Diabilder som endast används för vissa målgrupper

Du kanske känner till detta: Du har skapat en omfattande presentation, men vill nu, beroende på målgrupp, bara presentera ett utdrag ur den.

Till exempel bör en grupp tittare i första hand lära sig detaljer om avdelning A, eftersom de endast gäller denna information. En annan grupp åskådare bör endast informeras om avsnitt B.

Eller en produktpresentation är indelad i teknisk och kommersiell information och beroende på målgrupp - ingenjörer eller köpare - ska endast vissa bilder visas. Men alla borde se bilderna för företagspresentationen och de allmänna produktfunktionerna.

Eftersom många användare inte vet hur man löser detta problem är det inte ovanligt att flera filer skapas som presenteras för de enskilda grupperna. Nackdelarna är uppenbara: Antalet filer ökar. Ännu värre: Om bilder som visas i varje kopia ska ändras senare är sök- och uppdateringsarbetet ganska högt.

Därför erbjuder Powerpoint lösningen med funktionen användardefinierad presentation (i tidigare versioner målgruppsorienterad presentation)!

Vad betyder termen ”Anpassad presentation”?

En användardefinierad presentation är inget annat än ett urval av bilder från en större bildpool eller den övergripande presentationen. Användardefinierade presentationer är därför olika delversioner av en presentation som är skräddarsydda för olika målgrupper. I de enskilda delversionerna visas bara de bilder som är relevanta för respektive publik.

Ett exempel: Den övergripande presentationen består av totalt 6 bilder. För kollegorna från avdelning A är dock endast bild 1, 4, 5 och 6 relevanta. Kollegorna från avdelning B behöver bara bild 1, 2, 3 och 6.

Fördelar med anpassad presentation

Naturligtvis kan du också skapa din egen presentation för varje publik och sedan spara dem med ett annat namn. Den anpassade presentationen har dock tre huvudsakliga fördelar:

• Du sparar lagringsutrymme eftersom du bara arbetar med en fil.
• Du behöver inte skapa en fil för olika målgrupper och söka efter dem senare. Det kan inte hända dig att du har "fel" presentation med dig, eftersom alla relevanta bilder alltid finns i en fil.
• Du kommer sannolikt att använda några bilder i flera anpassade presentationer. När dessa uppdateras behöver du bara göra ändringarna i en fil.

Hur man skapar en anpassad presentation från PowerPoint 2007 och framåt

Gör så här för att skapa en målgruppsorienterad presentation i en PowerPoint-fil:

• Öppna den övergripande presentationen där du vill skapa delpresentationerna.
• Klicka på fliken Bildspel på knappen Anpassat bildspel och sedan vidare Målgruppsorienterade presentationer.
• Klicka på i dialogrutan Ny. Ge ett namn för din underpresentation.
• I den vänstra listrutan markerar du de bilder som du vill ska visas i den målgruppsorienterade presentationen och klickar på Lägg till.

• Bekräfta med OK och klicka sedan på Sluta.

Hur man levererar den anpassade presentationen från och med PowerPoint 2007

Det enklaste och enklaste sättet att visa en viss underpresentation är följande:

• Öppna hela filen.
• Byt till fliken Bildspel.
• Klicka på knappen Anpassat bildspel och välj sedan den post du vill ha.

Hur man skriver ut en målgruppsorienterad presentation från PowerPoint 2007 och framåt

Du har hållit din presentation inför avdelning A och vill nu ge publiken exakt de bilder som du diskuterade i föreläsningen. En möjlighet skulle vara att skriva ner sidnumren på motsvarande bilder och sedan ange dessa som sidorna som ska skrivas ut.

Det är dock mycket lättare, eftersom PowerPoint redan har noterat vilka bilder som passar din anpassade presentation. Vid utskrift kan du därför helt enkelt välja vilken version du vill skriva ut.

Så här fungerar det i PowerPoint 2010:

• Öppna presentationen.
• Välja fil - Att trycka.
• Klicka nedan inställningar på knappen Skriv ut alla bilder. Du kommer nu att presenteras med olika alternativ.
• Välj på Målgruppsdefinierad presentation versionen du letar efter. Bekräfta ditt val med knappen Att trycka.

Så här fungerar det i PowerPoint 2007:

• Klicka på Kontorsknapp och sedan vidare Att trycka.
• Välj i dialogrutan Skriv ut som Tryckområde alternativet Målgruppsorienterad presentation. Välj rätt version till höger om den. Bekräfta med OK.

Hur man skapar en anpassad presentation från PowerPoint 2003 och framåt

Gör så här för att skapa en målgruppsorienterad presentation i en PowerPoint-fil:

• Öppna presentationen där du vill skapa delpresentationer.
• Klicka du i menyn Bildspel på alternativet Målgruppsorienterade presentationer.
• Klicka på i dialogrutan Ny.
• Ge ett namn för din underpresentation.
• Markera de bilder som du vill ska visas i den målgruppsorienterade presentationen i den vänstra listrutan och klicka på Lägg till.
• Bekräfta med OK och klicka sedan på Sluta.

Hur du levererar den anpassade presentationen från och med PowerPoint 2003

• Öppna hela filen.
• Klicka du i menyn Bildspel på Målgruppsorienterade presentationer.
• Välj den version du vill ha i dialogrutan och klicka på Demonstration.

Hur man skriver ut en målgruppsorienterad presentation från PowerPoint 2003 och framåt

• Välj i menyn fil kommandot Att trycka.
• Aktivera i dialogrutan Att trycka under Tryckområde alternativet Målgruppsorienterad presentation. Välj rätt version till höger om den. Bekräfta med OK.