Så här definierar du ett återkommande möte och låter Outlook skriva in det i kalendern så ofta som behövs.
Vissa möten sker om och om igen: veckoteammötet, avdelningschefskonferensen varje första onsdag i månaden, inlämning av momsdeklarationen en gång i kvartalet, för att bara nämna några. Du kan förenkla inmatningen av sådana återkommande möten i Outlook -kalendern genom att definiera dem som en serie möten - Outlook lägger sedan till automatiskt en post för teammötet i kalendern varje fredag, till exempel.
Du kan ställa in ett återkommande möte enligt följande:
1. Skapa ett möte i kalendern med lämpligt ämne, start och varaktighet, eventuellt med en påminnelse.
2. Klicka sedan på "Serietyp" i mötesdialogen.
3. Under "Seriemönster" väljer du intervallet vid vilket följande möten ska anges (mer om detta nedan).
4. Under "Seriens varaktighet" anger du det datum då den första av mötena ska börja. Sedan kan du avgöra om det återkommande mötet ska sluta efter ett visst antal möten eller ett visst datum. Speciellt för möten med hög repetitionsfrekvens är det lämpligt att begränsa antalet (först och främst) för att inte blåsa upp Outlook -kalendern i onödan.
5. Stäng dialogrutan ”Återkommande möte” och spara och stäng mötesdialogen (så snart du har gjort alla poster i den).
Seriemönster:
Outlook erbjuder följande repetitionsintervaller:
-
Dagligen: Här kan du ange om mötet ska äga rum varje dag, varannan, var tredje, etc. dag. Dessutom är det möjligt att begränsa mötena till arbetsdagar.
-
Varje vecka: Här kan du bestämma vilken dag i veckan mötet ska äga rum. Du anger också om mötet ska upprepas varje vecka, varannan vecka eller med ett högre intervall.
-
Månatligt: Även här har du möjlighet att avgöra om mötet sker varje månad, varannan månad eller med ett högre intervall. Du anger också om mötet ska upprepas på ett bestämt datum (till exempel den 14: e varje månad) eller på en viss dag i veckan (till exempel den första måndagen i månaden).
-
Årligen: För den årliga repetitionen anger du också om det är ett fast datum eller en viss dag i en viss månad. "Varje 10 oktober" är till exempel perfekt för årsdagar eller födelsedagar.
En alternativ metod för att skapa en serie möten är följande: Högerklicka på den tid i kalendern då möteserien ska börja och åkalla kommandot "Ny möteserie". Dialogrutan som beskrivs i steg 3 ovan visas omedelbart; så snart du har fyllt i, måste du fortfarande definiera ämnet och varaktigheten för posten.
Vänligen notera: Om du vill redigera ett möte från en serie senare frågar Outlook om ändringen påverkar alla eller bara den här mötet. Detta gäller också för att radera ett möte från serien.