AutoArchive - standardinställningar kontra individuella inställningar

Den automatiska arkiveringen kan konfigureras individuellt. Först och främst definiera standardinställningarna: Hur ofta arkiveras, hur "gamla" måste data vara så att de kan arkiveras, i vilken fil data ska lagras

Du definierar standardinställningarna för arkivfunktionen enligt följande:

1. I Outlook upp till version 2007, ring kommandot EXTRA >> ALTERNATIV och öppna registret MER. I Outlook 2010, ring kommandot FIL >> ALTERNATIV och öppna fliken AVANCERAD.
2. I Outlook fram till 2007 klickar du på knappen AUTOARCHIVE, i Outlook 2010 på AUTOARCHIVE INSTÄLLNINGAR. Arkiveringsinställningarna är effektiva för alla Outlook -moduler - om du inte ändrar dem för enskilda moduler eller mappar.
   
3. Aktivera alternativet AUTOARKIV VARJE X DAGAR och ange med vilket intervall arkiveringen ska utföras.
4. Om du tycker att det är irriterande att behöva bekräfta en dialogruta för varje arkiveringsprocess, inaktivera alternativet STARTA AUTOARKIVERING EFTER BEKRÄFTELSE.
5. Om du markerar e-postmeddelanden som du inte längre behöver som utgångna i din Outlook och inte vill arkivera dem, aktivera alternativet RADERA UTGÅNGADE ARTIKLAR (endast e-postmapp).
6. Aktivera i alla fall alternativet ARKIV ELLER RADERA GAMLA ELEMENT.
7. Om du aktiverar alternativet Visa arkivmapp i mapplista, öppnar Outlook automatiskt arkivfilen efter arkivering och visar den i mapplistan. Detta innebär att du kan fortsätta att komma åt de arkiverade uppgif.webpterna omedelbart, men då måste du avstå från den snabba fördelen med outsourcing.
8. I fältet RADERA ELEMENT OM ÄLDRE ÄN, ange hur gammal informationen ska vara så att den flyttas till arkivet (eller raderas helt).
9. Om data ska överföras till arkivet aktiverar du alternativet MOVE OLD ELEMENTS TO och väljer önskad mapp via SÖK eller anger namnet på en ny arkivfil som Outlook ska skapa i fältet bredvid knappen.
10. Om du istället vill ta bort de gamla uppgif.webpterna på ett oåterkalleligt sätt, aktivera alternativet Slutligen ta bort gamla element. Så att alla gamla element tas bort omedelbart klickar du på ANVÄND INSTÄLLNINGAR TILL ALLA MAPPAR - men kom ihåg att detta inte kan ångras.
11. Stäng dialogrutor.

Individuella inställningar för enskilda moduler

Förutsatt att du har angett som en standardinställning att elementen ska flyttas till arkivet efter ett år, men du vill fortfarande ha möten från tidigare år i din möteskalender. Justera sedan inställningarna för kalendern:

1. Öppna kalendern.
2. Under MIN KALENDER högerklickar du på CALENDAR och åberopar kommandot EGENSKAPER. I exemplet arkiveras inte kalendern.
   
3. Öppna fliken AUTOARCHIVE.
4. Om du inte vill arkivera kalendern aktiverar du alternativet ARKIVERA INTE ARTIKLAR I DENNA MAPPA och fortsätter med steg 6. Om du vill använda andra än standardinställningarna, aktivera alternativet ANVÄND FÖLJANDE INSTÄLLNINGAR FÖR DENNA MAPP.
5. Justera inställningarna, till exempel åldern för de objekt som ska arkiveras, eller ange en annan arkivfil.
6. Stäng dialogrutan.

Individuella inställningar för enskilda mappar, mötesposter eller mejl

Outlook ger dig möjlighet att utesluta dessa objekt från automatisk arkivering. Gör så här:

1. Öppna önskat element, till exempel ett viktigt e -postmeddelande eller ett möte.
2. I fönstret för e -post, möte eller uppgif.webpt, öppna kommandot "Arkiv, Egenskaper".
3. Aktivera alternativet "Ingen automatisk arkivering av detta element" och stäng dialogrutan.