Detta är skillnaderna mellan versionerna av Excel

Alla versioner i korthet

Microsoft Excel har funnits sedan 1985. Skillnaderna mellan de olika Excel -versionerna är ibland stora. Framför allt var den omfattning som användare nu kan förvänta sig otänkbar i de tidiga versionerna. Förutom nya formelfunktioner har andra funktioner introducerats inom områdena diagram, kalkylblad och tabeller, med vilka arbete i Excel i Windows kan göras enklare och enklare.

Vilka versioner av Excel finns för Windows?

Den allra första versionen av Excel visades 1985 exklusivt för Macintosh. Den andra versionen av Office -programmet anpassades sedan för användning i Windows. Det finns totalt 14 Excel -versioner för Windows som skiljer sig från varandra.

• Excel 2.0
• Excel 2.1
• Excel 3.0
• Excel 4.0
• Excel 5.0
• Excel 95
• Excel 97
• Excel 2000
• Excel 2002
• Excel 2003
• Excel 2007
• Excel 2010
• Excel 2013
• Excel 2016
• Excel2021-2022

Eftersom flera personer som arbetar tillsammans på ett dokument kan ha olika versioner av Office tillgängliga finns det några saker du bör tänka på när du redigerar.

Jämför och arbeta i kompatibilitetsläge

Alla som skapar en arbetsbok i en äldre eller nyare version av Excel kan motverka eventuella begränsningar med hjälp av kompatibilitetsläget. Om en arbetsbok öppnas i Excel 2010 eller en senare version som skapades och sparades under en av versionerna 97-2003, visas den automatiskt i kompatibilitetsläge. De förbättrade eller nya Excel -funktionerna som har lagts till under tiden är dolda i det här läget. Detta innebär att mappen kan redigeras normalt och sparas som .xls. På så sätt kan en annan användare senare öppna och redigera den i den äldre versionen utan problem. Det finns inget kompatibilitetsläge tillgängligt för 2007 -versionen.

Den automatiska kompatibilitetskontrollen gör det särskilt enkelt för dig att arbeta med lämpliga funktioner. Om du skapar en mapp själv, som behandlas av en annan person med en äldre version, kan jämförelser göras mellan funktionerna i Excel -versionerna. Den manuella kompatibilitetskontrollen är tillgänglig för detta från version 2007:

1. På fliken Arkiv under Information väljer du Sök efter problem.

   

2. Klicka på "Kontrollera kompatibilitet".

   

3. Kompatibilitetsproblemen visas i en sammanfattning.

4. För att kontrollera att arbetsboken är kompatibel varje gång den sparas kontrollerar du motsvarande kommando.

   

5. Du kommer att rapportera dessa problem i ett separat kalkylblad när du väljer "Kopiera till nytt ark".

Du kan nu enkelt arbeta igenom listan över kompatibilitetsproblem genom att jämföra de enskilda punkterna och anpassa dem för de äldre versionerna.

Vilken version av Excel rekommenderas?

Det finns inte längre något Microsoft -stöd för mycket gamla versioner och de nyare versionerna och tillhörande funktioner anpassas alltmer till den nuvarande Windows -versionen. Det är därför inte värt att arbeta med versioner av Excel som är äldre än Excel 2010. Även om kompatibilitetsläget tillåter att arbeta med äldre eller nyare versioner kan användarna dra nytta av ett större antal funktioner. Dessutom har användarvänligheten ökat.

Skillnader i Excel -versioner: Dessa nya funktioner stöds inte i äldre versioner

Med varje ny version introduceras små innovationer eller justeringar görs. Därför nämns endast följande funktioner och milstolpar som anses värda att nämnas, som har optimerats för arbete i Excel -arbetsböcker eller har lagts till.

Arbetsbladets funktioner

• Arbetsbladets storlek: Sedan Excel 2007 finns det 1 048 567 rader och 16 384 kolumner, medan det i 97-2003-versionerna fanns 65 536 Excel-rader och 256 kolumner. Så kalkylbladets storlek har förändrats mycket. All data som överskrider det gamla antalet celler förloras följaktligen i äldre versioner.
• Kalenderfunktioner: Det finns också skillnader i kalendern i de olika Excel-versionerna: Medan den gregorianska kalendern används i 97-2003-versionerna har de senare versionerna fler varianter av datum och format. Så om du skapar en arbetsbok som också kan redigeras med äldre versioner, använd i bästa fall den gregorianska kalendern.
• Arbetsbladens omfattning: I version 97-2003 tillåts endast 64 000 celler - det motsvarar 16 helt ifyllda kalkylblad. Senare versioner låter dig använda fler celler, men de visas inte i de gamla versionerna.
• Sparklines: Från version Excel 2010 kan du använda sparklines, dvs ordgrafik. De fungerar inte i versioner 97-2007, men visas igen i cellen om du öppnar arbetsboken med en nyare version.
• Formatering: Från och med Excel version 2007 finns det möjlighet att formatera sidfötter och sidhuvuden i färg, men detta stöds inte i de äldre versionerna. Det finns också begränsningar mellan gamla och nya Excel -versioner när det gäller formatmallar för celler. Om du skapar en mapp med cellformatering som inte finns i de gamla versionerna väljer programmet automatiskt ett liknande format. Eftersom detta kan leda till dubblering är det bättre att inte använda de nya formatmallarna.
• Cellformat: Excel -versionerna visar också skillnader i antalet cellformat. Från och med Excel 2007 finns det 64 000 format. Innan dess var det bara 4 000. De nya 60 000 formaten kan inte visas i de gamla versionerna.
• Teckensnittsformat: Från och med 2007 kan Excel -användare välja mellan 1 024 teckensnitt, varav upp till 512 kan användas i en mapp. Innan dess fanns det betydligt färre varianter. För att undvika problem med skärmen, använd endast teckensnitt som redan fanns i versionerna 97-2003.

Tabellfunktioner

• Tabellformat: Med användardefinierade formler eller liknande text kan det hända att tabellformatet går förlorat när man öppnar med en äldre version av Excel. Du kan åtgärda felet genom att ta bort motsvarande Excel -formler eller texter och ersätta dem med de som finns i motsvarande version.
• Anslut datakällor: Om du ansluter värden i tabellen till en extern datakälla kan funktionaliteten gå förlorad när du öppnar dem i en gammal version. Du kan koppla bort och sedan återansluta i en gammal version.
• Tabellformatering och stil: Ibland visas en tabell som du skapade i en tidigare version utan rubrik och därför utan tabellformatering när du öppnar mappen i en av de nya versionerna. Designbaserade format stöds inte heller i versionerna 97-2003.

Formel funktioner

• Matrisformler: Från och med Excel 2007 kan du använda så många matrisformler som minnet tillåter. Fram till version 2003 var endast 65 472 matrisformler med hänvisning till andra kalkylblad möjliga - allt annat än det kan inte visas i de äldre versionerna.
• Formler: Det finns också skillnader i formlerna mellan olika gamla versioner av Excel: Från 97-2003 fick formler innehålla 1 024 tecken och innehålla 1 800 byte. Från och med version 2007 kan formlerna innehålla fler värden, definierade namn och referenser.
• Kapslande nivå av formler: Den maximala kapslingsnivån för formler i versionerna 97-2003 var sju och utökades till 64 år 2007. Nu kan användare skapa mer komplexa formler.
• Argument för funktioner: I versionerna 97-2003 tillåts 30 argument per funktion, i versionerna från 2007 och framåt 255 argument.
• Operatörer: Versionerna 97-2003 erbjuder högst 40 operatörer för formlerna, medan du i versionerna från 2007 och framåt kan använda upp till 1024 operatörer.
• ny funktion: Från och med 2007 finns det också ett antal nya funktioner och några som har bytt namn. Om #NAME -felet visas här istället för resultatet efter att du öppnat med en gammal version använder du en av kompatibilitetsfunktionerna.
• Datakontroll: Excel 2010 introducerar den nya funktionen att datavalideringsregler kan implementeras i celler som refereras till andra kalkylblad och valideringsregler kan referera till över 8 192 oavbrutna cellintervall. Inget är möjligt i tidigare versioner och visas inte.

Villkorlig formatering

• Antal villkor: Från och med version 2007 tillåter villkorlig formatering upp till 64 villkor, medan i tidigare versioner endast tre visas. Så länge formateringsreglerna inte ändras är de tillgängliga igen om mappen öppnas i en nyare version. Detsamma gäller överlappande villkorade formateringsområden.
• nya formateringstyper: Om du använder villkorliga formateringstyper från Excel 2007, till exempel tabellkolumnjämförelser, symboluppsättningar, datafält, unika och dubbla värden, över eller under genomsnittsvärden, övre eller nedre värden eller färgstaplar, visas de inte i versioner 97-2003, men kommer att behållas. Detsamma gäller arrangemanget av symboluppsättningar, som inte stöds i de tidiga versionerna.
• Förhållande till andra värden: Om den villkorade formateringen avser värden från andra kalkylblad finns det skillnader mellan versionerna 97-2007 och nya versioner av Excel. De visas inte i de äldre versionerna, men de behålls. Villkorlig formatering för formler med regler i texten finns också fortfarande.

Diagramfunktioner

• Diagramformatering: Formatering för diagram bör också kontrolleras för kompatibilitet, eftersom detta kan leda till betydande begränsningar mellan versionerna av Office -programmet. I äldre versioner visas bara färger från färgpaletten fortfarande i diagram. Anpassade formfyllningar, konturer och effekter är inte heller tillgängliga.
• Diagramkvalitet: Om du använder ett diagram i en presentation eller vill skriva ut det för att fylla en sida med en högupplöst skrivare, räcker inte kvaliteten upp till Office 2003-versionen. Särskilt kanterna på cirkeldiagram visas kantiga och pixlade i Excel 2003. För att bädda in diagram väl i PowerPoint -presentationer eller andra dokument av hög kvalitet krävs en uppgradering till Excel 2007 eller Excel 2010. Detta är första gången som anti-aliasing används för anti-aliasing i dessa Excel-versioner. Denna innovation lönar sig särskilt med paj-, ring- och cirkeldiagram eller andra runda objekt i tabeller. Förutom anti-aliasing har Excel 2007 och Excel 2010 också ett nytt urval av standardfärger.
• Teckenbegränsningar: Excel-versionerna 97-2003 tillåter endast 255 tecken för axeltitlarna och diagrametiketterna. Därför kommer etiketter som överskrider denna gräns inte att visas.
• Antal datapunkter: Om du har ett Excel -diagram med mer än 32 000 eller 4 000 datapunkter i 3D- eller 2D -diagram kommer dessa inte att visas i äldre versioner från Excel 2007 och framåt.

Skillnader i Excel -versioner: Dessa gamla funktioner stöds inte i nyare versioner

Eftersom många funktioner har justerats eller tagits bort för de nyare versionerna av Excel och nyare operativsystem, finns det några funktioner som inte längre stöds i de nyare versionerna av Excel. Dessa har ersatts med andra kortkommandon eller procedurer.

Arbetsbladets funktioner

• AutoFormat: Funktionen AutoFormat kan fortfarande användas från Excel 2007 och framåt. Du bör lägga till detta i snabbåtkomstfältet om du vill automatiskt formatera dataområden med fördefinierade formatmallar.

Tabellfunktioner

• Excel -listor: I versioner 97-2003 skapar du Excel-listor, i senare versioner kallas de Excel-tabeller. Funktionen förblir densamma.
• Infoga rader: I tidigare versioner av Excel, rader har lagts till med infogningsraden. I de nyare versionerna använder du till exempel tabbtangenten.
• Definiera områdesnamn: Medan du i de tidigare versionerna definierar ett namn för listorna själv, definieras tabellnamnet i de senare versionerna automatiskt, vilket kan användas för formler med strukturerade referenser.

Diagramfunktioner

• Ändra diagramstorlek: I de nyare versionerna kan du ändra varje Excel -diagram individuellt. Tidigare var det bara möjligt att ändra alla diagram parallellt.
• Rotation av en 3D-Diagram: Rotation med musen var möjlig i Excel-versionerna 97-2003. I de nyare versionerna, gå till "Formatera diagramområde" för att rotera diagrammet.
• Klistra in alternativ: Medan i de äldre versionerna diagram infogades i andra Office -program som ett objekt kopplat till Excel, kan du i Excel 2007 infoga diagram som bilder eller arbetsböcker.

Hur man konverterar arbetsböcker till ett XML-baserat filformat

Om data som skapades i en av Excel-versionerna från 97-2003 ska sparas i ett XML-baserat filformat finns det olika format:

• XLSX
• xlsb
• XLSM
• XLTX
• xltm

Konvertering till Excel

Konverteringen minskar filernas storlek och ger dig tillgång till de nya möjligheterna som de senare versionerna erbjuder.

Öppna arbetsboken - den visas i kompatibilitetsläge.

Gå till "Information" under "Arkiv" och välj "Kompatibilitetsläge" (i Excel 2007 klicka på Office -knappen).

Klicka på knappen "Konvertera".

Bekräfta meddelandet om att konvertera arbetsböckerna med "OK".

Med ”Ja” anger du att du vill arbeta med det aktuella formatet - mappen stängs och öppnas igen.

Spara arbetsboken i ett nytt format

Ett alternativ är att spara arbetsboken i ett nytt format samtidigt som du behåller en kopia i det gamla formatet. Det fungerar så här:

Du väljer "Arkiv" och sedan "Spara som"; Klicka på Office -knappen i Excel 2007.

Ett filnamn föreslås för dig, som du kan acceptera eller ersätta med ett annat.

Välj din filtyp: XLSX (nuvarande filformat för Excel -arbetsböcker), XLSB (nytt binärt filformat), XLTX (sparar filen som en mall), XLSM (tar emot makron i mappen) eller XLTM (tar emot makron och sparar mappen som mall).

Spara filen i det valda formatet; den gamla finns kvar.

Slutsats: Skillnaderna bör vara tydliga när man arbetar med flera versioner av Excel samtidigt

Om en arbetsbok öppnas och det upptäcks att något inte visas korrekt i den, bör felsökning sökas. Microsoft gör det lättare att söka igenom kompatibilitetsläget och jämför olika funktioner mellan versionerna. Om det här läget används är Excel -användare alltid på den säkra sidan. Men även när du skapar arbetsböcker som ska bearbetas med äldre versioner av Excel, kan kompatibilitetskontrollen undvika funktioner som inte är tillgängliga och som skulle kunna orsaka problem senare. Microsoft förbättrar regelbundet sitt Office -program och ser till att skillnaderna mellan de enskilda Excel -versionerna förblir hanterbara. Ju mer du förstår skillnaderna, desto lättare är det att undvika fel när du tittar på andra versioner.