Outlook: Tillåt åtkomst till kalender utan Exchange

I företag som har en Exchange Server är det enkelt att dela sin egen kalender med en kollega. Du behöver dock inte nödvändigtvis Exchange: Outlook 2003 och 2007 har möjlighet att visa kalendern eller utdrag

Både Outlook 2003 och Outlook 2007 erbjuder möjlighet att spara kalendern som en webbplats och sedan lägga denna HTML -sida online på intranätet eller Internet eller spara den i en mapp som delas i nätverket. En kalender sparad som en webbplats har två nackdelar:

• Den delade kalendern kan ses men inte redigeras av någon som har tillgång till den.
• Ändringar i din Outlook -kalender överförs inte automatiskt till webbplatsen. Efter stora förändringar måste du spara kalendern igen i HTML -format och lägga den online.

Åtminstone för den andra punkten finns det ett botemedel i Outlook 2007. Du kan också publicera kalendern på en WebDAV -server eller på Microsoft Online och aktivera en automatisk uppdatering för detta.

Spara kalendern som en webbplats

Gör följande i Outlook 2003 och 2007:

1. Öppna kalendern.
2. Ring upp Fil ⇒ Spara som webbplats på.
3. Ange den tidsperiod som ska sparas på webbplatsen.
4. Om förutom ämnet för varje möte de antecknade anteckningarna för det också ska vara synliga i webbkalendern, aktivera alternativet Inkludera mötesinformation a.
5. Om du vill använda en bild som bakgrund, växla Använd bakgrundsbild och välj bilden.
6. Gå in i Kalender titel som ska visas i början av kalendersidan.
7. Ange platsen för kalenderfilen och dess namn med tillägget .HTM a. Förutom HTML -filen lagrar Outlook ett antal andra filer (bilder och andra HTML -filer för mer information). Det är därför lämpligt att skapa en separat mapp för filerna så att filer med samma namn inte av misstag skrivs över.
8. Så att kalendern visas direkt i din webbläsare, växla Öppna den sparade webbplatsen i webbläsaren a.
9. Klicka på Spara på datorn.
10. En säkerhetsvarning visas i Outlook 2007 om att platsen kanske inte är säker. Bekräfta med Jaatt du vill fortsätta.
11. En säkerhetsfråga visas nu (från din webbläsare). Bekräfta här med Öppenatt du vill visa filen.
12. Om kalendern ska lagras på en webbserver använder du till exempel ett FTP -program för att kopiera alla filer från mappen till webbservern.
    

Dela din kalender på Microsoft Office Online

Om du registrerar dig hos Microsoft Office Online med ditt Windows Live ID kan du lägga din kalender online och göra den tillgänglig antingen generellt eller endast för utvalda personer. Registrering hos Microsoft Office Online är gratis.

Gör följande för att logga in på Microsoft Office Online och dela en kalender online:

1. Högerklicka på kalendern i navigeringsfältet.
2. Ring kommandot Publicera på Internet och då Publicera för Office Online på.
3. Om du inte har loggat in än klickar du på Registrera.
4. Gå in i E-postadress och den Lösenord för ditt Windows Live ID -konto och klicka Registrera och sedan vidare Komplett.
5. Ange under Tidsperiod vilken del av din kalender du vill publicera.
6. på fältet detalj Ange om endast tillgängligheten, tillgängligheten och ämnet för mötena eller alla mötesdetaljer (utan bilagor) ska visas.
7. Under Behörigheter Ange om endast användare du har bjudit in eller alla ska ha åtkomst till din kalender.
   
8. Klicka på Utökad.
9. Bestäm om uppdateringar ska laddas upp automatiskt med angivna intervall eller bara om du startar uppladdningen manuellt.
10. Alternativet Uppdateringsfrekvens lämna påslagen.
    
11. Klicka två gånger OKför att ladda upp kalendern nu.
12. Outlook erbjuder sedan att skicka delningsinbjudningar till de personer som ska ha åtkomst (om du inte har aktiverat allmän åtkomst). Klicka här Ja.
13. Outlook öppnar nu ett meddelandefönster som redan innehåller en länk till kalendern. Ange adresserna till de personer som ska få godkännande här. Skriv ett kort meddelande och skicka inbjudan.

Mottagarna av inbjudningarna indikerar sedan att de vill öppna kalendern, som är online i ICS -format, med sin Outlook. Du har sedan möjlighet att infoga internetkalendern i din Outlook och prenumerera på uppdateringarna.

Ändra kalenderinställningar för Office Online

Om du vill ändra inställningarna för kalendern eller publiceringen senare gör du så här:

1. I Outlook 2007 högerklickar du på kalendern.
2. Ring kommandot Publicera på Internet och då Ändra alternativ för publicering på.
3. Gör de ändringar du vill ha och klicka på OK.
4. Outlook överför nu ändringarna till webbplatsen. En dialogruta visas där du kan skicka inbjudningar att dela till fler personer. Klicka här Ja respektive. Nej och fortsätt enligt beskrivningen ovan.

Hantera aktier

Om du vill dela internetkalendern med andra människor gör du så här:

1. Högerklicka på kalendern.
2. Ring kommandot Publicera på Internet och då Dela publicerad kalender på.
3. Du kan nu (från och med steg 12 ovan) skicka en inbjudan till andra personer via e -post med länken till internetkalendern.

Om du vill avbryta utgivningen för enskilda personer, gör följande:

1. Högerklicka på kalendern.
2. Ring kommandot Publicera på Internet och då Ändra delningsbehörigheter på.
3. Välj de personer du vill återkalla behörigheten och klicka på Tog bort. Stäng dialogrutan med OK.

Ta bort kalendern från Office Online igen

Så här tar du din kalender offline igen:

1. Högerklicka på kalendern i Outlook.
2. Ring kommandot Publicera på Internet och då Ta bort från servern på.
3. Bekräfta med Ja.