Skanna dokument: instruktioner och gratisprogram

Nå ditt mål enkelt med dessa steg-för-steg-instruktioner

Om du har pappersdokument hemma som du vill säkra digitalt kan du skanna dem. Även på många kontor finns det fortfarande gamla filer och dokument som måste överföras till den digitala världen. Med en skanner är det enkelt att skapa digitala bilder av analoga dokument. Även foton eller diabilder kan skannas och arkivering görs inte bara i lådor och fotoalbum i källaren. Skanning skapar en 2D -utskrift av det analoga dokumentet, som sedan kan redigeras på datorn efter behov.

Skanna dokument: det är därför det är vettigt

När du skannar ett dokument skapar det en digital version av det som du kan spara på din dator. Tack vare en skanning kan du:

• att säkerhetskopiera
• sortera efter
• att redigera
• duplicera
• skicka

Filen som skapats av ditt skannade dokument återger initialt informationen i originaldokumentet. Du kan sedan redigera filen som du vill med lämplig skanningsprogramvara. Oavsett om färgjusteringar eller sammanslagning av olika skanningar - du bestämmer om och hur du vill ändra din skanning.

Skanner: Du kan välja mellan dessa två varianter

För att skanna dokument behöver du en skanner. Det finns två varianter du kan välja mellan:

• Med en plattskanningsskanner har du en kompakt enhet med vilken du kan skanna DIN A4 -format och mindre dokumentstorlekar.
• Med en multifunktionsenhet kan du inte bara skanna, utan också skriva ut och kopiera. Tidigare hade många multifunktionella enheter också en faxfunktion integrerad, numera är det mer som WLAN eller Bluetooth som är inbyggt i enheterna.

Multifunktionella enheter är betydligt större än plattskannrar och används därför oftare på kontor eller arbetsmiljöer. Om du har en multifunktionsenhet och om du skannar och skriver ut ofta är det bäst att köpa en med dokumentmatare så att du inte behöver fylla på varje pappersark separat.

Skanna dokument: så här fungerar det

För att skanna dokument behöver du en dator och en skanner.

Anslut skannern till datorn.

Lägg sedan dokumentet med den sida som ska skannas nedåt på glasskivan på den påslagna skannern.

Tryck sedan på "Scan" -knappen så ser du bilden av dokumentet som visas på din datorskärm efter några sekunder med ett klick.

Spara dokumentet när du är nöjd.

Om du vill ändra något kan du upprepa skanningen efter att du har justerat inställningarna.

Efter skanning, redigera dokumentet som du vill med vald programvara. Till exempel, om du skannade det i en vinkel, kan du räta ut det med ett program som Scantailor.

Spara det så snart du har redigerat det.

Med rätt programvara, till exempel iCopy, kan du också skriva ut dina genomsökningar direkt om du har en skrivare ansluten till din dator. Med e-postprogram som Microsoft Outlook, Thunderbird eller Windows Mail är det möjligt att skicka genomsökningar direkt som e-post. Du kan digitalisera och dela pappersdokument direkt. Förresten, Microsoft Outlook leverans omfattar också ScanPST - du kan använda det här programmet för att reparera din personliga mapp i Outlook.

dricks

Se till att du ställer in skannern på rätt upplösning innan du skannar. Annars kan textelement se suddiga ut. Välj en upplösning på 300 dpi för svartvita textdokument. Om du har att göra med text på färgat papper kan du också justera skanningens ljusstyrka uppåt - med 10 procent.

Ju fler färger och grafik du skannar, desto större blir filen i slutändan. Om du vill spara lagringsutrymme och påskynda genomsökningen kan du ställa in färginställningarna för skanning till svartvitt om färgerna inte är så viktiga för ditt digitala dokument.

Du behöver inte ladda ner ytterligare programvara från Internet för att skanna. Du behöver bara detta om du vill redigera ditt digitala dokument senare. De flesta skannrar levereras med tillhörande programvara som du kan använda för att skanna och göra grundläggande inställningar. I Windows 10 behöver du ingen programvara för att skanna.

Skanna i Windows 10

1. Installera skannern innan du startar.

2. Öppna startmenyn längst ned till vänster och ange sedan "Windows Fax och skanna" i sökfunktionen.

3. Klicka på programmet och gå sedan till "Ny skanning".

4. Under "Förhandsgranskning" kan du justera det område du vill skanna som du vill.

5. Nu kan du välja i vilket format du vill spara din genomsökning. Det är också möjligt att spara skanningen som en PDF -fil.

6. Efter genomsökningen hittar du dina skannade dokument i mappen "Dokument" -> "Skannade dokument"

7. Du har också möjlighet att vidarebefordra filen till andra personer som e -post eller fax under skanningen.

   

Spara dina skanningar i detta format

Som regel sparas skanningar i JPEG.webp- eller JPG.webp -format (Joint Photographic Experts Group). JPEG.webp -formatet är det mest populära formatet för att spara bildfiler eftersom en skanning inte är mer än en bildfil. JPEG.webp fungerar pixelbaserat och både kompatibilitet och användbarhet är höga. Nästan alla program kan också öppna JPEG.webp -format eller konvertera andra filformat till JPEG.webp. Vid skanning kan det dock bli en liten kvalitetsförlust om dokumentet sedan sparas som en JPEG.webp. Vid allvarliga avvikelser kan detta dock vanligtvis kompenseras för och bearbetas med programvara.

Andra format är PNG- och TIFF -format. PNG är särskilt lämpligt när bildfiler ska komprimeras. Med TIFF kan filer konverteras utan att kvaliteten försämras. Filer i Tiff-format kan också efterbehandlas särskilt bra med grafikprogram.

Spara skanningar som PDF med Adobe Acrobat

För att spara en skanning som en PDF krävs textigenkänning, även känd som OCR (Optical Character Recognition). Denna optiska teckenigenkänning gör det också möjligt att söka efter bilder eller grafik efter textelement så att de konverteras och konverteras till redigerbara och sökbara filer. Bildfiler i JPEG.webp -format är till exempel inte under Windows 10 kan du välja att spara din skanning som en PDF direkt när du skapar skanningen. Om du använder programmet Adobe Acrobat kan du spara dina skannade filer direkt som en PDF -fil. Du kan sedan antingen skanna pappersdokumentet med automatisk färgigenkänning och spara det som en PDF-fil, eller så kan du ställa in dina egna personliga specifikationer under "Användardefinierad skanning".

Du kan välja bland dessa standardvärden:

• Automatisk färglägesdetektering
• Färgdokument
• Svartvitt dokument
• Gråskala dokument
• Färgfoto

Du kan också välja om du vill skanna flera filer som en PDF -fil samtidigt. Du kan sedan optimera de skannade PDF -filerna. Tyvärr är Adobe Acrobat inte gratis om du vill använda det långsiktigt - en testversion är gratis.

Topp 5: Dessa kostnadsfria skannings- och utskriftsprogram rekommenderas

ABBYY Fine Reader

Med FineReader kan du skanna, redigera skanningar och konvertera dina skanningar till PDF -dokument. Du kan kommentera dokumenten och dela dem med andra, samtidigt som du håller reda på de ändringar som har gjorts i din fil. Dina skanningar kan också konverteras till Excel- eller Word -filer.

Readiris Pro

Programvaran Readiris Pro är kompatibel med Windows 7,8 och 10. Du kan konvertera dina skanningar till PDF, eBook -format ePub, RTF, TXT, HTML, JPEG.webp, PNG, TIFF och mycket mer. Du behöver inte begränsa dig till rent textbaserade dokument. Programvaran kan också läsa textelementen från bilder och bara extrahera dessa. Om du sparar dina skanningar som PDF med Readiris Pro kan du också använda programmet för att sedan slå samman, komprimera och organisera dina PDF -filer.

PaperScan

Med PaperScan kan du skanna dokument, ritningar och foton. Du kan rotera, flytta, spegla eller ta bort skanningarna som du vill. Reparationer av filerna kan också utföras med ett knapptryck, till exempel justering av sprickor eller hål som finns på den analoga mallen. Du kan också justera färger som du vill och ditt dokument kan också konverteras till gråskala eller svartvitt. Du kan också välja mellan många filter. Följande format kan väljas:

• PDF
• JPG.webp
• PNG
• TIF
• WEBP
• JP2
• JB2

NAPS 2

NAPS 2 står för ”Not Another PDF Scanner” och är ett okomplicerat verktyg för att skanna dina dokument och bilder. Skannern behöver inte installeras separat via en drivrutin, utan känns igen automatiskt av programmet. Du kan redigera dina skanningar innan skanningen, till exempel genom att ange bildavsnittet. Tack vare automatisk textigenkänning kan du snabbt kopiera text från dokument. Du kan spara dina skanningar i vanliga JPG.webp-, PNG-, TIFF- och naturligtvis PDF -format.

VueScan Free Edition

Över 1850 skannrar stöds av VueScan Free Edition. Med den fria programvaran kan du inte bara skanna dokument, utan också bilder och filmer. Du kan välja mellan olika kvalitetsnivåer för att digitalisera dina mallar så bra som möjligt. Du kan också beskära dina skanningar i förväg, justera färger och välja olika filteralternativ.

Dricks:

Dokument kan också skannas med en smartphone. Med appar som Adobe Scan eller CamScanner kan du enkelt ta bilder av dokument med kameran på din smartphone. Adobe Scan möjliggör till och med textigenkänning med OCR. Efter skanningsprocessen kan du spara bilden på din smartphone, skicka den eller ladda den i ett moln.

Slutsats: skanna dokument och redigera dem som du vill

Om du vill digitalisera pappersdokument kan du inte undvika att skanna dem. Detta kan göras med en smartphone, men en skanner är bättre och har fler alternativ. Beroende på hur mycket du skannar, skriver ut och kopierar köper du antingen bara en plattbäddsskanner eller en multifunktionell enhet. Med Windows 10 behöver du inte längre någon ytterligare programvara för att skanna dina dokument. Om du vill redigera, konvertera, klippa eller slå samman dina skanningar behöver du ett extra program som VueScan eller Readiris Pro. Beroende på operativsystem kan du också behöva ytterligare programvara för att konvertera dina skanningar till en PDF -fil. Se till att detta också inkluderar optisk textigenkänning (OCR) så att dina genomsökningar är redigerbara och sökbara.