Med dessa steg kan du skriva ett Outlook-e-postmeddelande snart
Att skriva e-post är en del av de flesta människors vardag. Det har blivit normalt att skriva ut personliga eller affärsmail eftersom fördelarna med e -postkommunikation är uppenbara. Framför allt är det svårt att slå hastigheten med vilken ett meddelande når mottagaren. Förutom de välkända budbärartjänsterna som WhatsApp eller Telegram är e-post fortfarande ett av de viktigaste och mest accepterade internationella kommunikationsmedlen.
Detta beror också på att det är lite ansträngning att skriva ett e -postmeddelande. Nästan alla har för närvarande sin egen e -postadress. Det mest kända e-postkommunikationsprogrammet är Microsoft Outlook. Både i sin betalda version för Windows -datorer och i sin gratisversion på surfplattor och smartphones används den av miljontals användare varje dag. Förutom den konventionella skrivningen av e-postmeddelanden kan meddelanden i Outlook också skapas från en mall. Det är också möjligt att spara textmoduler och infoga dem i e-post för att designa e-postmeddelanden mer effektivt.
Videohandledning: hur du skriver och skickar ett e -postmeddelande i Outlook
Skriv ett e -postmeddelande i Outlook - så här fungerar det
Om du vill skapa ett e-postmeddelande i Microsoft Outlook navigerar du till fliken "Start" i det första steget. I det övre menyfältet på "Start" -fliken hittar du knappen "Ny" under " Ny ”-knapp.
Efter att ha klickat på fältet "Ny e-post" öppnas ett nytt fönster. I meddelandefönstret kan du skriva och skicka ett nytt e -postmeddelande.
Om du vill skriva ett meddelande på ett annat brevhuvud, välj knappen "Nya objekt" istället för "Ny e-post".
I alternativet "E-postmeddelande med> Annat brevpapper" kan du öppna och spara ett annat brevpapper som bakgrund för posten.
Urvalsfälten "Från", "Till", "Cc" och "Bcc" och ämnet är avgörande för att skriva ett nytt meddelande. Följande betydelse är dold bakom de enskilda fälten och förkortningarna:
|
fält |
menande |
|
från |
I fältet "Från" anger du det e -postkonto som ditt meddelande ska skickas från. Om du hanterar flera konton i Outlook kan du välja från vilket konto e-postmeddelandet ska skickas. |
|
På |
Mottagarens e -postadress måste anges i fältet "Till". Ordningen på namnen vid val av e-postadresser kan visas alfabetiskt i fältet "Till". Dricks: Microsoft Outlook registrerar alla angivna e-postadresser i den så kallade listan för automatisk komplettering. Från den lagrade informationen föreslår programvaran lämpliga adresser när du anger dem. Gratis verktyg kan hjälpa till att redigera listan med automatisk komplettering. |
|
Cc |
Förkortningen "Cc" betyder bokstavligen "kolkopia" och står för kopia på tyska. Om en mottagare får ett meddelande i Cc blir det klart att han inte är huvudmottagaren. |
|
Bcc |
"Bcc" -fältet betyder bokstavligen "blind kolkopia." Den engelska termen kan översättas som "dold eller osynlig kolkopia". Om en e-postadress anges i Bcc-fältet kan andra mottagare av meddelandet inte se till vem e-postmeddelandet skickades. Om du i efterhand vill veta vilka adressater som har fått ett e-postmeddelande från dig i Bcc, navigerar du till fältet "Detaljer" i e-postegenskaperna. |
|
referens |
Ämnet för ett e -postmeddelande visar ämnet eller den "röda tråden" för meddelandet. Det är bra att fylla i fältet "Ämne" med en begriplig rubrik. Om inget ämne skrivs in i ett meddelande kan detta leda till att posten identifieras och sorteras ut som skräppost med mottagarens spamfilter. Med en begriplig identifierare eller en förkortning i ämnet kan du visa mottagaren vikten av meddelandet. Förkortningar indikerar att detta uteslutande är ett infomail, en förfrågan eller en beställning. |
Förutom de nämnda fälten, som är viktiga för att skicka ett meddelande, behöver varje e-postmeddelande specifikt innehåll.
Detta kan anges individuellt i textfältet i meddelandet. Med ett klick i textfältet visas markören på första raden på skärmen. Som ett resultat kan e-postmeddelandet specifikt komponeras med text eller andra stilelement. Följande formateringsalternativ är tillgängliga för dig på fliken Meddelande:
Kopiera bilder och text från Urklipp
Du kan kopiera element, text eller bilder från Urklipp och samtidigt välja att kopiera textens format, till exempel teckensnitt, till din e-post. Bilder och grafik kan infogas i texten eller bifogas e-postmeddelandet som bilaga. Om bilden är för stor och har en filstorlek på flera megabyte kan du minska filstorleken i Outlook. Detta fungerar genom att markera bilden som ska infogas och redigera bildbilagorna på fliken "Information" på fliken "Arkiv". Med ett klick på markeringsfältet "Justera storleken på stora bilder när du skickar meddelandet", reduceras filen automatiskt.
Bädda in påminnelser för mottagare i e -post och citera korrekt
Kommandot "Flagga för mottagare" på fliken "Meddelande" är ett lämpligt verktyg som du kan använda för att automatiskt påminna mottagare att svara dig. Detta förfarande sparar dig en eller flera påminnelser.
I stället för att citera varje e-postmeddelande i sin helhet när du svarar och bifogar innehållet kan du ställa in i Outlook att endast det sista e-postmeddelandet bifogas. Denna typ av e -postmeddelanden är effektivare i många fall och hjälper till att hålla sakerna klara.
Den förinställda förkortningen "FW:", som står för "Vidarebefordra" i e-postkommunikation, kan ändras och originaltexten kan identifieras, till exempel genom indragning eller specialtecken.
Menyn "Text" - kommandocentralen för individuell formatering
Om du anger personlig text i textfältet hittar du olika knappar i "Text" -menyn för att formatera texten. Förutom att visa text med fet stil, kursiv och understryka texten kan du infoga punktpunkter eller numrering. Du kan också bestämma om din text ska vara centrerad, högerjusterad, motiverad eller vänsterjusterad och vilken färg och typsnitt som ska användas. Om Outlook raderar radbrytningarna i e-post med vanlig text utan HTML-formatering hjälper en ändring av inställningarna att lösa detta problem.
Menyn "Infoga" - bifoga bilagor och visitkort till meddelanden
I menyalternativet "Infoga" kan du lägga till en fil eller ett element som bilaga till din e-post. Du kan också skicka mottagna e-postmeddelanden som en bilaga. Detta kan vara viktigt när du skickar e -post till affärsdokument i PDF -format eller viktiga ritningar.
Om du vill se till att varje person som du korresponderar med via e-post har dina nuvarande kontaktuppgif.webpter kan du få detta automatiskt bifogat varje e-postmeddelande i form av ett digitalt visitkort (vCard) och skicka med det. Dessutom har du möjlighet att hantera dina signaturer i menyposten "Infoga". En signatur är en textdel i slutet av e -postmeddelandet som innehåller information om avsändaren. Undantag krävs enligt lag i affärsmail.
Om du också vill infoga aktuellt datum i ett e -postmeddelande kan du infoga detta med tangentbordsgenvägen ALT + SKIFT + D.
Markering och inställning av e -postens relevans
I Microsoft Outlook är det möjligt att markera enskilda meddelanden med en relevant notering. E -postmeddelanden med hög vikt visas separat för mottagaren. Trots denna identifierare finns det ingen garanti för att e-postmeddelanden markerade på detta sätt kommer att behandlas snabbare av adressaten. Av denna anledning är det tvistigt om märkningen "hög vikt" är meningsfull eller om en personlig uppmaning till en tidskritisk fråga är mer produktiv.
Stavning och skiljetecken - inbyggda verktyg för professionell copywriting
Förutom alternativen på fliken "Meddelande" ger flikarna "Infoga" och "Formatera text" ytterligare alternativ för att anpassa ditt meddelande.
När du skriver en text är det också viktigt att stavningen och skiljetecken i texten är professionaliserade. Uttryck eller kommafel distraherar och påverkar mottagaren negativt. Av denna anledning kan du låta texten kontrolleras automatiskt på fliken "Kontrollera" under menyalternativet "Stavning och grammatik".
Om du vill att ämnet ska ingå i rättelsen av stavningskontrollen utöver texten måste du ange detta i Outlook -inställningarna.
För äldre Outlook -versioner var Duden -korrigeringen tillgänglig som ett professionellt korrigeringsprogram som ett alternativ till den integrerade stavningskontrollen.
På fliken "Granska" kan du också läsa texten eller översätta den av datorn. Tesaurus hjälper dig att hitta meningsfulla synonymer för överflödiga ord och termer.
Skicka e-post till mottagare med knappen "Skicka"
När du har skrivit och kontrollerat texten i ditt meddelande helt måste du skicka det i det sista steget. Detta görs i textfönstret genom att klicka på "Skicka" -fältet. Om du inte är säker på om meddelandet ska skickas vid denna tidpunkt kan du alternativt aktivera autosparfunktionen.
Efter att ha klickat på "Skicka" -fältet utan att aktivera funktionen för automatisk sparning, kommer ditt meddelande att vara i mottagarens inkorg inom några sekunder.
Dricks:
Det kan hända att ett e-postmeddelande inte når mottagaren efter att det har skickats. I de flesta fall får du ett felmeddelande från tjänsteleverantören. I ett sådant fall har alla tidigare och nuvarande versioner av Microsoft Outlook möjlighet att skicka e-postmeddelandet på nytt i några få steg. Detta fungerar genom att klicka på knappen "Skicka det här meddelandet igen" på fliken "Meddelande".
Om e-postmeddelanden inte skickas när du är utomlands kan det bero på felaktiga kontoinställningar. I det här fallet är det användbart att kontrollera inställningarna och SMTP -porten.
sammanfattning
För långvariga användare av Microsoft Outlook såväl som för oerfarna användare är det enkelt att skriva ett e-postmeddelande med Microsoft Outlook och skicka det till en mottagare. På fliken "Hem" leder knappen "Ny e-post" till textfönstret för ett nytt meddelande. Detta kan individuellt formateras och professionaliseras med länkar, bilder och en signatur. Ytterligare flikar och alternativ garanterar att e-postmeddelanden kan komponeras och överföras specifikt när som helst. På detta sätt är kompetent kommunikation via e-post möjlig i både en professionell och en privat miljö.
