redan används så snart du skriver en eller två bokstäver i PåFältet har angetts. Outlook söker i listan över tidigare angivna e-postadresser (listan för automatisk komplettering). Om detta inte händer kan du använda Ctrl + K för att söka efter lämpliga poster i adressboken.

Visa filnamnen på systemen direkt

Upplever du ofta att du får en hel rad bilagor i ett e-postmeddelande och har svårt att skilja filerna åt eftersom namnen bara skiljer sig i slutet, men Outlook visar inte filnamnen i sin helhet? Sedan måste du öppna e -postmeddelandet först för att se de fullständiga namnen.

I Outlook kan du också göra detta utan att öppna e-postmeddelandet. Du hittar ditt eget kommando i snabbmenyn (i inkorgen), som du kan använda för att öppna en undermeny där namnen på alla system kan ses. Från undermenyn kan du öppna enskilda system direkt med tillhörande program. Kommandot i snabbmenyn kallas Visa bilagor.

Flytta e -post utan att dra och släppa

E-postmeddelanden kan vanligtvis flyttas till en mapp med hjälp av dra och släpp. Ibland är det dock inte praktiskt att dra och släppa, till exempel vid "byte av mus" på vissa bärbara datorer. Ett kommando från snabbmenyn hjälper:

• I Outlook upp till version 2007 klickar du på e-postmeddelandena med höger musknapp och ringer kommandot Flytta till mapp på. Välj önskad målmapp i dialogrutan som nu öppnas och klicka på OK.
• I Outlook 2010 klickar du på e-postmeddelandena med höger musknapp och öppnar kommandot Flytta och välj den mapp du vill ha från undermenyn som nu öppnas. Men bara toppmapparna visas i undermenyn; Mer djupt kapslade mappar finns via menyposten I en annan mapp.

Hantera e -postlagring och internetanslutning

Om du vill skicka ett e-postmeddelande med en stor bilaga på mer än 20 MB via din Outlook, får du med största sannolikhet ett felmeddelande med standardinställningarna i Outlook. Microsoft Outlook begränsar storleken på filerna som du kan skicka till 20 MB eller 10 MB för Exchange -konton. Denna gräns hindrar din dator från att kontinuerligt ladda upp överdimensionerade bilagor som överskrider gränserna för de flesta internetleverantörer. Du kan skicka bilagor som är större än genomsnittet via OneDrive eller en annan molnleverantör. Särskilt bilder och grafik kan ta mycket plats. Av denna anledning har du från Outlook 2010 alternativet att komprimera bilder innan du skickar dem via e-post.

Om du inte har en tillräckligt snabb eller bara en dyr internetanslutning på semester eller på affärsresa, är det vettigt att bara ladda ner rubrikerna för e -postmeddelanden i Outlook som ett första steg. I det här fallet ser du följande information i varje e -postmeddelande:

• Referens,
• Avsändare,
• Mottagare,
• Skicka datum.

Först när du öppnar ett e -postmeddelande kommer det att laddas ner helt. Du gör inställningarna i Outlook -alternativen.

Programvarutips:

Om du vill radera dubbletter av e-post automatiskt kan programmet MoDupRemover vara intressant och effektivt. Det har systematiskt tagit bort dubblettmeddelanden sedan de första dagarna av Outlook och är kompatibel med den nuvarande versionen av Outlook och Windows 10.

Videohandledning - experttips: Hur du sparar en personlig anteckning i Outlook

Experttips "egen anteckning"

I vissa fall kan det vara viktigt att lägga till personliga anteckningar i ett e -postmeddelande. Outlook erbjuder detta alternativ för sina användare med funktionen "Public Message". Med den här funktionen kan du skapa ett meddelande i din inkorg eller i en specifik mapp utan att först behöva skicka det. Trots den vilseledande termen "offentligt meddelande" är denna anteckning bara synlig för användaren. Det kan inte skickas eftersom det inte har ett mottagarfält. I Outlook 2010 och senare, ring kommandot "Start> Nya objekt> Ytterligare objekt> Lägg upp offentligt meddelande i den här mappen". I den nuvarande versionen av Outlook 365 kallas funktionen "Lägg till i den här mappen." Du hittar alternativet i "Start" -bandet.

Du kan professionalisera dina egna anteckningar eller meddelanden i allmänhet med snabba delar. I likhet med seriemoduler i Microsoft Word består snabbmoduler i Outlook av färdiga texter eller textdelar som kan sparas som snabbmoduler på fliken "Infoga" i kategorin "Text". I princip kan en eller flera snabba delar växa från varje e -postmeddelande.

Skriv ut och spara e -postmeddelanden

Alla meddelanden är inte viktiga och måste behållas. Vissa e-postmeddelanden är också viktiga ur professionell eller privat synvinkel och bör arkiveras och skrivas ut. Även om Outlook har en bra utskriftsfunktion ombord, skrivs inte alla utarbetade e-postmeddelanden ut korrekt. Detta fungerar utan ansträngning genom att visa e-postmeddelandet i webbläsaren. Utskriften fungerar också med meddelanden formaterade i html. I webbläsaren hittar du också specifika vyinställningar som du kan förhandsgranska och ställa in utskriften på.

Sökmapp

I Outlook hittar du både sökmappar på systemsidan och du kan också skapa personliga sökmappar. Med sökmappar kan du sortera dina mejl enligt fördefinierade kriterier. Befintliga sökmappar finns i menyfliksområdet. Du kan också skapa nya sökmappar där.

Viktiga kortkommandon och snabba steg:

1. Öppna snabbmenyn via tangentbordet: Tryck på Skift + F10.
2. Öppna dialogrutan: Ctrl + Skift + Y.
3. Flytta meddelanden till en mapp: CTRL + SKIFT + V.
4. Skapa en anteckning (från varje modul): CTRL + N eller CTRL + SKIFT + N.
5. Skriv ut flera e-postmeddelanden samtidigt: håll ned CTRL-tangenten och klicka på e-postmeddelandena efter varandra med musen.
6. Radera olästa, oviktiga mejl med ett klick: CTRL + A.
7. Starta Outlook bara en gång: C: \ Program Files \ Microsoft Office \ OFFICExx \ outlook.exe "/ recycle (För xx anger du versionsnumret för din Outlook och kopierar kommandot till kommandotolken med ett högerklick)

Slutsats: Använd Outlook -tips och tricks av effektivitetsskäl

Framför allt värderar användarna Microsoft Outlook: s användarvänlighet och funktioner, som inkluderar många andra verktyg och funktioner utöver att komponera och skicka e-post. Att känna till de allmänna funktionerna i Outlook är viktigt. Av effektivitetsskäl är det dessutom fördelaktigt att testa och tillämpa ytterligare tips och tricks. Med dem är det möjligt att få ut det mesta av Microsoft Outlook, att bearbeta varje uppgif.webpt professionellt och att använda alla möjligheter som programmet erbjuder för privata eller affärsanvändare.