Att arbeta med Microsoft Office-program är praktiskt och effektivt. Men speciellt i Microsoft Excel kan repetitiva arbetsmoment vara tröttsamt. Du kan spela in och skapa så kallade "makron" i Microsoft Excel och andra Office-program så att du kan utföra dessa uppgifter snabbare och till och med göra dem automatiskt. Men vad är makron egentligen? Och hur lyckas man skapa makron i olika Office-program?
Vad är makron hos Microsoft?
För att uttrycka det enkelt är makron små program som finns i Microsoft Office-kosmos.Med hjälp av dessa makron är det möjligt att automatisera så kallade "rutinuppgifter" . Det innebär bland annat att tidskrävande, återkommande uppgifter som du utför i Microsoft Excel kan förenklas med makron.
Termen "makro" kommer från grekiskan och betyder "stor" . Makron hos Microsoft kallas så eftersom de anses vara stora kommandon. Dessa kombinerar i sin tur flera små kommandon från mjukvaruprogrammen och exekverar dem samtidigt så snart instruktionen att göra det ges. Det första steget är att hitta en specifik process för ditt makro som du vill automatisera i Excel, Word eller något annat Microsoft-program.
Bunta och spela upp arbetssteg: Så här fungerar makron
Det grundläggande för makron är att det finns en viss sekvens av arbetsmoment som utförs på samma sätt om och om igen. Med ett makro behöver du inte längre göra dessa arbetsmoment individuellt själv utan kan istället spela in dem som en film.Denna fasta programmering kan sedan spelas upp med en specifik tangentkombination, så att dina arbetsmoment utförs automatiskt och buntas med ett minimum av tid.
Ett makro är baserat på följande funktionalitet:
- Du identifierar ett specifikt arbetsflöde som förekommer ofta och bör automatiseras. Ett makro är användbart, till exempel om du behöver fortsätta infoga uppgifter om anställda, medlemmar eller vänner i kalkylblad.
- Skapa nu makrot. Därvid registrerar du de arbetsmoment som du norm alt skulle behöva utföra manuellt om och om igen. På så sätt kan Office-programmet senare komma åt den här guiden och sedan spela upp den automatiskt.
- Du har sedan möjlighet att köra det skapade makrot direkt med ett enda musklick eller med ett specifikt kortkommando. Detta sparar dig de många små arbetsstegen.
| Tips: Även om du inte har arbetat med Microsoft Office-program på länge, kan makron göra ditt arbete enklare. För även de vanligaste funktionerna kan förenklas med de stora kommandona. |
Vad kan makron användas till i Excel?
Vid första anblicken verkar ämnet makron ganska abstrakt. Men vid närmare eftertanke och med några exempel visar det sig snabbt att de små mjukvarorna kan vara till hjälp inom många områden. I Microsoft Excel-programmet kan du till exempel skapa makron för följande funktioner:
- Fråga data från databaser
- Överför arbetsböcker eller arbetsblad
- Formatera text, celler eller diagram
- Anpassa cellinnehåll, länkar eller formler
- Sortera och filtrera data
- Skapa tabeller, PDF-filer eller grafik
- Konvertera data
Mångfalden av stora kommandon visar: Nästan alla åtgärder som är möjliga i Microsoft Excel kan också spelas upp automatiskt som ett makro. Men även i Microsoft Word-programmet erbjuder speciellt tilldelade makrotangenter ett brett utbud av alternativ.
Praktiskt i vardagen: exempel på makro alternativ i Microsoft Word
I Microsoft Word, det populära ordbehandlingsprogrammet, finns det också möjlighet att spela in åtgärder och definiera dem som ett makro med ett specifikt kommando. Applikationsexemplen visar att de stora kommandona kan vara till hjälp i vardagen, till exempel för:
- automatisk justering av datum eller filnamn
- Dölj enskilda element, till exempel alla bilder i ett dokument
- Klistra in namn, adresser eller telefonnummer i lämpliga fält
- beräkna medellängden på meningar
- Korrigera ofta vridna bokstäver
Oavsett om du använder Office-programmen i ett professionellt eller privat sammanhang: makron kan ta en del av arbetet ur händerna. Du kan skapa individualiserade kommandon som uppfyller dina personliga behov när som helst.
Hur skapar man ett makro i Excel?
Att skapa ett makro fungerar på olika sätt. Personer som är bekanta med programmeringsspråket kan skapa makron hos Microsoft i de så kallade utvecklarverktygen med VBA (”Visual Basic for Applications”).
VBA är ett programmeringsspråk som används specifikt för Microsoft. Men även användare som inte är bekanta med programmering kan enkelt skapa makron i Microsoft Excel eller Word.För inspelningen sker i bara några få steg – och sparar dig mycket arbete med väldesignade makrotangenter på tangentbordet.
Skapa ett makro: Så här går du vidare
Även utan VBA kan du enkelt spela in ett makro i Microsoft-program som Excel. För att göra detta hittar du objektet "Utvecklarverktyg" på fliken "Visa" i menyfliksområdet. I andra versioner kan fliken även innehålla ett eget "Makron" . När du har en uppfattning om vilken funktion du vill att ditt makro ska utföra, gör följande:
- På fliken Visa, i området Makron, klicka på Spela in makro.
- Ett fönster öppnas där du kan ange makronamnet. Detta ger dig en bättre överblick senare och kan till exempel peka ut vad makrot gör. Om du inte namnger makrot numreras makronamnet automatiskt.
- I fönstret anger du även vilken tangentkombination makrot ska ha. I motsvarande fält hittar du fördefinierade nycklar med beteckningarna " alternativnyckel" och "kommandoknapp" (t.ex. CTRL) samt ett inmatningsfält för en annan nyckel som du väljer. Senare trycker du på alla visade makrotangenter samtidigt och ger kommandot att använda makrot.
- Du kan också välja i vilket Excel-område ditt makro ska vara tillgängligt. Om du bara behöver det i arbetsboken du spelar in det i, klicka på Den här arbetsboken. Om du vill ha tillgång till den när du använder Excel, välj "Personlig makroarbetsbok" .
- I ett vitt fält har du också möjlighet att ange en kort beskrivning av makrot. Detta kan vara användbart om du inte använder Excel särskilt ofta och vill se vilka makron du redan har skapat och vad de används till.
- Klicka nu på "Ok" . Ditt makro kommer sedan att börja spela in.
- Utför nu exakt de arbetsmoment som makrot senare ska ta över åt dig.
- När du har slutfört alla arbetssteg klickar du helt enkelt på funktionen "Stoppa inspelning" på fliken Makron.
När du har följt alla dessa steg kommer makrot du programmerade att vara tillgängligt i Excel. Nu kan du använda kommandot när som helst genom att trycka på makrotangenterna och optimera dina arbetssteg. För att göra detta behöver du bara de makronycklar du har definierat.
För avancerade: Fliken Utvecklare
Om du spelar in makron ofta, är det lämpligt att integrera fliken "Utvecklarverktyg" i menyfliksområdet. Du behöver inte längre gå igenom "Visa" -kortet, utan kan komma åt makroskapandet direkt. I Office 365 gör du följande:
- I Excel, var uppmärksam på det gröna fältet högst upp ovanför dina flikar. Utöver symbolerna för att spara eller mejla filen kommer du även att se tre prickar. (I andra versioner av Office kan ikonen också se ut som ett streck med en nedåtpil). Klicka på den lilla knappen.
- Nu öppnas ett grått fönster där du väljer textfältet "Fler kommandon" längst ner.
- I fönstret "Fler kommandon" som nu visas har du alternativet till vänster att välja mellan "Ribbon (anpassa)" och "Snabbåtkomstverktygsfältet" . Klicka här på kolumnen "Ribbon (anpassa)" .
- På höger sida ser du nu beteckningarna för olika flikar. Några av dem är markerade med en blå bock - det är de som visas för dig i Excel. Leta nu efter "Utvecklarverktyg" längst ner i listan och placera en annan blå bock där.
- Klicka nu på "OK" -knappen längst ner till höger för att spara dina ändringar.
Efter att ha följt dessa steg kan du nu hitta utvecklarverktyg för Excel på dina huvudflikar. Processen i Word eller andra Office-program fungerar på samma sätt. Med ett klick på fliken kommer du nu att se de alternativ som krävs för att skapa makron: "Spela in makro" .
Hur skapar man ett makro i Word?
Om du vill programmera ett makro i andra Office-program, som Microsoft Word, LibreOffice eller OpenOffice, kan du göra detta på liknande sätt som Microsoft Excel. Detta blir tydligt med exemplet med Word:
- Orientera dig inom ditt band och välj fliken "Visa" .
- Där hittar du "Makron" längst till höger. Med ett klick kan du nu välja mellan "Visa makron" eller "Spela in makron" .
- Genom att klicka på "Spela in makron" öppnas ett fönster. Ange makronamnet, tangentkombinationen och en kort beskrivning där.
- Börja spela in makrot genom att klicka på "Ok" .
- Genom att välja "Stoppa inspelning" slutar du programmera makrot och du kan nu använda det i Microsoft Word.
I de andra Microsoft Office-applikationerna kan de individuella vyerna skilja sig något, men processen är för det mesta densamma. Detta gör att du enkelt kan skapa makron utan att använda VBA eller något annat programmeringsspråk.
Hur redigerar man makron med Visual Basics?
Om du har spelat in ett makro och använder det flera gånger kanske du inte är helt nöjd. Kanske vill du lägga till ett steg eller ändra några kommandon.I ett sådant fall är det möjligt att redigera makrot igen efteråt. Detta är dock lite mer komplext än att skapa ett makro, eftersom du behöver programmeringsspråket Visual Basics (VB) för detta.
I Excel kan du få en smak av VB genom att klicka på Makron på fliken Utvecklare (visas ovan), välja lämpligt makronamn och sedan klicka på Redigera. Nu öppnas "Visual Basics Editor" . I denna ser du de kommandon och arbetsmoment som du har spelat in som ett makro i programmeringsspråket, det vill säga som kod. Om man förstår lite engelska är det ganska snabbt möjligt att förstå VB-texterna och eventuellt radera eller byta ut dem. Men om du inte har någon kunskap här kan du helt enkelt spela in ditt makro igen på det bekanta sättet.
Slutsats: Skapa makron – inga problem med Microsoft Office
Om du arbetar mycket med Microsoft Office-program kan du förenkla mycket med de stora kommandona. När alla arbetsmoment har samlats in kan de utföras på kort tid när en viss tangentkombination trycks ned.
Särskilt praktiskt: Alla Microsoft Office-användare kan själva spela in makron. Detta gör det möjligt att individuellt bestämma vilka arbetssteg som ska köras automatiskt för vilken användare. Detta sparar dig inte bara mycket tid, utan också onödig arbetsbelastning.