Fältfunktioner förenklar ditt dagliga arbete i Microsoft Word

Professionell och effektiv användning av manuella funktioner i Word

Ju mer professionellt och intensivt Microsoft Word används, desto högre krav ställs på ordbehandlingsprogrammet. Med ökad användningstid använder de flesta Word -användare fler och fler funktioner i programvaran och vet till exempel:

• Hur man bygger listor med flera objekt
• Visningen av stora bokstäver i Word i början av en rad undertrycker eller
• Infogar en innehållsförteckning och referenser i ett dokument.

Medan många av de dagliga arbetsstegen är utformade effektivt och underlagda med formler eller funktioner, finns det andra uppgif.webpter som fortfarande utförs manuellt för många professionella användare av Microsoft Word. Ett exempel är att infoga aktuellt datum i en bokstav, vilket i många fall görs manuellt. Det är vettigt att åtaga sig att på bästa sätt använda Word-funktionerna för att fungera effektivt och lösningsorienterat.

Hur kan du infoga datumet mer effektivt?

Använd till exempel den välkända tangentkombinationen "ALT + Shift + D" för att automatiskt bädda in datumet. Ett alternativ är att navigera till fliken "INSERT"" i menyområdet "TEXT" (Word 365, 2010 och 2007) eller i "INSERT" -menyn (Word 2003, 2002 / XP och 2000). I det här fallet fungerar funktionen "Infoga datum och tid" för dig.

Använd fältfunktioner i Microsoft Word - så här fungerar det

Många kommandon som lagras på fliken INSERT eller på INSERT -menyn i Word -versionerna 2003, 2002 / XP och 2000 används för att infoga automatiskt uppdaterad information och data i en text. "Fältfunktioner" kallas i sin korta form och i Word som "fält". Fält har till uppgif.webpt att infoga system- eller dokumentegenskaper i en text, som kan uppdateras kontinuerligt.

Med denna procedur arbetar du inte bara mer effektivt med Microsoft Word och undviker typiska fel med manuella inmatningar. Du har också möjlighet att göra fält mer flexibla och dynamiska. På så sätt kan du till exempel reagera på ändringar i rubrikerna i innehållsförteckningen.

Så här sätter du in och redigerar fältfunktioner

I Word 365, 2010 och 2007 kan du infoga fältfunktioner på fliken "INSERT" i menyområdet "TEXT", knappen "QUICK BLOCKS" och kommandot "FIELD".

I Word 2003, 2002 / XP och 2000 kommer du till destinationen via "INSERT" -menyn och "FIELD" -kommandot. I alla Word -versioner visas en dialogruta där du kan välja önskad fältfunktion och tillämpa den på din text.

Dessutom har de inbyggda fältfunktionerna i Microsoft Word ytterligare ett mervärde: Word infogar också automatiskt en fältfunktion när specifika funktioner anropas. Detta sker utan att behöva väljas särskilt.

exempel

Om du till exempel trycker på tangentkombinationen "Alt + Skift + D", visas aktuellt datum vid den aktuella markörpositionen i form av en fältfunktion.

Fältfunktioner och innehållsförteckningar

Du har också möjlighet att lägga till en innehållsförteckning i ditt dokument baserat på stilarna »Rubrik 1« till »Rubrik 9«. Detta fungerar i Microsoft Word 365 via fliken "REFERENSER".

I Word 2010 och 2007 använder du fliken "REFERENSER" och menygruppen "INNEHÅLLSFÖRTECKNING" samt knappen "INNEHÅLLSFÖRTECKNING". I Word 2003, 2002 / XP och 2000 kommer du till rätt område via menyn "INSERT" och kommandot "(REFERENCE) -INDEX AND DIRECTORIES".

Vill du också att automatiska sidnummer ska visas i sidfoten? Även i detta fall använder Word en fältfunktion.

Använda fältfunktioner manuellt - inga problem med en tangentkombination

Förutom den menystyrda infogningen av fältfunktioner kan du också ange dem manuellt. För att göra detta, använd tangentkombinationen "CTRL + F9". Med denna tangentkombination kan du infoga en ny, tom fältfunktion. Paret lockiga hängslen som visas på detta sätt (för att inte förväxlas med de lockiga hängslen som finns med AltGr + 7 eller AltGr + 0, som ser nästan likvärdiga ut) kan sedan fyllas med det kommando du behöver. Du kan se vilka kommandon som är möjliga inom parenteserna i dialogrutan.

Praktiska exempel för en uppdelningsfri användning av fältfunktioner

Följande är en översikt över viktiga fältfunktioner som gör arbetet särskilt lättare i praktiken:

Datum, CreateDate

Med »{Date}« infogar Word systemdatumet för din dator vid den aktuella markörpositionen. Du kan använda parametern »\ @« för att definiera formatet. Fältfunktionen »{CreatDate}« infogar datumet då dokumentet skapades och till skillnad från »{Date}« ändras inte efteråt. Du bör därför använda »{CreatDate}« i dokumentmallar på grundval av vilka du skapar nya dokument. Då skapas datum för skapande automatiskt permanent i varje nytt dokument.

Du vill dynamiskt hänvisa till innehållet i "Rubrik 1" i rubriken. Referensen ska genereras automatiskt, utan att behöva börja med en sektionsavbrott och en ny rubrikrad i varje kapitel?

Fältfunktionen »{StyleRef}« ger ett botemedel: Med »{StyleRef» Rubrik 1 «\ * MERGEFORMAT}« hänvisar du till innehållet i texten formaterad med formatmallen »Rubrik 1«. Om detta ändras ändras rubrikens innehåll på den aktuella sidan. Om formatmallen »Rubrik 1« används flera gånger på en sida visas alltid den första förekomsten i rubriken. Tillägget »\ * MERGEFORMAT« säkerställer att endast texten och inte formateringen från »Rubrik 1« används. Den inmatade texten formateras enligt rubrikstilen.

Sida, NumPages

Använd fältfunktionen »{sida}« för att infoga det aktuella sidnumret. Fältfunktionen »{NumPages}« anger antalet sidor i dokumentet. Till exempel kan du använda »Seite {sida} i {NumPages}« för att hänvisa till nuvarande och det totala antalet sidor. Om du placerar den (kapslade) fältfunktionen »{IF {NumPages}» 1 «» Seite {Page} von {NumPages} «» «}« i sidfoten på den första sidan i ditt dokument, visas sidnummersinformationen bara om dokumentet är längre som ena sidan.

Ref

Behöver du en viss anteckning eller hänvisning till ett stycke flera gånger i ditt dokument och vill bara skriva in det en gång? I detta fall är det tillräckligt att hänvisa till den inmatade texten en gång. I det här fallet tilldelar du ett bokmärke till texten. Detta fungerar i de olika Word -versionerna enligt följande:

• Word 365: flik FÖRA IN - Menyområde VÄNSTER - knapp TEKSTMÄRKE

• Word 2010 och 2007: flik FÖRA IN - Menyområde HYPERLINKS - knapp TEKSTMÄRKE;
• Word 2003, 2002 / XP och 2000: Meny FÖRA IN - kommando TEKSTMÄRKE.

Med fältfunktionen »{Ref NameDerTextmarke}« kan du hänvisa till texten markerad med bokmärket så ofta du vill.

Seq

Behöver du ett sekvensnummer i ditt dokument för att identifiera arbetssteg, som hanteras så automatiskt som möjligt? Eftersom siffrorna är placerade i mitten av texten, kan inte automatisk numrering användas? Fältfunktionen »{Seq numbering name}« ger ett botemedel. Varje gång denna fältfunktion inträffar, ökas det interna antalet med en. Texten »numreringsnamn« kan väljas fritt och måste bara förbli enhetlig inom numreringen. Och om du inte vill börja med en utan med fem anger du startvärdet vid fältfunktionens första förekomst med parametern »\ r«: »{Sekvensnummer \ r 5}«.

Sammanfattning och slutsats:

Microsoft Word kan hjälpa dig med olika fältfunktioner för att göra ditt dagliga arbete med ordbehandlingsprogrammet mer effektivt. Ett välkänt exempel är att ange aktuellt datum med en tangentkombination eller knapp på INSERT-fliken. Ytterligare fältfunktioner hjälper dig att bädda in och uppdatera numrering i texter eller skapa professionellt innehållsförteckningar.

Alla fältfunktioner har det gemensamt att de förenklar repetitiva aktiviteter. De hjälper också till att eliminera slarviga misstag som uppstår i överflödiga arbetssteg. Det är vettigt och lämpligt att bekanta sig med de inbyggda fältfunktionerna i Microsoft Word och att använda dem. Detta förfarande sparar dig tid vid utformningen av texter och korrespondens, ökar tillförlitligheten och kan effektivt undvika fel.

Vanliga frågor

Vad gör en fältfunktion i Microsoft Word?

Fält i Word har en platshållarfunktion. De kan användas automatiskt för att infoga aktuellt datum eller ett sidnummer i en text. Det finns också funktioner som kan användas för komplexa beräkningar.

Hur kan jag infoga en fältkod i min text?

Det är möjligt att infoga en fältkod i en text i Microsoft Word i bara några steg. Det första steget är att öppna ett Word -dokument och navigera till den punkt i dokumentet där funktionen ska vara inbäddad. På fliken INSERT i menyområdet TEXT hittar du alternativet att infoga ett fält i menyalternativet SÖK SNABBBLOCK. Bestäm funktionen och sätt in den.

Hur sätter jag in det aktuella datumet effektivt i mitt Word -dokument?

Det snabbaste och enklaste sättet att infoga aktuellt datum i Word är att använda kortkommandot "Alt + Skift + D". Efter att ha tryckt på knapparna visas aktuellt datum i texten.