Med bra tips och hjälp
Känner du känslan? Du har förberett dig professionellt, dina möten och uppgif.webpter har varit strikt organiserade och trots det bästa förberedande arbetet har du glömt ett viktigt möte. Trots ett vattentätt och strukturerat planeringssystem kan det hända att viktiga saker förbises. Det är irriterande när möten, tidsfrister eller slutförandet av en uppgif.webpt glöms bort. Outlook har ett antal funktioner som hjälper dig:
- Prioritera viktiga saker och
- Lagom till möten eller
- Tänk på deras förberedelser.
Använd påminnelserna i Outlook
Outlook gör det enkelt för användare att komma ihåg viktiga uppgif.webpter eller möten. Med påminnelsesfunktionen integrerad i Outlook behöver du inte längre skriva ner ett möte eller slutföra en uppgif.webpt på en Post-it eller handskriven i kalendern. Outlook påminner dig automatiskt om allt som är viktigt. För detta ändamål visar programvaran ett fönster med information om mötet eller uppgif.webpten och avger också en akustisk signal. Detta fungerar både på datorn och även på synkroniserade smartphones eller surfplattor.
Ställ påminnelser i nya möten
Gör så här för att ställa in påminnelser för nya möten:
-
Skapa ett nytt möte i Outlook.
-
Välj önskad ledtid i fältet "Påminnelse". Du kan välja mellan några minuter, timmar, dagar eller veckor.
-
För uppgif.webpter och uppföljningar, markera rutan "Påminnelse" och välj datum och tid som du vill att meddelandet ska visas.
Med påminnelser i Outlook påminns du pålitligt om möten och uppgif.webpter eller möten med andra. Outlook erbjuder också möjlighet att automatiskt slå på en påminnelse för varje möte eller uppgif.webpt. För att göra detta, använd kommandot: "Arkiv"> "Alternativ"> "Kalender eller uppgif.webpter." Påminnelsen om uppgif.webpter på förfallodagen visas vid en bestämd tidpunkt.
Eftersom inte varje möte eller varje uppgif.webpt är av samma vikt, bör användarna överväga om en standardinställning är vettig i det här fallet.
Dricks:
När du installerar första gången visar Outlook påminnelsefönstret 30 minuter före varje möte som standard. Om du vill ändra detta och ställa in påminnelser individuellt måste du stänga av standardpåminnelsen. Detta fungerar genom att växla till kalenderinställningarna enligt ovan och avaktivera kryssrutan för standardpåminnelser.
Använd uppföljningsfunktionen för återinsändningar
Uppgif.webptsfunktionen i Outlook är enkel att använda och effektiv. Om du inte vill skapa en uppgif.webpt med eller påminnelse för varje väntande telefonsamtal eller för enkla e-postsvar kan du också använda de praktiska påminnelsesfunktionerna i Outlook som ett alternativ.
Gör så här för att använda uppföljningen i Microsoft Outlook:
Ange en uppgif.webpt i uppgif.webptsplaneraren och länka den till kontaktuppgif.webpterna eller e-postmeddelandet som du vill svara på. För att göra detta, välj kontakten eller e-postmeddelandet och öppna kommandot: "Start"> "Uppföljning". Klicka på "Anpassad" och välj förfallodatum i nästa steg. Om du vill kan du också ställa in en påminnelse som ett alternativ.
I menyn “För uppföljning” hittar du också fördefinierade förfallodatum att välja mellan. Om du till exempel väljer posten “Nästa vecka” får du påminnelseinformation för nästa vecka. Dessutom måste du klicka på klocksymbolen och lägga till påminnelsen så att den automatiska påminnelsen aktiveras.
Låt dig själv och andra påminnas om viktiga datum
Det finns datum och deadlines som är oerhört viktiga och avgörande för det fortsatta arbetsflödet. Om du automatiskt vill påminna mottagaren om ett meddelande om att du väntar på ett svar kan du lägga till en uppföljande anteckning till meddelandet i Outlook. Från och med Outlook 2007-versionen kan du också aktivera en andra uppföljning för dig själv. Med denna procedur genererar du en privat, digital återinsändning.
För att markera ett viktigt möte på detta sätt, gör följande:
-
Klicka på FÖLJ UPP på fliken MEDDELANDE för den tid du vill skicka.
-
Välj sedan USER-DEFINED.
-
Sätt en etikett för mottagaren i den nedre delen av fönstret. Till exempel bör du svara på meddelandet senast 16.00 på torsdagen.
-
En nivå över mottagarspårning aktiverar du spårning för dig själv. Till exempel, låt dig påminnas om det begärda svaret nästa morgon. Med denna procedur och en proaktiv uppföljning har du garantin för att det kommer att finnas tillräckligt med tid att följa upp med mottagaren om de inte har svarat ännu.
Från Outlook 2010: Så här kan du påminnas om kommande uppgif.webpter
Om du vill att Outlook automatiskt ska påminna dig om uppgif.webpter som har ett förfallodatum kan du automatisera påminnelsesfunktionen med följande inställning:
-
Navigera till Arkiv> Alternativ.
-
Öppna fliken "Uppgif.webpter".
-
Aktivera alternativet "Aktivera påminnelser för uppgif.webpter med förfallodatum".
-
Välj önskad tid under "Standard påminnelsestid".
Använd mappar eller sökmappar
De olika mapparna i Outlook kan också användas för att inte tappa viktiga uppgif.webpter ur sikte. Till exempel kan du skapa en personlig "Att göra" -mapp till vilken du kan flytta alla e-postmeddelanden som fortfarande kräver åtgärder. I motsats till uppföljning är inget förfallodatum angivet för e-postmeddelandena i mappen. Du måste personligen komma ihåg att titta i mappen och svara på alla väntande e-postmeddelanden. Om du laddar nya e-postmeddelanden varje dag och svarar på dem är personliga mappar användbara för att strukturera ditt eget arbete. Efter att ha svarat kan meddelandet flyttas till den mapp där det ska sparas eller arkiveras på lång sikt.
Sökmappen "För spårning", som var fördefinierad i äldre Outlook-versioner och finns i slutet av mapplistan, är praktisk och användarvänlig. I den nuvarande versionen av Outlook 365 hittar du mappen under namnet "Sökmapp" i slutet av mappträdet.
Öppna den här mappen och ange sökparametrar, Outlook hittar alla e-postmeddelanden som du har markerat för uppföljning på några sekunder och visar dem. På så sätt har du en omedelbar översikt som liknar den i mappen Att göra. En stor skillnad är att sökmappen samlar de e-postmeddelanden som är markerade för uppföljning från hela inkorgen och de mappar den innehåller. E-postmeddelanden som du har lagrat i respektive kundmapp visas därmed också.
