Skapa säkerhetskopior och säkerhetskopior av Excel -arbetsböcker

Så här skapar du regelbundet säkerhetskopior av dina Excel -arbetsböcker

Vill du göra en säkerhetskopia av en arbetsbok? Naturligtvis går detta utöver de alternativ som erbjuds av Windows, till exempel att kopiera en arbetsbok till en annan katalog eller under ett annat namn.

Du kan också skapa en säkerhetskopia av en arbetsbok direkt med Excel. Excel sparar sedan alltid den tidigare versionen av en arbetsbok i en säkerhetskopia när du sparar den gamla versionen.

Skapa en automatisk säkerhetskopia av en Excel -fil när du sparar

Följ dessa steg:

1. Ring kommandot SPARA SOM. För att göra detta, klicka i alla versioner på FIL -fliken eller FIL -menyn. Excel 2007 är ett undantag. Här klickar du på den runda Office -knappen längst upp till vänster för att aktivera kommandot.
2. I dialogrutan som visas klickar du på knappen VERKTYG (Excel från version 2007) eller EXTRA (Excel till och med version 2003).
3. Välj inställningen ALLMÄNNA ALTERNATIV.
4. Aktivera kryssrutan SKAPA BACKUP FIL.
5. Ange inte lösenord.
6. Stäng fönstret med OK -knappen.
7. Välj en katalog och ett filnamn.
8. Spara arbetsboken med knappen med samma namn.

Excel skapar sedan en säkerhetskopia av filen. Detta har filtillägget ".XLK" och är alltid uppdaterat från den näst sista spara. När du sparar en arbetsbok blir den tidigare versionen den nya säkerhetskopian.

Men det finns ett annat sätt: med hjälp av ett makro kan du också ge Excel kommandot för att skapa en automatisk säkerhetskopia när en Excel -fil stängs.

Skapa automatisk säkerhetskopia när du stänger en Excel -fil

Vill du se till att en säkerhetskopia av filen automatiskt sparas i en viss sökväg när du stänger en Excel -arbetsbok? Detta är inte ett problem med ett makro. För att skilja mellan dem sparas filnamnen enligt följande mönster:

År-månad-dag filnamn

Så om din fil till exempel kallas planning.xls sparas säkerhetskopian som:

2009-10-24 planning.xls

Denna namngivning gör det mycket enkelt att sortera fillistan kronologiskt, eftersom den kronologiska ordningen automatiskt är alfabetisk. Använd följande makro för att skapa säkerhetskopian:

Sub auto_close ()
Dim Altname As String, Neuname As String, Path As String
Sökväg = "C: \ Data"
ThisWorkbook.Save
Altname = ThisWorkbook.FullName
Om höger $ (Path, 1) "\" Då Path = Path + "\"
Neuname = Sökväg och format (nu, "ÅÅÅÅ-MM-DD") & "-" & ThisWorkbook.Name
ThisWorkbook.SaveAs Filnamn: = nytt namn
Workbooks.Open (gammalt namn)
ThisWorkbook.Close
Avsluta Sub

Sätt din väg i variabeln väg fast. Säkerhetskopiorna sparas i den här positionen. Om du vill att säkerhetskopiorna alltid ska sparas i samma katalog som du öppnade arbetsboken från, ersätt kommandot Sökväg = "C: \ Data" med följande rad:

Sökväg = ActiveWorkbook.Path

Makrot fungerar enligt följande metod:

1. Spara den aktuella mappen
2. Skapa ett nytt filnamn baserat på det aktuella datumet
3. Spara arbetsboken under ett nytt namn i en ny sökväg
4. Öppna den ursprungliga arbetsboken igen
5. Stäng säkerhetskopian av mappen

Kopiera makrot till varje arbetsbok som du vill säkerhetskopiera automatiskt. Säkerhetskopiorna skapas alltid när du stänger motsvarande arbetsbok.

Hur man manuellt skapar en säkerhetskopia av ditt Excel -kalkylblad

När du reviderar en arbetsbok kan det hända att du inte är säker på om du verkligen vill spara de ändringar du har gjort.

I sådana fall bör du göra en säkerhetskopia av mappen med den tidigare versionen. Gör så här för att skapa en säkerhetskopia av den senast sparade versionen:

1. Aktivera kommandot "Spara som" i "Arkiv" -menyn.
2. Klicka på knappen "Verktyg - Allmänna alternativ".
3. Aktivera kryssrutan "Skapa säkerhetskopia".
4. Stäng fönstret med OK -knappen.
5. Välj en katalog och ett filnamn.
6. Spara arbetsboken med knappen med samma namn.

Excel skapar sedan en säkerhetskopia av filen. Detta har filtillägget ".XLK" och är alltid uppdaterat från den näst sista spara. När du sparar en arbetsbok blir den tidigare versionen den nya säkerhetskopian.