Här är ett bekvämt sätt att städa upp din adressbok med Excel

Digitala adressböcker innehåller en samling av mer eller mindre konsekventa kontaktuppgif.webpter. Ibland saknas hälsningen eller företagsnamnet, ofta finns det flera stavningar, till exempel för telefonnummer.

Om du exporterar din adressbok till Excel kan du snabbt se var dataposterna har luckor eller till och med fel. Detta kan korrigeras mer bekvämt i Excel: Här är det lättare att kopiera fält, och det finns också en sök- och ersättningsfunktion.

Exportera kontaktdata

Du kan exportera din adressbok till Excel enligt följande:

1. Öppna modulen kontakter.
2. I Outlook upp till version 2007 kallar du kommandot Arkiv → Importera / exportera på. I Outlook 2010 ringer du Arkiv → Öppna → Importera på.
3. Välja Exportera till fil och klicka Ytterligare.
4. Välj filtyp Microsoft Excel 97-2003 och klicka på Ytterligare.
5. Välja kontakter och klicka Ytterligare.
6. Ange var och under vilket namn Excel -filen ska sparas och klicka på Ytterligare.
7. Klicka på Kartfält. Kontrollera om fälten från Outlook är korrekt mappade till fälten i Excel -kalkylbladet. Uppdragen brukar matcha. Om inte, dra helt enkelt ett av fälten från det vänstra fönstret till motsvarande fält i det högra fönstret. När du är klar stänger du dialogrutan med OK.
8. Klicka på Komplettså att Excel -filen genereras.

Redigera data med Excel

Öppna kontaktinformationsfilen i Excel. Typiska inkonsekvenser, tilldelningsfel och olika stavningar kan snabbt identifieras i tabellen. Ofta saknas hälsningarna, ibland är delar av namnet felaktigt tilldelade:

Här kan du helt enkelt kopiera och klistra in kolumnen hälsning fyll i rätt hälsningar och rätta felaktiga tilldelningar med hjälp av dra och släpp.

Med kommandot Sök och byt ut rätta till olika stavningar av telefon- och faxnummer. För att göra detta, markera motsvarande kolumner innan du ringer kommandot för att begränsa sökningen till dem. På så sätt kan du också infoga landskoden (+49 för Tyskland) framför telefonnumret och ta bort den första nollan från riktnumret.

För att förhindra att telefonnummer och postnummer ändras genom oavsiktlig cellformatering (t.ex. genom att tilldela ett datumformat) föregicks dessa fält av en apostrof vid export från Outlook. Excel tolkar dessa siffror som text och inte som numeriska värden. När du söker i Excel får du inte ange föregående apostrof, annars hittar Excel inte söktermerna.

När du är klar med redigeringen sparar du Excel -filen i formatet Excel 97-2003 arbetsbok och stäng den.

Importera kontakter igen

Du kan exportera den ändrade Excel -filen till Excel enligt följande:

1. Anropa kommandot i Outlook upp till version 2007 Arkiv → Importera / exportera eller i Outlook 2010 Arkiv → Öppna → Importera på.
2. Välja Importera från andra program eller filer och klicka på Nästa.
3. Välj filtyp Microsoft Excel 97-2003 och klicka på Ytterligare.
4. Välj Excel -filen. Under alternativ välja Dubbletter på grund av importerade element byta ut. Klicka sedan på Ytterligare.
5. Välj som målmapp kontakter och klicka sedan på Ytterligare.
6. Klicka på Komplettså att data importeras.