Behöver du verkligen mejlen från fem år sedan i din inkorg eller ditt schema och att göra-lista från 2008? Om inte, är det lämpligt att flytta den gamla ballasten från Outlook. Detta gör din Outlook snabbare igen - u
AUTOARKIVERING av Outlook är avsett för detta ändamål: den flyttar äldre data till en arkivfil antingen efter en fråga eller automatiskt. Precis som den personliga mappen sparas arkivet i en fil i PST-format så att du kan öppna arkivet igen när som helst med Outlook och få tillgång till e-postmeddelanden, möten och uppgif.webpter som det innehåller. Arkivet kan också delas upp i flera filer så att du kan ha olika arkivfiler för 2008, 2009 och 2010, till exempel.
Förresten är det också möjligt att specifikt utesluta enskilda mejl eller möten från arkivering.
Förresten, Outlook arkiverar inte kontakter eftersom det inte skulle vara meningsfullt.
Standardinställningar kontra individuella inställningar
Den automatiska arkiveringen kan konfigureras individuellt. Först och främst definiera standardinställningarna: Hur ofta arkiveras, hur "gammal" måste data vara för att arkiveras, i vilken fil är data lagrad, ska gamla data raderas istället för arkiveras?
Dessutom kan du välja inställningar för enskilda Outlook-moduler, till exempel för e-post eller för enskilda mappar i inkorgen, som avviker från standardinställningarna. På det här sättet är det till exempel möjligt att arkivera möteskalendern en gång om året, medan äldre mejl läggs ut på entreprenad efter sex månader. Eller så finns e-postmeddelandena för ett visst projekt permanent i Outlook, medan de andra e-postmeddelandena arkiveras efter ett år.
Om du ändå vill göra olika inställningar för varje Outlook -modul kan du hoppa över standardinställningarna. Läs i så fall följande avsnitt för alla inställningsalternativ förklaras här.
Justera standardinställningarna
Du definierar standardinställningarna för arkivfunktionen enligt följande:
- I Outlook upp till version 2007, ring kommandot EXTRA >> ALTERNATIV och öppna registret MER. I Outlook 2010, ring kommandot FIL >> ALTERNATIV och öppna fliken AVANCERAD.
- I Outlook upp till 2007 klickar du på knappen AUTO-ARKIVERING, i Outlook 2010 på AUTO-ARKIVERINGSINSTÄLLNINGAR.
- Aktivera alternativet AUTOARKIV VARJE X DAGAR och ange med vilket intervall arkiveringen ska utföras.
- Om du tycker att det är irriterande att behöva bekräfta en dialogruta för varje arkiveringsprocess, inaktivera alternativet STARTA AUTOARKIVERING EFTER BEKRÄFTELSE.
- Om du markerar e-postmeddelanden som du inte längre behöver som utgångna i din Outlook och inte vill arkivera dem, aktivera alternativet Radera utgångna artiklar (ENDAST E-POSTMAPPA).
- Aktivera i alla fall alternativet ARKIV ELLER RADERA GAMLA ELEMENT.
- Om du aktiverar alternativet Visa arkivmapp i mapplista, öppnar Outlook automatiskt arkivfilen efter arkivering och visar den i mapplistan. Detta innebär att du kan fortsätta att komma åt de arkiverade uppgif.webpterna omedelbart, men då måste du avstå från den snabba fördelen med outsourcing.
- I fältet RADERA ELEMENT OM ÄLDRE ÄN, ange hur gammal informationen ska vara så att den flyttas till arkivet (eller raderas helt).
- Om data ska överföras till arkivet aktiverar du alternativet MOVE OLD ELEMENTS TO och väljer önskad mapp via SÖK eller anger namnet på en ny arkivfil som Outlook ska skapa i fältet bredvid knappen.
- Om du istället vill ta bort de gamla uppgif.webpterna på ett oåterkalleligt sätt, aktivera alternativet Slutligen ta bort gamla element. Så att alla gamla element tas bort omedelbart klickar du på ANVÄND INSTÄLLNINGAR TILL ALLA MAPPAR - men kom ihåg att detta inte kan ångras.
- Stäng dialogrutor.
