Skydda Excel -filen med ett lösenord - instruktioner med video

Du bör vara medveten om detta

Vanligtvis finns det dokument på din egen dator eller bärbara dator som innehåller känslig och konfidentiell data. Detta inkluderar ofta filer från Excel -programmet som används för privata eller professionella ändamål. Excel erbjuder därför sina användare flera alternativ för att skydda en hel fil, en arbetsbok eller ett enskilt kalkylblad. Detta hindrar någon från att se ett konfidentiellt Excel -dokument.

Hur kan du förhindra oavsiktlig redigering av en Excel -arbetsbok?

Så snart flera användare kommer åt och arbetar med en Excel -fil är det vettigt att skydda formlerna från oavsiktlig radering. Excel -dokument kan också skyddas med ett lösenord. Det betyder att personer som inte känner till lösenordet inte längre kan öppna dokumentet. En Excel-användare kan också öppna en arbetsbok som skrivskyddad för att undvika oönskade ändringar. En befintlig mapp kan också förses med skrivskydd.

Filnivå, arbetsboknivå och arbetsbladsnivåskydd: Vilka är skillnaderna?

• Skyddsalternativ på filnivå: Här har du möjlighet att tilldela ett Excel -fil ett lösenord. När filen har låsts kan den inte längre öppnas eller redigeras av andra användare. Ett lösenord för att öppna och ändra en Excel -fil kan också ställas in på denna nivå. En färdig version av en fil kan identifieras med beteckningen "slutversion". Därefter kan en Excel-användare bara öppna filen som skrivskyddad.
• Skyddsalternativ för arbetsboksnivå: Här kan strukturen för en arbetsbok skyddas med ett lösenord. Som ett resultat kan kalkylblad i arbetsboken inte längre raderas, döljas, läggas till eller bytas namn av andra användare.
• Skyddsalternativ för arbetsbladsnivå: Arbetsbladskydd låter dig begränsa åtkomst och redigeringsalternativ utan att kryptera en hel fil med ett lösenord. Här kan du definiera hur en användare kan arbeta i respektive Excel -kalkylblad. Du avgör om en användare bara kan lägga till eller redigera rader.

Vad ska du vara uppmärksam på när du väljer ett lösenord?

Komplexa lösenord gör det svårt att komma åt de skyddade filerna. Ett säkert lösenord beror på dess struktur och längd. I grund och botten bör den bestå av minst åtta till tio tecken. Helst används en kombination av stora och små bokstäver, siffror och specialtecken. Umlauts och regionspecifika karaktärer bör undvikas.

Instruktionsvideo: Skydda Excel -filer med ett lösenord - så skyddar du dina data!

Steg för steg: Skydda Excel-filen med ett lösenord

Vill du göra en Excel -fil otillgänglig för andra användare med ett lösenord? Använd sedan följande steg-för-steg-guide:

1. Öppna först Excel -filen som ska skyddas.

2. Gå till "File" -knappen.

3. Klicka på "Spara som" och välj lagringsplats.

4. I det nya dialogfönstret, ge filen ett namn under vilket den ska sparas senare.

   

5. Efter att ha sparat, gå till "Information" till vänster och klicka sedan på "Skydda arbetsbok".

   

6. I det nya fönstret kan du ange ett lösenord för att öppna och ett lösenord för att ändra filen i fältet.

   

7. Bekräfta inmatningen av lösenorden med "OK".

8. Upprepa dina lösenord igen. Bekräfta sedan din inmatning igen med "OK".

9. Tryck nu på "Spara" -knappen så att Excel -filen sparas på den valda lagringsplatsen.

Vilken skyddsnivå är lämplig för vilken situation?

• Skydd på filnivå är användbart för att kontrollera åtkomstnivån för användare av ett Excel-dokument. Du kan kryptera en Excel -fil utan att någon annan öppnar filen. Genom att ange och vidarebefordra lösenordet för att ändra kan du också tillåta andra användare att redigera filen.
• Om du använder skydd på arbetsboksnivå kan du styra hur andra användare kan arbeta med kalkylblad i den här strukturen. Tänk dig att en av dina arbetsböcker innehåller ett antal kalkylblad. Var och en av dina teammedlemmar är ansvarig för data i sitt eget kalkylblad. Alla i teamet ska nu kunna lägga till data i sitt eget kalkylblad. Det bör dock inte vara möjligt för dig att ändra, flytta eller lägga till ytterligare eller nya kalkylblad.
• Skydd på arbetsbladsnivå ger dig kontroll över vad en Excel-användare kan göra på ett visst kalkylblad. Du kan ge en kollega möjlighet att skriva data i ett kalkylblad och spara det. Han får dock inte radera rader och kolumner.

Slutsats: Det är värt att skydda Excel -filer med ett lösenord

Excel erbjuder mycket olika alternativ för att skydda en fil. Excel -användare kan skydda Excel -filen, hela arbetsboken eller ett kalkylblad från ändringar eller kontrollera och begränsa åtkomsträttigheter för tredje part. Excel -filen kan enkelt skyddas med ett lösenord som kan ställas in i Excel -alternativen.

Vanliga frågor

Hur kan jag visa de olåsta cellerna i en Excel -tabell?

Genom att använda formeln = Inte (CELL ("skydd"; A1)) via villkorlig formatering kan du hämta de olåsta cellerna i ett markerat område i tabellen.

Hur skriver jag ett Excel-dokument?

Öppna först filen och välj Arkiv> Hämta information. Gå till "Skydda dokument" och välj "Markera som komplett". Bekräfta sedan din inmatning med "OK".

Hur kan jag ta bort det lösenordsskydd som jag har skapat?

Öppna Excel -filen som du har sparat ett lösenord för. Välj nu "File"> "Information". Gå sedan till Skydda dokument> Kryptera med lösenord. Radera lösenordet som du har angett och bekräfta inmatningen med "OK".